普通高校基层教学管理中教学秘书工作的认识与体会

2015-04-18

吉林化工学院学报 2015年5期

(吉林化工学院资源与环境工程学院，吉林吉林132022)

高等学校承担着培养国家现代化建设所需人才的艰巨任务，教学工作是高校的中心工作。基层教学管理者在普通高校的教育教学活动中起着承上启下的作用，关乎教学系统的高效运转。尤其是高校扩招后，每个教学院的专业数量和学生数量都翻了几番，导致工作量猛增。在很多人看来，基层教学管理工作“地位低、待遇低”，因此，大多数人不愿意长期从事该方面的工作，总是抱着尽量回避的态度，不热爱本职工作，但是如果领导安排了，就没办法只好硬着头皮干一段时间，导致工作效率不高，影响教学体系的运行［1］。某些211、985高校为了稳定基层教学管理队伍，承诺在基层教学岗位工作两年后保送攻读研究生。教学秘书负责基层教学单位的具体教学事务，是教学工作的重要参与者，是教学院领导的得力助手，是教师、学生、管理人员之间的桥梁和纽带［2-3］。本文结合自身十多年来的教学秘书工作，阐述了教学秘书岗位的重要作用，探讨了做好教学秘书工作的方法与途径。

一、教学秘书工作的基本性质

教学秘书的工作内容复杂、头绪多，充分认识自身工作性质，有助于树立良好服务意识，培养自身强烈的事业心和高度的责任感［4-6］。

(一)服务性

服务是教学秘书工作的本质所在，选择了教学秘书这项工作，就要全心全意地为教育工作服务，使各项教学活动顺利开展;积极稳妥地为领导服务，使领导的意图贯彻到位;任劳任怨地为师生服务，使教师、学生感到满意。

(二)管理性

教学秘书作为学校教务管理系统中的一员，应当掌握必要的管理知识，具备一定的管理水平，拥有丰富的管理经验，并尽职尽责的完成各项工作，才能统筹协调教学资源、教师、学生、教学计划的有机组合，做到条理清晰地解决问题。教学秘书要不断提高自身管理能力，在工作中强化管理意识，时刻保持清醒的头脑，对工作做到心中有数。

(三)保密性

教学秘书掌握着大量的信息和材料，除了一部分可以公开或半公开外，有相当一部分，例如试卷、教务管理系统中用户密码等，是需要严格保密的，稍有不慎泄露出去，就有可能导致严重的后果。

(四)科学性

教学是高等学校的中心工作，其他方面活动归根结底都是为教学服务，围绕该中心，高等学校教学工作形成了一个多因素、多序列、多层次、多交叉的复杂动态系统。教学秘书作为该系统中的重要枢纽，需要在科学归纳、综合、优化各方面因素后，从系统工程角度开展工作，以取得事半功倍的效果。

(五)严谨性

教学秘书的工作是非常细致和繁杂的工作，稍有疏忽就会出现差错，只有秉持缜密的工作态度，才能保证工作的准确无误。

二、教学秘书应当具有的基本素质

素质是各种能力的外在表现，教学秘书要出色地完成本职工作，总的来说，教学秘书需要具备以下基本素质［7］。

(一)沟通协调能力

教学秘书是上传下达各种教学信息的重要联络员，是学院与学校教务管理机构之间以及教学院领导与普通老师之间日常联系的桥梁和纽带，这必然对教学秘书的沟通协调能力提出了很高的要求。美国著名的人际关系专家卡耐基曾说过:“一个人的成功只有15%是依靠专业技术，而80%却要靠人际交往、有效说话等软本领”，此言道出了良好的沟通能力在工作中所起的重要作用。教学秘书每天都要面对不同年龄、不同性格、不同专业的教师，传达各种教学信息，同时还要倾听很多教师的个人想法，要想在尊重个人意愿的同时，有效地传递信息，良好的沟通协调能力显得尤为重要。

(二)统筹兼顾能力

从表面上来看，教学秘书的日常工作基本上就是一个“按部就班”的过程，真实情况并非如此。教学办公室是各方面教学工作的汇集点，同一时间段，往往会有多项工作需要及时完成，此时教学秘书要做到心中有数，有意识地运用“统筹”的原理处理工作，不同的事情加以区别对待，区分难易、轻重、缓急，把最急迫、最重要的事情先完成，这样才能做到有条不紊，在规定的时间内把全部事情做好。另外，在高等教育大众化带来教学资源相对匮乏的大背景下，教学秘书在分配各种教学资源时，要兼顾各方面利益，缓和矛盾，营造和谐、友善的工作氛围。

(三)变通创新能力

正常来说，教学秘书是需要坐班的，被称作教学院教学活动的“总值班”。教师遇到一些突发性、偶发性事件时，通常首先会向教学秘书报告，如果一时无法向领导请示，就要根据当时的情况，在不违背原则的情况下迅速想出灵活处理的办法，如临时调课、停课等。每学期一度的排课表、排期末考试是两大耗时费力“系统工程”，尽管有教务管理系统辅助，也要反复多次才能趋于合理，这就要求教学秘书充分发挥自己的主观能动性，积极开动脑筋，创新工作方法，勇于融入新观点、新视角，敢于突破常规思维的方框，科学合理地排兵布阵。

三、教学秘书需要掌握的基本技能

俗话说的好:“工欲善其事，必先利其器。”教学秘书要在实践中高效率地把工作做到位，以下三项技能是必不可少的［8］。

(一)良好的文字功底

在教育教学活动进行过程中，教学秘书要经常根据实际情况撰写一些教学文书，如教学通知，教学记录等等，这就要求具有一定的书面文字表达功底;在调整课表、处理学籍等事务时，需要和相关人士反复交流，尤其是每年一度向新生解读学籍管理规定的有关内容，这些都要良好的口头文字表达能力，做到语言得体，表意清晰，简明扼要。

(二)娴熟的计算机操作

信息时代的教学管理很大一部分是借助于教学管理系统软件、电子文件、数据库、网上办公等来完成的，便捷的同时也减轻了工作强度，提高了工作效率，减少了错误率。例如，不管是在教务系统上排课和排考，还是利用EXCEL计算学生学分绩点，都十分方便。教学秘书要不断加强计算机运用能力的培养，把新型实用软件引入到实际工作中，跟随时代步伐前进。

(三)细致的档案整理归纳

教学档案是教育教学过程中留下的印迹和凭证，包括教学管理文件、培养方案、教学大纲、教学日历、成绩单、成绩分析、教学任务通知书、课堂教学质量调查表等等，它们对于总结教学工作，提高教育质量具有重要意义，同时也是各类教学评估时核查的基本资料，而且几乎所有档案都要求长期保存，所以必须细致地做好教学档案的收集保存工作，确保其完整性、系统性。另外，教学秘书要善于对教学档案进行科学归纳整理，为领导决策、改进教学工作提供参考依据。

四、做好教学秘书工作的认识与体会

(一)牢记服务宗旨，甘于默默奉献

由于教师和学生是学校的主体，因此教学秘书的工作内容就是为他们服务的，理解了这一点，就能在思想认识上得到升华，心态上获得平衡，也就能在教学活动中甘于当配角。通常来说，成绩单由教师打印签字后交给系主任(专业负责人)审核，系主任将本系所承担课程的所有课程成绩单汇总后交给教学院教学秘书，教学秘书核对后再上交学校教务处，但总有因一时疏忽而出现的小错误，为了保证档案的严肃性，需要返回专业系，由任课教师修改打印后重新上交，费时还费纸张，教学秘书可以将成绩单逐一审核后打印，然后请专业系主任签字，保证质量的同时节省了专业教师的时间，还避免了纸张浪费。选择从事教学秘书工作，要把自己的全部热情和主要精力都投入到为教学工作服务中去，坚持第一个上班，最后一个下班，想教师和学生之所想，急教师和学生之所所急，如果教师和学生真正有需要，休息日也要保证随叫随到，毫无怨言。

(二)明晰工作职责，做到不出纰漏

教学秘书的工作内容非常繁杂，事无巨细，很容易忙中出错。要把工作内容熟记于心，按各项规定有章有法地完成，没有十分把握的时候，一定要认真反复核对。一般来说，一个教学院的专业数量通常在5个以内，配备两个教学秘书，一个主管教务，一个主管考务。有一段时间，本人所在的教学院有8个专业，一个人负责8个专业的教务和考务，工作量可想而知，根据多年工作经验，总结出一套策略，并把容易出问题的地方逐条写在纸上，时刻提醒自己。尤其是排课和排考时，需要加班加点工作好多天才能完成，一般要核对三次，保证方方面面都合乎规定，数据准确无误。此外上交的教学档案基本上都是一次合格，极少出现修改情况。

(三)坚持进修学习，提高自身能力

高等学校是高学历人才汇集的场所。目前，高校中80%以上的教师都具有硕士学位，10%以上具有博士学位，服务对象的学历层次有了明显变化。在这种情况下，提升自身的综合素质有助于进一步提高服务水平，而教学秘书平时工作非常忙，基本没有时间学习，就要利用业余时间坚持进修。本人于2010年参加了长春理工大学的工程硕士学习，课程都是在周末和假期修过的，尤其是周末，为了按时到学校上课，常常是早晨3点钟起来坐车到长春。2013年，顺利拿到了硕士学位证书，自己的思想境界、看问题的高度都有了明显的进步，激励着自己以更加饱满的热情努力为师生服务。