新形势下乡镇档案管理工作中的问题及对策

2015-04-16吕晓敏

建材与装饰 2015年38期

关键词：档案室乡镇档案管理

吕晓敏

（重庆市垫江县黄沙镇政府　重庆垫江　408327）

新形势下乡镇档案管理工作中的问题及对策

吕晓敏

（重庆市垫江县黄沙镇政府重庆垫江408327）

新时期，乡镇档案管理工作的作用越来越明显。乡镇档案管理工作是乡镇对已经完成的工作进行记录、存储的过程，能够记录一个乡镇的整个活动轨迹，能够对乡镇的未来发展起到很好的指导和促进作用。对此，本文将详细探究新形势下乡镇档案管理工作中的问题和对策。

乡镇档案管理；问题；对策

引言

在乡镇档案管理工作的实际工作中，很多领导对档案管理工作不够重视，档案管理制度不健全，从业人员素质参差不齐。因此，很多乡镇档案管理工作存在不尽人意的地方，必须进行完善和改进。

1　档案管理在乡镇管理中的重要性及特殊性

1.1档案管理的重要性

乡镇档案作为乡镇政府各项工作正常运行的重要参考资料，对整个乡镇的发展进步有很大的促进作用，它是乡镇在历史发展进程中的重要凭证和原始材料，乡镇档案管理在乡镇管理中是不可或缺的重要组成部分。与此同时，乡镇档案管理是否科学化、规范化直接关系到乡镇管理体系的优劣。

1.2档案管理的特殊性

乡镇档案服务领域广泛，它既为乡镇自身服务，又关系到人民群众的切身利益；乡镇档案可利用价值高，既能为乡镇发展研究提供可靠资料，也能为乡镇发展提供规划与决策的参考。因此，档案管理方法也有一定的特殊性，因此必须制定相应的管理制度及措施，创新科学的管理方法，保证档案管理的规范有效。

2　新形势下档案管理工作中存在的问题

2.1档案管理制度不够规范

由于档案管理工作的性质、特点决定，档案管理在乡镇发展中并不能发挥明显的促进作用。乡镇的主要领导对档案工作重视不够。例如，现在很多乡镇都没有为档案工作设立成一个专门的办公室；在人员配备上，一般都指定由办公室的一名或者两名工作人员来负责档案管理工作；由于投入不到位，在档案室的硬件设施配备上，一般都不具备恒温、恒湿等档案保存条件，大多数单位还停留在对纸质档案的保存上。

在档案管理工作中缺乏制度性、规范性，大多数乡镇缺乏对档案管理完善的工作制度，缺乏管理标准，使档案管理工作缺乏一定的规范性。由于管理人员缺乏制度的约束，不能对档案管理

2.2档案管理机制不够健全

目前，多数乡镇对档案管理采取的是设立综合档案室或中心档案室，依附于乡镇办公室，负责一般文书档案、科技档案等的归档整理等工作。但由于乡镇档案管理的特殊性使得乡镇在档案管理工作中存在一定的客观不足，往往形成除一般档案之外的档案出于分散管理的状态。很容易导致档案管理工作缺乏统一的管理，不利于档案的安全性与完整性，使得乡镇档案存在一定程度的缺失。

2.3档案管理专业人才欠缺

大多数单位由于领导认识不到位，往往把办公室一些缺乏一定的专业知识、文化程度不高，或者是通过各种途径被动安排在单位上班的人员进行档案管理工作。这些人员往往文化水平低，缺乏一定的工作能力，对档案管理的目的和工作流程掌握不够，不能熟练运用计算机知识，很难胜任档案管理工作。因为档案管理工作看似简单，其实纷繁、复杂，如果档案管理人员在工作中缺乏吃苦耐劳精神，缺乏敬业精神，缺乏提升工作能力的精神，往往就不能胜任本职工作。

2.4基础设施配备差，安全隐患大

据调查现实，80%的单位没有专门档案库房，而是与党政办公室合署办公，这样既不利于档案管理，又影响正常办公。同时，“九防”设施不健全，保管条件差，没有配备温湿度记录仪、灭火器、去湿机等档案保护专用设备的问题不同程度地存在，更有部分乡镇（街道）档案室甚至成了仓库，里面堆满了各种杂物。

3　做好新形势下档案管理工作的对策建议

3.1提高对档案管理工作的认识

档案工作其实是一个单位的历史存在，记录着单位的活动轨迹，往往对单位以后的工作具有指导和帮助作用。例如，人口计生部门的档案管理工作，由于这个部门在20世纪70年代开始成立，在近两年又开始和卫生部门进行合并，如果在以后的工作中，想对这个部门的工作进行了解和分析，部门档案是最好的依据。因此，乡镇的主要领导一定要高度重视档案管理工作，要加强对档案工作的投入，配备必要的档案管理设施设备，配齐配强档案管理人员，为档案管理工作顺利开展提供强有力的组织保障。

3.2提升档案管理人员整体素质

档案管理是一门业务性很强的工作。因此，配备好人员，保证档案管理工作队伍的延续性是当前各乡镇（街道）所急需考虑的。①要配备好工作人员。从机关部门中抽调一批党性强、素质高、肯吃苦的年轻同志充实到档案管理工作队伍中来，发挥好老同志传、帮、带的作用，使他们尽快成长起来，尽快进入角色；在工作上、生活上经常关心照顾他们，对干出工作成绩的，在评先树优、提档晋级、提拔重用上优先考虑，让他们安心本职工作，确保队伍的延续性。②要加强学习。只有通过不断的学习，提升自身素质，档案管理工作人员才能适应新形势、新发展需要。乡镇（街道）档案管理人员，尤其是新进入工作人员可以向本单位老同志，上级业务部门的领导、业务骨干学习，也可以到主管部门跟班学习，尽快熟悉业务流程，进入角色；上级业务主管部门可以通过举办培训班或以会代训等形式，加大档案管理人员的培训力度，不断提高乡镇（街道）档案管理工作人员队伍整体素质。同时，业务主管部门要对乡镇（街道）档案管理加大监督检查力度，应该定期进行检查，及时发现基层工作中存在的问题，督促有关单位及时解决。做好回访工作，对发现的问题，要建立整改台账，明确到人，盯住不放，直到整改工作取得实效。

3.3健全完善各项档案管理工作制度

各单位要根据新形势下档案管理的有关要求，制定完善相应的工作制度和工作标准，对档案管理人员的日常工作进行规范，使他们在工作中做到有章可循。建立完善奖惩机制，加大奖惩考核力度，打通档案管理人员晋升渠道，推行绩效工作制度，提高档案管理工作人员积极性，从而创造性的进行工作。

3.4提高档案信息技术运用水平

当前，信息化技术如计算机、电子传媒等，在各个单位得到普及和应用，大多数企事业单位在科研、办公、日常管理中都实现了自动化、信息化、无纸化。所以，单位要高度重视信息化技术在档案管理工作中的应用。实行信息化管理，不仅可以提高工作效率，也可以使档案管理工作流程得到进一步优化。要为档案室配齐计算机、刻录机、数据存储等有关设施，要求档案管理工作人员一定要掌握计算机专业技能并在工作中进行熟练运用，要保持档案室恒温、恒湿等，使电子产品、影像资料得到妥善保管。

3.5增加物质保障

档案管理工作是一项利国利民的公益事业，是由政府主管的，这决定了它的发展必须靠本级财政投入。因此，乡镇（街道）要把档案管理工作这块经费作为刚性支出列入本级财政预算，确保档案管理工作正常运转。在本级财政足额投入的同时，加大对上争取力度，以取得上级主管部门和财政的支持。结合实际，因地制宜地建设综合档案室，购置必要的设备，搞好各种配套保护措施，有条件的乡镇（街道）还可以添置温湿度记录仪、灭火器、去湿机等档案保护专用设备，确保档案利用安全，档案资料不丢失、不损坏。