铁路物资网上采购存在的问题与对策探讨

2015-04-17肖应东

绿色科技 2015年5期

肖应东

（1.武汉铁路局武汉物资供应段，湖北武汉430062；2.华东交通大学经济管理学院，江西南昌330013）

1 当前铁路物资采购现状

铁路物资是指各铁路企业生产运营维修、大修、更新改造、外委、委外所需的原材料、辅助材料、燃料、设备、配件、工具等各种物资，以及生产过程中产生的各种废旧物资。具有专用性强、品种型号多、需求分散、消耗规律性不强，时效性高等特点。铁路物资实行归口管理、分级采购制度。按采购权限划分为部管物资、路局集中采购物资、物资供应段集中采购物资和基层单位自采物资。部管物资的采购按部规定执行；物资同类批量在50万元以上的由路局集中采购；路局公布的集采目录之外且不超过路局下达的采购资金限额的运营维修物资，或者同类批量在50万元以下的大修、更改、外委委外项目物资，由基层单位自行采购；除路局集中采购和站段自采范围之外的运营维修物资则由物资供应段集中采购。

目前铁路物资采购主要有招标采购和网下询价采购两种采购方式。招标采购虽然有着透明度大、充分竞争等优势，但是这种方式采购周期较长，用料站段临时计划较多，很多时候很难满足供货时间要求。且招标采购采取最低价法中标的原则，对一些重要、特殊物资而言加大了采购质量风险。网下询价采购是一种相对简单而又快速的采购方式，大部分铁路物资日常临时用料采用这种采购方式。网下询价采购与其他采购方式相比有以下两个明显特征：一是邀请报价的供应商数量应至少有三家；二是要求供应商报出的价格不得改变。这种方式适用于采购市场中已有的、采购人没有特定需求的货物，而且货源充足且价格变化弹性小的采购项目。

近年来，互联网的网上采购模式为强化物资管理、规范采购渠道、实现统一采购、降低采购成本提供了一个很好的技术工具。为了进一步加强物资规范管理，降低网下询价采购的比例，提高采购工作效率，减少业务人员的工作量，构建“制度＋科技”廉政风险防控系统，对批量比较小、竞争性比较充分、规格型号比较明确的物资品种开展网上采购，这既是适应电子商务和现代物流迅猛发展的基本要求，又是铁路节支降耗、提高效益的重要手段。

2 开展网上采购的意义

为了努力提高采购效率，进一步降低铁路物资采购成本，减少人为操作因素，实现“阳光采购”，客观上就必须对传统的物资采购模式进行改造，利用互联网建立电子商务平台，实现网上提报采购需求订单、网上询比价、网上报价、网上评价并确定供应商。

2.1 网上采购是传统采购模式的变革

网上采购是先进物资管理思想的具体体现。实施网上采购，物资采购管理人员可以在异地上网处理物资需求订单、询比价、合同跟踪和供应商评价等工作，不再受传统采购模式下的时间和空间限制。网上采购可以轻松、方便、快捷地通过互联网将采购询价单在瞬间发到全国各地众多的供应商中，选择空间更大。

2.2 网上采购可降低采购成本与费用

通过物资采购商务平台，实行网上采购可以更好的降低采购成本，节约采购资金。一是可以扩大供应商范围，从而形成更好的竞争氛围，为大幅度降低物资采购成本创造有利条件。二是通过严格界定供应商范围，降低采购成本。三是供应商在网上参与集中竞价，减少很多中间环节，供应商可以大幅度节省差旅费、通讯费、办公费用等。

2.3 网上采购可以规范采购渠道

实施网上采购，可大大促进供应商资格预审制的执行，实现对供应商选择工作的事前约束。因为网上采购要求事前对供应商进行资格预审，只有合格供应商才能参与铁路局物资采购网站进行浏览询价、参与报价活动。同时，网上采购会促进供应商之间充分竞争，一些没有竞争实力的供应商会自动退出局内市场，使供应商队伍整体素质得到提高。

2.4 网上采购使采购监管更加有效

一是采购过程公开化，网上采购使得采购方案网上公开和供应商的报价公开，广大的供应商充分的竞争，大大减少人情采购和关系采购。二是采购业务操作程序化，业务操作严格按照网站软件设计规定的标准化业务流程进行，极大地减少业务运作过程中的随意性。三是实现过程与结果的实时监控，实施网上采购，物资采购业务的核心处理过程与主要环节在网上运行，消除暗箱操作的空间，最终实现程序化采购。

2.5 网上采购可以提高采购的工作效率

实施网上采购，依靠点击鼠标和键盘可以在瞬间完成采购业务处理主要过程，改变了以往网下操作向多个供应商发询价表打多个电话、反复接发传真、反复询价和比价，最后完成采购的模式，拉近了供需双方的距离，缩短了采购周期，极大地提高工作效率。

3 开展网上采购存在的问题

（1）网上集中竞价金额偏小，可能对很多大供应商没有吸引力。在网下询价采购过程中，经常有供应商不响应、不及时回传询价计划表，归根结底是因为他们对同类批量在5万元以下的采购金额不太看重，从而最终达不到网上采购的目标和意义。

（2）铁路物资管理信息系统普遍存在一物多码及乱套编号现象。物资目录是物资管理信息系统的基本语言，它贯穿于物资管理的全过程，是实现信息系统自动识别的唯一手段，只有保证物资目录编码的准确性和唯一性，才能顺利开展网上采购工作。

（3）需要各用料站段积极配合，准确提报物资品种及物资目录编号。目前站段临时计划很多，并且存在很多为了完成采购程序而补报的网上需求计划。如果站段不能准确提报物资需求计划，网上采购工作很难顺利开展。

（4）需要根据供应商的经营范围，录入大量的供应商资质信息。供应商的资质合格与否，关系到所提供的产品质量、服务水平和履约能力等。根据网上采购系统运行模式，供应商进入竞价室前自动触发经营范围匹配算法，如果当批次内无经营范围匹配物资，则竞价室会提示供应商初始化失败。如果经营范围存在匹配物资，则进入签到页面，供应商对满足经营范围的物资签到后才可以进行正式报价。

（5）一些小供应商缺乏网上交易的人员和设备设施。供应商参与网上集中竞价需要提交一系列的资料文件，正确进行用户登录、用户注册，完善供应商信息、维护经营品种、申请路局市场、完善开户行信息和修改信息。而很多供应商没有配备相关的人员，对网上交易不了解不熟悉，有的甚至都没有相关的设施设备。

（6）网上采购系统无法避免恶意竞价。在实际招标过程中，公开招标实行一次报价，以总价最低者中标为原则；在网上采购过程中，实行的是限定的时间内，不限次数的竞价模式，供应商报价后可以清楚看到最高限价和当前的最低报价，这样做确实可以最大限度的降低产品的供应价格，但是客观上促使有些供应商因为知道别人的报价比自己的报价低，为了确保中标而进一步降低价格，从而导致产品的价格太低产品的质量得不到保障，网上系统很难辨别和阻止供应商的恶意竞价行为，如果供应商以极低价格中标，然后弃标，最终导致网上采购结果没有办法执行。

4 网上采购系统的构建和建议

铁路网上采购系统由物资采购系统（办公网）和网上采购平台（互联网）两部分构成，包含合格供应商经营产品范围、报价、形成采购单、发布招标采购信息和中标结果为一体的网上商务平台。根据平台服务器所在网络的不同，系统分为两种主色调：以外网服务器访问时，系统为红色；以内网服务器访问时，系统为蓝色。平台主页包括登录信息栏、标题logo巡航栏、搜索、图片新闻、统计信息、下载中心、公告发布、产品质量通报、供应商不良记录、友情链接10个功能模块。

网上采购系统的运用由部版物资管理信息系统、物资采购系统和网上采购平台组成。部版系统负责收集处理用料站段计划、收发料管理等功能；物资采购系统负责提报集采计划、采购单处理、供应商管理等功能；网上采购平台负责发布公告、供应商报价及供应商增项维护功能。

4.1 加强业务人员的学习培训

前期虽然开展了网上采购集中竞价流程测试，但也只有少数业务人员进行了参与，大多数业务人员对网上采购工作还不了解不熟悉。为了全面正确使用网上采购系统，开展网上采购系统的学习培训是十分必要的，重点学习网上采购系统管理办法和操作流程，掌握操作技巧和注意事项。

4.2 加强政策宣传和解释，取得用料站段和供应商的支持和配合

目前，用料站段较好的执行了铁路局物资管理规定，改变了以往传统的需求计划提报模式，大部分用料站段较好的提报了网上物资需求计划，但在需求计划的准确性和及时性上还存在明显的不足。只有用料站段都能够准确的提报网上物资需求计划，才能成功开展网上采购工作。

4.3 进一步加强物资目录清理工作

目前物资管理信息系统中有物资目录57万余条，存在大量的一物多码及乱套编号现象，如何克服物资目录混乱的状况，是摆在我们面前的难题。哈局之所以能够成功开展网上采购工作，跟他们没有采用部版物资管理信息系统不无关系。对于用料站段提报的需求计划，业务人员需要用专业的采购经验，对物资目录编码反复核实，确保物资目录的准确性和唯一性，以免参与竞价的供应商产生误解。