公立医院科研经费信息系统建设的财务视角

王建超 周 芸

医院作为医疗卫生行业的主体所承担的科研任务逐年增多，争取的科研经费更在大幅度增加，以笔者所在的集“科、教、研”于一体的大型“三甲”医院为例，近年来每年科研收入以两位数递增，“科研经费结转余科目”余额长期在亿元以上。科研经费收入成为医院重要收入来源的同时，也以其项目多、金额大、科研经费收支频繁、验收逐年严格等特点成为了医院财务工作中的重中之重。

1 科研经费管理现状

1．1 管理难度大 据调查，各类各级公立医院立项课题不仅数量众多，其经费来源也相当广泛。各级各类经费主管部门对于科研经费管理日趋严格。目前，我国对财政投入较大的纵向科研项目，如国家科技支撑计划、863计划、973计划、国家重大科技专项、国家自然科学基金、国家社会科学基金项目等均制定了具体的经费管理办法。各类经费在研究周期、开支范围、核算方法、财务验收标准等方面存在较大差异。面对着数以千计的差异化凸显的各级各类课题，公立医院对其管理难度可想而知。

1．2 管理手段落后 长期以来，医院尤其公立医院没有给财务部门应有的地位，在财务信息化建设方面投入不足，甚至出现财务发展速度低于医院发展速度的现象。科研经费管理作为财务管理的一部分，其信息化建设也被长期边缘化。目前，会计电算化虽在各大医院得以普及，但现行的财务软件仅仅满足了基本的收支核算要求，少有单位开展项目核算。对科研项目信息的管理，许多医院仍然停留在半手工或者手工状态，比较常见的是采用“收支登记本”等人工操作方式，于会计电算化软件外另行登记科研经费收支，这种方式工作繁琐、费时耗力，受人为因素影响大、效率低下、准确率不高。加之财务系统相对封闭性和数据处理滞后的特点，使得财务和其他信息使用人员，难以获得及时的、准确的、动态的信息，从而科研经费预算的全程控制也只能长期处于理论阶段。显然，长期发展滞后的管理手段已经不能适应现代化科研管理工作的要求。

1．3 管理效果不理想 对于科研项目的管理，目前绝大多数公立医院均采用了项目负责人、科技处、财务处三方共管的管理模式，各自在其职责范围内承担着对科研经费的管理。项目负责人只关注项目申报，侧重于做项目，不能按预算严格执行，往往实际支出与项目申报时预算大相径庭;科技处主要负责完成项目立项与争取项目经费;财务处依据财务制度负责对各个立项项目进行日常的收支核算。“齐抓共管”的管理模式却在“原生态”的“收支登记本”手段掣肘下出现了项目管理、预算管理与财务管理相互脱节，各职能部门对经费管理分割运行，缺乏系统的配合、协调和沟通，形成了一个个信息孤岛。如遇结题和中期审计时，则由课题组再花费大量的精力对财务部门提供的历史收支记录进行加工整理。由于缺乏有力的数据支持，相关部门的日常监管形同虚设，预算安排与执行进度相脱节、实际支出偏离预算批复等情况时有发生，甚至还会出现财务本身的记账错误。各类审计、检查结果往往不甚理想，直接影响了课题组乃至整个医院的科研诚信，财务部门也因此成为诟病的对象［1］。

2 科研经费信息系统建设的实践

2012年实施的新《医院会计制度》对科研经费核算做了新的规定，因应新《医院会计制度》要求，并结合多年来科研经费管理经验，以项目负责人、科研部门、财务部门、审计验收部门为使用主体，以工作流为主线，以操作简单、录入快捷、查询方便、记录完整、科学实用为要求，我院探索开发了科研经费管理系统，并将其纳入财务信息集成化管理当中。具体流程如下:第一，在科研项目立项并且经费到账后，财务部门根据科技部门提供科研项目名称、项目负责人、项目的资金来源、立项年度、结题时间等要素在科研系统中建题，并结合项目资金来源和项目负责人工号对每个科研项目设置专门的项目编号。第二，科研项目建题后科研系统会自动将项目编号、项目名称、项目负责人信息自动传递到会计系统并成为科研项目收入、科研项目支出、科研项目结转余科目的辅助核算项。会计人员根据经费的实际到账情况，将每笔经费录入相应的辅助核算项，经主管会计在会计系统中进行凭证审核确认后，经费到账信息会自动传递到科研系统中，出现在相应得项目负责人管理账户中。第三，项目负责人使用工号和密码登陆科研系统后，新到账经费会出现在登陆界面首页，项目负责人按照项目申请书根据系统预设的支出类型进行预算分配，经费在预算分配后方可使用。科研经费使用必须从系统中按课题填写经费使用申请单并录入报销金额、事由、支出类型等信息，系统则自动审核是否超出相应的支出限额，如超出限额将不能打印出申请单，系统会为审核通过的申请单生成唯一的申请单号并显示为“申请状态”，处于此状态的申请单可以更改或删除。第四，项目负责人将打印出的申请单附上发票后交至科技处，由科技处进行经费支出合理性审核，并在系统中将处于申请状态的申请单改为“已审核状态”。科技处审核通过的申请单经相应领导签字后方可到财务处报销。第五，财务部门在出纳报销后，会计人员能通过凭证录入界面“科研报销”按钮，按申请单号交互查询到申请单信息，核对无误并进行相应的财务合规性审查后，选择相应申请单自动生成凭证，自动生成的凭证可根据需要进行相应更改，以适应多样化需求。已生成会计凭证的申请单自动显示为“支付状态”。第六，科研系统提供了大量的查询功能，并为不同的使用人配备了不同的查询权限，相应人员可根据不同的查询条件瞬间查询到符合需要的各种信息，此外还设置了预算调整模块，出现预算严重脱离实际支出需求时可调整预算。

3 科研经费信息化管理系统运行的实践成果

自科研经费信息化管理平台建成实施两年以来，信息化管理的优势逐渐体现。

首先，调动了相关人员经费管理的积极性。科研经费信息化建设，使得原本纷繁复杂的科研项目变得井井有条。通过电子申请、审批流程，实现了项目负责人、科技处、财务处之间在线协同办公，通过数据交换和资源共享成功地打破了“信息孤岛”状态，使得科研经费的各项财务管理信息得以动态化地清晰呈现，激发了各使用主体的管理热情。

其次，提升了预算控制水平。设置预算控制数，对每笔经费使用进行刚性预算管理，将预算控制作为经费使用的必经环节，计划与控制相结合，杜绝了支出超出预算的现象。系统可以轻易查询到各项明细预算的使用余额和进度，便于各个部门及时发现偏差，把握课题进展，以实现预算的整体控制。

再次，提高了经费数据质量。以项目编码和申请单据号为跟踪连接纽带，轻松实现了科研项目账和会计账面的严格一致，使得科研会计“两张皮”现象彻底成为了历史，并为今后的结题审计工作提供了可靠的数据支持。

最后，优化了管理模式。科研管理系统拓宽了财务管理的广度和深度，实现了经费管理和科研业务的全面结合，通过支出分类和项目核算的细化拍摆脱了科研经费过去“只做简单收支核算”的粗放性管理模式，为今后的精细化管理模式顺利实现奠定了基础。

科研经费信息化管理系统建是解决科研经费管理中技术层面问题的利器，对制度层面的问题也能起到拨云见日的作用。对此我们有信心做出乐观的展望:随着对科研经费信息系统使用日趋规范，通过历史数据和经验的积累，财务人员会有机会和能力参与到课题预算的编制中去，真正实现预算的事前、事中、事后的全程控制，使科研预算管理扎扎实实地成为医院全面预算管理的一部分。通过不断拓展科研经费信息系统管理的广度和深度，结合其他方面努力，使得经费配套资金的使用与核算、结题不结账问题、固定资产共享使用等一些涉及国家、医院、课题来源方、项目负责人等的深层次利益格局的问题得以科学解决。

1 王巍．构建科研经费信息化管理平台的探索［J］．医院管理，2012，(12):44 －46．