浅析高校学生档案管理

于振宽 吴 优

（辽宁大学历史学院，辽宁 沈阳 110036）

一、高校学生档案的主要内容

高校学生档案是大学生在学校期间日常生活的真实记录，是学校在考察、录选、培养、教育学生过程中逐渐形成的，在国家和社会选拔任用人才方面具有非常重要作用，是重要的参考根据，也是将来学生工作后建立人事档案的基础。同时，因为学校对于学生各类教育活动的记录都是通过学生档案反映的，所以学生档案也是学校档案卷宗的一个重要组成部分。

高校学生档案的内容主要包括以下几个方面：（1）毕业生登记表；（2）学生个人自传；（3）鉴定、考核、考察材料；（4）学生成绩卡（表）、学位证书、论文评语；（5）政治历史情况及学生升学政审材料；（6）加入中国共产党、共产主义青年团的材料；（7）奖励材料（含三好学生、优秀党团员、奖学金和优秀学生干部等）；（8）处分材料（包括个人检查、调查报告、校系级处分决定或免于处分的意见等）；（9）出国留学材料，已经是国家正式职工的工资和任免材料等；（10）其它可供学校及社会录用人才时参考的材料。

二、目前高校学生档案管理中存在的问题

1、档案资料不全

档案资料不全主要表现在两个方面，一是高校在接收高中毕业生时的档案就不齐全，二是在学生入校之后各种资料没有及时归档。

大学新生档案在其高中毕业之后，由毕业学校负责把档案移交到高校，在这个过程之中，就有档案资料不全、丢失的状况。大学新生档案的转递不规范，有的地方由招考办统一邮寄到录取院校，有的地方通过EMS邮寄，有的地方让学生自己带档案到录取院校。在这些过程中，十分容易出现档案丢失或破损情况，特别是让学生自带档案时，由于学生对档案相关内容不了解，甚至可能出现学生自行拆开档案或者不上交给学校的情况。

在高校学习、生活之中，同样会产生诸多档案资料，但是因为缺乏细致、科学的整理，学生档案资料也存在一定程度的缺失状况。例如，学生的团员、党员关系材料，学生在加入中国共产党的过程中，其党员资料会被反复的利用。在利用的过程之中，有可能会出现拿出来却不放回去的现象，这样就造成了档案资料的不完整、不齐全。

2、学生档案管理体制落后

目前，负责我国高校学生档案管理的部门不统一。档案中心、组织部或人事部门、学生工作处、毕业办或者各个院都有可能是学生档案的管理部门。高校在学生档案管理方面没有相应的规章制度，“首先在校期间所产生的各种档案材料没有集中归档，等到毕业生离校时才仓促归档，此前则一直散放在档案室、各班主任或学工办乃至个人手中。其次，归档要求和归档范围都没有明确的规定，对于应归档而未归档的档案材料往往既不追办，也不催交，通常是各相关处室、院系给什么就接收什么。”①

3、档案意识薄弱

高校学生档案管理的成功实行需要档案管理人员以及学生的共同合作，但是目前高校的档案管理人员和学生的档案意识比较薄弱。

首先，缺乏专业素质与责任心是目前档案管理人员存在的主要问题。现今，更多的是兼职人员在从事我国高校学生档案管理工作。但即使是专职人员，大部分也并不是档案管理专业出身，在学生档案管理的过程中，由于工作的不熟练或者是责任心不强，极易出现漏洞。

其次，大多数学生档案意识不足。姓名与身份证姓名不符或者出生日期不一致，甚至是自己随意更改档案等情况经常会出现在学生档案之中。毕业生在找到工作之后，不关注自己档案的去向。有的毕业生认为在外企、私企，档案并不重要；有的认为在找到工作之后，学校会直接把档案转递给工作单位，不关心档案是否已经被本单位接收；这些都是由于学生的档案意识薄弱、档案知识缺乏，对档案的作用、转递方式不了解所导致的后果。

4、学生档案没有得到充分利用

学生档案不仅是学生在校期间学习、生活及各种社会实践情况的真实历史记录,也是关于学生家庭社会关系、经济状况等方面的主要原始材料。如果能够很好地利用学生档案，了解学生在校期间的学习、生活情况，这对老师教育学生、对学校选拔人才是很有用的。但是在新生入校之后，档案就保存在学校部门之中，老师基本上很少通过查阅档案材料来了解学生的基本情况以及个人特长并进行因材施教、帮助学生，使其成为无人问津的“故纸堆”。

5、毕业生档案转递不规范

目前，高校毕业生档案转递工作不够完善。档案滞留、档案误转、档案丢失等情况依然存在于毕业生档案转递的过程中。

在毕业生离校后，毕业生如果找到工作，档案则应转递到其所在单位，但在转递的过程中，极易出现纰漏。“依据《档案法》及相关规定，毕业生档案不准邮寄或者交给本人自带，而应当通过机要交通或者是指定专人送达。”②但是，实际情况是，由于工作单位对档案接收的时间性需要，要求学生自带或者是通过快递邮寄档案，这就会引起学生档案转递不规范的情况。

三、改善学生档案管理对策

1、提高学生档案管理人员综合素质

学生档案管理工作质量的优劣与档案管理人员的素质直接相关，因此，学生档案管理人员不仅需要有熟练的业务技术，还应该有较强的责任心，所以注意提高学生档案管理人员的素质显得尤为重要。

针对目前我国高校学生档案管理人员的多兼职、少专职的情况，我认为，学校应该尽量配备专职工作人员管理学生档案，即使做不到配制专职人员管理档案，也要尽量配备有相关管理经验的人员去负责此项工作。若有能力配制专职人员管理学生档案，就尽量投入新鲜的血液，尽量找档案专业的毕业生去负责学生档案的管理。此外，高校还应该定期对档案管理人员进行专业培训，组织工作人员进行相关知识的学习，提高自身的档案管理水平。

同时，还应注意培养档案管理人员的责任心，作为一名合格的档案工作者，要有认真负责、不怕苦不怕累的精神，能够年复一年、日复一日地坚守自己的岗位，全心全意地为学校、为学生服务。

2、加强学生档案意识

学生在校期间的学习、生活、工作的真实历史记录都是通过学生档案来反映的。老师和以后的用人单位也经常利用学生档案来了解学生。因此，对于广大学生来说学生档案具有重要意义。

加强对学生档案的宣传教育，“学校可通过校内的网站及报纸、海报等向学生们宣传档案的重要性”③，也可以通过设置课程、举办讲座的形式，让学生认识到自己档案的重要性，提高他们对档案的正确认识，使他们能够自觉的做到准确、规范填写个人档案，能够时时的关注自己档案情况。比如，在新生入学之后，学校就应统一的开会告诉学生，要把自带的档案移交给学校，要注意正确的填写相关材料；在毕业生离校之际，提醒学生要关注档案的转递情况，到单位报道之后注意查询档案是否到达等等。

3、完善毕业生档案转递工作

在高校学生档案管理中，毕业生档案转递工作作为一项非常重要的组成部分必须要得认真执行。学校必须确保毕业生档案能够得到完整、准确、安全、快速的转递。“由于毕业生档案转递工作需要在短时间内集中完成，而且档案转递量大，涉及范围广，参与归档及转递的人员多，所以必须严格规定转递手续，并设置周密的转递环节和合理的转递方式。只有这样才能避免毕业生档案丢失现象的发生。”④

各高校应严格档案转递过程，制定档案转递标准。在毕业生就业方案确定之后，学校按要求及时将毕业生档案转递到毕业生工作单位或者毕业生生源地。转递之前要与学生进行良好沟通，确定好转递地点，确保转递正确，并且在转递后要严格办理档案交接手续。

4、进一步完善档案管理制度

完善档案管理制度是管理好高校学生档案的关键环节。为保证档案管理工作的顺利进行，并使其能够从细节上得到完善，“应该依据学生档案的形成特点，建立一整套完备的档案管理制度”⑤。

首先，要明确学生档案的管理范围，确保学生档案资料收集齐全；其次，要明确学生档案管理工作的负责部门，要做到分工明确，配备一定数量的人员来专门负责管理学生档案；再次，建立一整套完备的考核评价制度，对学生档案管理工作进行评估，促进学生档案管理工作质量不断提高，使学生档案管理成为评估学生工作优劣的一项重要内容；最后，明确档案存放、管理、查询、转递标准，确保档案材料的完整与安全。

注释：

①贺红香.高校学生档案管理存在问题及对策[J].山西档案,2007,(2):43-44.

②陈美清.高校学生档案管理中的问题与应对措施[J].兰台世界,2009,(4):46.

③夏文.高校学生档案管理的问题及发展方向[J].北京档案,2010,（9）：21.

④王伟.高校学生档案管理现状及对策研究[J].北京档案,2009,(5):25.

⑤侯英杰.新时期高校学生档案管理改革初探[J].兰台世界,2008,（2）:34.