医院外事接待前期筹备的关键路径

韦 苗 陈 鹏 鲁 翔

随着对外交流和国际合作的增多以及国家政策的引导，中国医生获得了更多的机会出国进修，赴发达国家学习先进的医疗技术和管理理念，同时也有很多国外医疗专家来中国的医院进行访问和交流。“外事无小事”，医院的外事接待计划能否周密细致、能否给予来访同行宾至如归的感觉，不仅影响当时来访的效果，而且直接影响医院外事发展的效益产出和医院国际口碑的建立。

医院外事既是技术层面的学习交流，也是文化层面的互动交流。在医院外事接待工作的实践和探索中，笔者总结出医院外事的两大工作原则:于宏观处见长远，于细微处见周密。对于具体做外事接待的医院外事人员，最需要贯彻落实的是“于细微处见周密”，这是鉴别外事人员工作能力的重要标准，也应该成为外事人员不断提升接待水平的目标和方向。本文归纳了外事接待前期筹备的关键路径，并以此为线索，结合平时工作的实践经验，探讨关键节点的注意事项以及心得体会。

1 联系外宾 确定相关事宜

前期联系主要通过电子邮件的方式，也可电话联络。因为有很多事项需逐一确定，不同的时间点确认不同的事项，所以联系会持续比较长的时间。

1．1 拟定邀请函 根据对方和我方的工作时间安排以及合作需要，确定外宾的来访时间，拟写邀请函，请医院院长签名，尽快把扫描件发给外宾，方便他们办理签证等手续。

1．2 询问航班信息 如果来访的外宾是自购机票，外事人员要询问航班信息，包括到达时间、航班号、抵达机场和航站楼。同时，还应索要来宾护照的扫描件或传真件，以备预订火车票和宾馆客房。

参访我院的外宾多数由上海浦东国际机场进出，接机时要出示醒目的接机牌。如果是从南京乘坐高铁去上海机场接外宾，外事人员要提前买好往返上海的高铁票，注意返程票要留有从机场到高铁站的足够时间，以免路上拥堵而误了车次。

1．3 细化来访内容 来访的交流内容和参观安排应首先征询对方的意见和想法，共同商定日程安排。如果安排学术讲座，应事先明确讲座的题目和主要内容，还需索要外宾的个人简历，以便准备讲座的宣传通知以及幻灯片首页。

有些外宾用自己的笔记本电脑而不愿意将讲课内容用U盘导出，遇有此类情况，需要事先询问外宾电脑的品牌和型号，判断连接线的类型，以免发生电脑和投影机不匹配的情况。

1．4 制订接待计划 掌握了以上多方面的情况后，向医院领导汇报，征询领导的意见，然后制订1份周密的(中英文)书面接待活动日程安排表。路线的选择要综合考虑访问的目的和性质、我方的接待意图、客人的意愿与兴趣、路程远近、交通条件和时间安排。日程安排表主要包括日期、时间、活动内容、地点、接待人员等栏目。

日程安排确定好之后，外事人员应做出进一步的详细计划，如参观的先后次序，中间是否休息，参观前作哪些介绍，各参观点之间距离的远近、线路安排以及徒步或是乘车前往，等等。各地点间的交通时间应尽量估计准确，以免下一环节的接待人员等候时间过长。

2 协调工作 做好各项准备

2．1 预订食宿地点 提前订好宾馆的房间，最好具备以下几个条件:(1)位置靠近医院，方便参访时车接车送，不会因为出行高峰途中堵塞;(2)周围环境安静，给外宾提供一个良好的休息和工作环境;(3)宾馆房间有无线信号(Wifi)，方便客人的笔记本电脑、手机等多个电子产品可以同时登录。

餐饮要选择卫生条件好的酒店，最好能在装修和服务方面具有民族特色的地方接待外宾，让他们感受到自己国家所没有的风格［2］。

预定用餐的酒店后，可以提前点菜，安排菜肴和酒水时应注意:一是少点带刺的整鱼、鱼块或鱼片类菜肴，因为美洲、非洲、大洋洲的客人由于长期使用刀叉，一般不太会吐刺;二是菜肴不能太麻、太辣;三是少点或不点动物内脏，因为西方人一般不食用动物内脏;四是准备一些红酒、啤酒和可乐，没有必要用名贵白酒，外国人对我国的白酒并没有什么品鉴经验和爱好。另外，所点菜肴的数量一定要适度，不要铺张浪费。

2．2 发布讲座通知 如果外宾来访有讲座安排，可以事先通过多种途径发布通知，给医护人员提供学习和提高的机会。发布讲座通知的平台和方式有:(1)提炼讲座主题和主讲人简历，制作宣传通知，张贴在医院的显著位置;(2)院周会发布通知，请参会的科主任回科室后传达;(3)通过医院微博和QQ群等网络媒体发布讲座通知;(3)通过科教短信平台点到点发送通知给科研型高层次人才。

2．3 协调多科参与 外事接待基本都是全院性的事务，需要多科室协同参与，只有提前分配好任务，才能保证接待过程中相关科室各司其职，有条不紊。

当接待计划定好之后，外事人员可以在此基础上拟出符合规律的接待流程图，标注出接待环节、各环节的接待人员及联系人的电话、会场、车辆等各环节信息，这样可以一目了然，防止疏漏。根据各环节的接待人员名单，提前通知相关人员和科室，分配好各项任务，比如请宣传科负责拍照和摄像，请相关专业的医护人员陪同座谈交流等。

2．4 挑选馈赠礼品 在国际交往中，适合赠送给外国友人的礼品须具有民族特色、地方特色和纪念意义的，比如书画、篆刻、筷子、工艺品、中国结、景泰蓝等，赠送带有医院标志的纪念品也是很好的选择。国际上礼品讲究的是特色，不在贵重，不在价高，所以要选有中国特色、江苏特色的东西。与外宾打交道时要注意:不送现金、有价证券;不送药品、营养品;不送有碍对方习俗的物品;不送带有明显广告标志的物品;不送有碍社会公德、有伤风化的物品。外事接待也是对外宣传工作的一部分，医院最好能编印介绍本单位情况和特色的材料或画册，再加上介绍本地(南京、江苏)的画册，这些礼品最受外宾的欢迎，他们可以带回去让更多的人了解接待方医院、了解江苏、了解中国。

3 学习积累 增加知识储备

3．1 坚持学习 兼容并蓄 厚积薄发

3．1．1 医院情况。外事工作讲究身份对等，大多数外事接待都设有医院领导介绍医院概况这个环节，所以需要提前做好接待的幻灯片，遵照领导的思路以及接待的主题进行修改和内容更新。幻灯片的首页一般设为欢迎页，除了打出欢迎的字样之外，还可以考虑插入该国国花、著名标志物或来访者医院的图片，让外宾看到之后心生亲切感。此外，对于自己医院和重点科室的概况，外事人员要能够用英语脱口而出，在陪同外宾参观医院的过程中适时进行介绍。

涉外人员在涉外交往中坚持坦诚乐观、从容开朗“不卑不亢”的原则。在对外交往中需要对单位进行评价时，既不要自吹自擂、骄傲自大，也不要妄自菲薄、自我贬低。在坚持客观、公正、实事求是的前提下，外事人员要善于从正面进行自我评价。简言之，外事礼仪的基本守则包括“不宜过谦”［2］。

3．1．2 城市介绍和中国文化。关于所处城市的历史沿革、发展概况、城市建设、国际交流、名胜古迹等方面的内容要铭记于心，不断更新，扩展知识面，同时提高英语口语水平，力争能够脱口而出。平时还要多学习中国文化方面的知识，不断加深自己的文化底蕴和修养，然后尝试将自己知道的内容用英语顺畅地表达出来。

外宾在车上的时间多用于谈论这座城市和中国文化，有时是为了增进了解，有时是为了选择可供交流的共同话题，所以外事人员应该了解所处城市的方方面面，做好城市的讲解员和国家形象的传播者。

3．1．3 风俗习惯。在收到外宾的个人简历后，可以根据其国别和民族查阅资料，了解所在国家和民族的一些风俗习惯，在接待过程中尽量尊重对方的风俗习惯。

3．2 做好个案 知己知彼 有的放矢 即针对来访外宾的资料进行深入性查阅和扩展性了解。当收到外宾的个人简历后，首先进行深入性查阅，例如查阅外宾本人的教育背景、工作经历、研究方向和成果等。然后做扩展性了解，包括查找外宾所在单位的网站，掌握对方医院的大致情况;收集外宾所在城市和国家的基本资料，了解对方国家的地理、历史、人口、气候、经济、医疗、旅游、饮食等多方面的信息，尤其要关注一些特别的风俗习惯。

做好个案是有针对性地准备资料，并快速将背景资料内化于心，这样有助于在接待过程中同外宾找到更多的共同话题和兴趣契合点，有效地进行沟通与交流。一般而言，个案研究的时间比较紧迫，需要有良好的记忆力和较高的学习效率。只有具备过硬的知识素养和学习能力，并对外事工作充满热情的人，才会认真自觉地为外事接待工作付出辛勤的努力。

外事工作贵在细、勤、恒，“细”在考虑缜密、安排细致，“勤”在勤动脑、勤请示、勤布置［3］，“恒”在持之以恒，坚持学习。外事接待质量的高低反映了一个单位的工作水平和外在形象，这就要求外事人员在接待前要做到准备充分，部署详尽，为接待时的从容不迫打下基础，避免临场手忙脚乱。“于细微处见周密”，外事接待功在平时，贵在坚持，重在提升。

1 卢一．外事接待中如何安排餐饮［J］．四川烹饪高等专科学校学报，2007，4:16．

2 金正昆．外事礼仪［M］．北京:首都经济贸易大学出版社，2010:26．

3 郭莉莉，耿庆山，陈泽波．浅谈医院外事人员的必备素质［J］．国际医药卫生导报，2005，1:51 －52．