如何确保企业技改技措档案规范管理

胡佳彤

摘要：在实际发展过程中，企业技改技措项目档案规范管理仍存在较多问题，如何解决其中存在的问题是企业发展建设的当务之急。本文从企业项目档案规范管理存在的问题，对加强措施做了简单介绍。

关键词：技改技措 项目档案 规范管理 措施

技改是指技术改造；技措是指技术措施、施工规程、操作规程等。技改项目实施过程的项目档案是整个技改项目发展建设的真实反映，还是鉴定建筑项目实际质量和施工情况的重要保障。中铁二十局集团第五工程有限公司主要利用飞狐灵通档案管理系统软件进行档案录入管理。档案管理具有投资大、建设时间长、公众项目繁多以及档案资料多种多样的特点，采取何种措施完善和加强企业技改技措项目档案管理，促进管理工作的规范化和完整化是企业发展过程中必须解决的首要问题。

1 企业项目档案规范管理存在的问题

1.1 管理运行机制不完善。目前，很多企业技改技措项目档案管理仍存在运行管理机制不健全等问题，在实际归档过程中没有制度作依据，档案管理工作将很难正常开展。管理运行机制不健全还表现在各文件材料的形成、积累以及整理、归档等制度问题，在实际发展建设过程中严重阻碍企业的进步。

1.2 建设项目档案质量不符合要求。第一，工程建设材料归档不齐全。在实际归档过程中，工程安装及设备调试的纸质材料、照片以及声像载体等归档不齐全，导致后期开发利用存在较多问题；第二，档案整理质量与规范要求相比存在较大差距。在实际归档过程中档案分类存在较多问题，资料签字手续不完善等。

2 企业技改技措项目档案规范管理的原则

第一，实行集中与分散管理相结合的原则。技改技措项目档案管理设计内容非常多，无论是科研档案、设备仪器，还是基建档案或者文书、会计档案均属于技改技措项目档案管理的范畴，因此，管理工作人员必须坚持集中与分散管理相结合的原则；第二，在实际管理过程中，技改技措项目档案管理还应该坚持及时有序的原则，企业在下达技改技措项目档案管理的同时还应该通知有关单位档案管理的内容；第三，技改技措项目是企业竣工阶段重要的管理内容，在实际建设过程中发挥着至关重要的作用。各部门在收到竣工时间后，相关部门档案管理人员应该及时调整和统计相关数据，第一时间将有关数据向档案部门汇报，进一步提高技改技措项目管理水平。

3 加强企业技改技措项目档案规范管理的措施

3.1 从认识上着手，实现项目档案管理的制度化。企业应该将技改技措项目档案管理结果纳入企业施工质量分析之列，从根本上提高企业管理者对技改技措项目档案规范管理的认识，从而提高技改技措项目档案规范管理的水平。

3.2 建立完善的归档制度。技改技措项目档案管理工作具有较强系统性，在实际发展建设过程中最让人头痛的是归档的档案不够完整和规范化。企业应该结合自身发展实际状况，建立健全归档制度。归档制度在实际档案管理工作中发挥着引导性和制约性的作用，是指导和监督技改技措项目档案管理的重要手段。只有建立健全归档制度，相关管理人员才能在实际管理工作中有据可循、有理可依，减少实际发展建设过程中管理不到位以及管理缺失引发的各种问题。及时归档，建立统一的管理机制，另外，企业还应该结合项目施工过程中的各类信息制定相关人员的职责范围，将管理职责落实到人，全面提高档案管理工作人员的责任心和监督意识，为强化企业技改技措项目档案管理提供基础保障。

3.3 各部门密切配合，企业技改技措项目档案规范管理应该与财务管理部门和设备管理部门等紧密联系，从而形成一个具有紧密联系的管理网络体系。在技改技措项目管理的过程中，各建设部门应该在日常生活中安排专业人员收集各种资料，确保这些资料能够齐全归档。最后，技改技措项目管理过程中，还会形成施工企业、监理单位以及设计单位相联系的网络体系，各单位应该明确自身的管理责任，为档案工作的规范化提供保障。最后，加强过程管理，确保技改技措项目档案管理的程序化。计划、部署、建设、检查以及验收的统一性是技改技措项目档案规范管理的前提保障。以上五个同步要求技改技措项目管理与业务流程保持一致，从而确保技改技措项目档案管理的程序化。图1是技改技措项目管理工作计划流程。

从管理层面上开展，对公司所属项目各个方面进行了管理与监督：

①加强对档案管理统计工作的落实。对于统计工作的落实，也就是对档案管理工作各方面的總结，以及对公司项目的间接指导，通过对数据的整理发现问题、解决问题。（图2）

②加强各基层单位档案管理人员的管理水平和责任感。加强各基层单位档案管理人员的管理水平和责任感是强化企业技改技措项目档案管理的重要手段。通过档案管理培训提高内部工作人员对技改技措项目管理认识后，企业还应该强化内部相关人员的管理方法，加强内部相关人员的责任感。技改技措项目档案管理在企业发展建设过程中发挥着至关重要的作用，企业内部相关人员应该高度重视档案的收集工作，明确与企业技改技措项目档案管理相关的各项规章制度，为档案管理工作的顺利开展打下坚实的基础。另外，企业还应该注重档案管理方式的多样化。伴随着经济的发展，信息技术在企业发展建设过程中发挥着至关重要的作用，为了推动企业的信息化、智能化和多元化发展，技改技措项目管理方式应该向信息化发展方向转变。在实际管理过程中，企业应该充分发挥计算机大存储、快传输以及安全稳定的作用，全面提高企业技改技措项目管理水平。

4 结束语

企业技改技措项目档案规范管理在企业发展建设过程中发挥着至关重要的作用。企业建设者应该在明确企业项目档案规范管理存在的问题的前提下，了解企业技改技措项目档案规范管理的原则，针对实际发展过程中存在的问题采取有效解决措施，为企业的发展建设提供动力保障。

参考文献：

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[3]王维娜.重大建设项目档案管理存在的问题与应对措施[J].黑龙江史志，2014（03）.