论高校档案馆社会化服务中存在的问题与对策

贾树梅

（晋中学院档案馆，山西晋中030600）

近年来，党和国家对各类信息的社会化服务非常重视，2008年发布了《中华人民共和国政府信息公开条例》，开启了我国社会化服务的序幕，拉近了党和政府与人民群众的距离。2010年，教育部发布《高等学校信息公开办法》规定，除涉及国家、商业秘密、个人隐私和法规规定不予公开以外，规定了高校应该公开的十二类信息。这两个文件都把高校档案馆作为查阅公开信息的场所。党的十八大及十八届三中全会以来，建立健全现代公共文化服务体系的步伐越来越快，人民群众对公共文化部门信息公开的呼声也越来越高。2014年5月5日，中央办公厅、国务院印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，提出档案馆（室）要开展档案远程利用，提高公共服务能力，并创新档案收集模式、管理手段、服务机制。高校是社会事业的一部分，它的公益性、社会性、服务性更强。作为高校职能机构的档案馆也必须履行信息公开、社会化服务的职能。社会化服务的内涵包括高校档案馆“收藏的档案构成社会公众共享的公共物品，还应承担面向社会、面向公众、为人的全面发展提供档案信息服务。”[1]

一、高校档案馆社会化服务工作中存在的问题

高校档案馆在向社会提供公共服务方面还处于探索阶段，存在着对档案本质的传统认识、对人员职责的片面理解、过度强调保密、缺乏现代管理模式、社会化服务方式被动且单一等问题。

（一 ）工作人员不注重学习，缺乏创新意识

有的工作人员认为自己是边缘化人员，做个默默无闻、封闭内敛的守卷人即可，没有把自己与信息管理者、知识管理者联系起来，更不知肩负着文化传播的使命。一些档案馆专技人员短缺，档案专业技术人员偏少，且学历偏低、年龄偏大，缺乏社会化服务创新意识。还有一些人员过度强调保密思想，以档案保密为由，客观上阻碍了高校档案社会化服务工作。

（二 ）以传统的实体档案收集、管理为主，收集内容不广

虽然上级部门制定了高校电子档案收集管理办法，但有些学校只收集了数量极少的声像电子档案，大量的电子文件档案没有收集，也没有购买或自创档案管理系统软件。现在“档案整理由档案实体整理和档案信息整理二元实践阶段，同时向以虚拟整理为主的趋势发展”[2]。高校名人档案、教学能手、科研能手档案及学校重大活动档案等缺乏。

（三 ）社会化服务方式被动单一，服务效率低

一些学校的档案服务还是你来我查的传统方式，不能提供电子邮件服务，没有建立档案馆网页，校友、群众难以在网上查阅相关档案信息，资源不能共享。档案编研出版工作落后。工作人员无暇或无意对档案材料进行深度加工。至于创建文化产品，广泛合作就更谈不上。

二、高校档案馆社会化服务中存在问题的原因分析

（一 ）思想观念陈旧

一些档案馆人员贪图清闲、怕麻烦，对社会化服务理解不够深入，把档案馆仍旧作为机要保密的重要基地。

（二 ）法律法规的冲突

《高等学校信息公开办法》《档案法》和《高等学校信息公开》在社会化服务方面规定有矛盾。《高等学校信息公开办法》指出，高校有档案公布权利和义务，却没有规定开放期限，只说明按照国家有关规定公布。《档案法》规定开放档案期限为30年，高校档案开放也只能以《档案法》的30年为限；而《高等学校信息公开》中第十七条规定，该信息制作完成或者获取之日起20个工作日内予以公开。可以看出三个规定公开期限差距太大。所以，《档案法》中的开放期限需修订。

（三 ）档案馆职能定位的局限

2008年的《高等学校档案管理办法》对社会化服务没有明确说明。《高等学校档案管理办法》规定高校档案馆的职责为：承担高校档案收集保管工作，对所在高等院校提供档案开放服务。大部分高校开展的社会性服务只有针对往届毕业生的学历认证、补充人事档案的档案查询，而且还是实地查询、复印。

三、高校档案馆社会化服务的对策

高校档案馆人员必须正视这种落后现状，奋力追赶，在做好校内服务教学、科研的同时，开展对社会的服务利用工作。

高校信息公开背景下，高校档案馆职能“由单一型管理与服务方式向多元管理与服务方式的转型是高校档案馆今后发展的主要趋势……单一被动的教辅机构转型为高校信息获取、公开、保管与利用的综合性信息管理与服务机构。”[3]高校档案馆应向社会的综合档案馆看齐，努力使高校档案馆发挥“档案安全保管基地”“档案信息服务中心”“现行文件利用中心”“爱国主义教育基地”和“电子文件中心”五位一体的功能，做好社会性服务工作。这项工作涉及面广、任务重，牵制因素多，所以，我们要熟知档案内涵本质、创新档案文化认知；创新网络收集模式、增加民生档案、特色档案等内容；创新文档一体化、现代化管理模式；创新主动服务、网站服务、编研出版、举办展览、广泛合作、创建文化产品等工作。

（一 ）创新档案文化认知，树立社会档案观

高校档案的最基本的功能和价值是记忆，档案人员是人类记忆的保管者。作为保管人类记忆的殿堂——档案馆，理应是大众人群进行社会记忆活动的场所。其社会性和开放性很强。现在档案是“社会记忆”“文化遗产的重要内容”“社会性的文化资源”的观点获得社会民众、档案工作者、研究者的广泛认可。社会记忆理论促使社会普通群众与国家管理者、精英群体有了平等的、公平的、便捷的利用馆藏的权利。

（二 ）强化档案社会化服务理念

在我们党建设优秀传统文化传承体系、弘扬中华民族优秀传统文化的过程中，档案承载的文化教育功能越来越强。档案人员要主动学习新知识，树立档案开放观念，为社会公众提供及时的信息服务。要为社会提供知识信息、传播文化、提供创作资源。研究者发现，国外档案馆建设风格与这个国家民族的文化紧密相连，流行把档案馆建设成休闲娱乐的场所，满足人民大众的精神生活需求、个人兴趣爱好，达到休闲消遣的目的，并使自身素质得到提高。

（三 ）创新高校档案收集模式，丰富民生档案

抓紧配备计算机及档案管理系统软件，实施网上收集，建立文档一体化管理系统，建设内容丰富、功能齐全、充满人性的网站。“将档案管理软件所设置的OA接口，与高校文书部门连接，实施文档一体化管理，确保电子公文及时高效安全保密地运行，使文书部门整理与归档工作一次完成，避免重复劳动，以大大提高工作效率。”[4]拓宽档案收集渠道，如：优秀教案、科研档案、教学名师、高校重大活动档案以及涉及普通人证据的档案（如：商调函、房产登记、职级变动）等。收集各类数据库，如：学生成绩档案数据库、学位论文数据库、文件数据库等。同时，面向社会寻求文化、教育、休闲档案资源，追求社会记忆的全面和深入，如：名人、名胜档案；特色文化档案；物质文化遗产和非物质文化遗产档案等。

（四 ）创新档案管理模式，做好数字化工作

档案现代化管理模式的基础是高校档案数字化工作。数字化是档案开放的一种技术手段，高校档案社会化服务进程与档案数字化建设进程具有密切的联系；数字化也是对档案原件的有效保护。档案管理数字化应按照珍贵档案优先、高危档案优先、利用率高档案优先、特殊档案优先的原则分步实施。

（五 ）创新档案服务模式，提高社会化服务能力

1.变被动为主动，转变工作作风

树立以用户为中心的服务理念，由展示型向服务型功能转变，设计出用户满意的档案信息网站。采用实地与电子邮件、网页等多种形式的服务。“加强高校档案网站信息资源整合力度，实现档案专业性和文化性的融合。”[5]与高校图书馆、情报机构整合特色资源，进行一体化管理。与其他高校档案馆、博物馆网站进行友情链接。

2.建立教育基地

新建高校档案馆要体现文化形象，具备教育、休闲娱乐、交流的功能。档案馆人员可参与学校文秘、档案专业的教学任务；档案馆也应是学生实习的基地，教学的第二课堂。对学生及社会人群应定期举办档案学讲座。

3.举办展览，编研、出版档案文献

档案展览也是学校对外开放交流的重要平台。内容可有校史展览、科研成果展览、校友业绩展览、获奖演出展览、美术获奖作品展览等。还可以与博物馆、图书馆、文物局等单位互相协作，交换重复件、目录，联合举办展览，共同编辑出版有关史料，进行史料研究；工作人员也可根据馆藏档案和社会需求，积极编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著。充分挖掘档案的文化价值，对社会公众进行潜移默化的教育，并将其收藏的信息资源中的文化信息资源财富成功转化和传播给社会大众。

4.广泛合作，利用档案创建文化产品

“根据国家统计局2004年颁布的《文化及相关产业分类》，档案馆属于文化产业的范畴”[6]。高校档案馆可通过从网页、展厅发布一些珍贵历史档案，吸引研究者来档案馆研究、开发文化历史；吸引作家、编剧、导演与档案馆合作共建文化产品，联合摄制文献纪录片、电视专题片，开发电视剧、故事片、报告文学、人物传记等。这样，随着高校档案工作人员的共同努力，高校档案社会化服务工作一定会取得大的进步和发展。

［1］任汉中.试论档案馆社会化服务与功能拓展［J］.档案学通讯，2011（1）：76.

［2］徐欣.档案整理实践与理论的演变及其发展趋势［J］.档案学通讯，2007（5）：24.

［3］韩彬彬.高校信息公开背景下高校档案馆职能转型研究［J］.档案学通讯，2013（4）：96.

［4］汪文珍.创新——高校档案馆发展的突破口［J］.兰台世界，2006（10）：9.

［5］罗宝勇，乔健.哈佛档案网站的特色及其对我国高校档案网站建设的启示［J］.档案学通讯，2010（5）：67.

［6］崔海莉，叶政.世博档案与后世博文化产业探析［J］.档案学通讯，2011（4）：95.