做好水利文书档案管理工作的几点启示

刘冰冰，赵黎霞，马 波

（济南市卧虎山水库管理处，山东 济南 250115）

通过文书档案，可以帮助我们对国家以及各行各业的政策制度有个更加清晰的了解。能够保证上级任务的落实，实现上下级之间信息的有效沟通。文书档案管理是各级党组织以及行政机构工作过程中不可缺少的一个环节，同时也是单位工作业绩以及管理状况的文献记载，这项工作所牵涉到的因素非常多，科学合理的档案资料是有效工作的保障，也是领导在大事决策上需要参考的重要内容。在文书档案网络化背景下，怎样保证文书档案管理工作可以得到顺利开展，保证这项工作能够得以程序化、数字化以及网络化等，与办公室工作变化需求相适应，是每个档案管理人员需要正视的一个问题。

1 重视文书档案管理

文书档案管理工作在类型上包括两大类，第一类是上级组织产生的文档管理，第二类是本级组织产生的文档管理，这两种文档均是工作时候所必须的文件，因此需要领导能够对文书档案管理工作予以高度关注。在文档管理上：一是为软件和硬件设施的管理提供一个有效的空间，高度重视档案管理这项工作，形成良好的档案管理风气；二是重视档案管理工作上的各种细节，能够主动参与到档案管理中，给出应对策略，能够在思想和意识上认识到档案管理工作的重要性。将文书管理工作纳入整个年度的工作方案中去，同时将方案中的每项工作计划落实到实处，推动整个档案管理工作的有效进行。总之，领导能够对文书档案管理工作予以高度关注，这是文书档案管理工作开展的必要保证。

2 规范对文书档案管理

在档案管理中，文书规范化管理是不可缺少的，公文的格式、类型以及管理方式是否科学合理，是否规范化，与整个档案管理工作是否有效存在必然联系，这种关系在办公自动化的今天更为明显。应该在文件形成之前就要开展归档工作，所以文书工作流程必须和档案管理实现无缝衔接，例如在日常对文件进行分类、鉴定和归档这项工作上，都要遵守相关流程，实现规范化管理，另外文件刚刚形成的时候就要进行登记。将工作流程衔接起来，实现规范化管理，可以提高工作效率，减少不必要的环节，节省人工成本，同时还能降低差错发生的概率。

3 完善文书档案管理制度

管理制度是工作中不可缺少的，在文书档案管理这项工作上，也需要制定相应的工作制度，通过制度进行文档的管理。文档管理制度建设过程中，需要掌握《档案管理法》、《国家行政机关公文处理方法》等要求，结合部门公文管理工作的具体情况，制定与部门档案管理相符合的实施办法，健全档案管理、归档统计、文案处理、档案保密、档案借阅、档案鉴定和档案销毁等相关制度，保证档案管理工作标准和要求的统一性。在健全制度后，还要组织工作人员定期对这些制度加以学习，将制度落实到工作中去。

4 提高管理人员综合素质

在强化文书档案管理上，管理人员的政治觉悟和业务素质是一个重要因素。档案管理工作的开展，离不开每个档案管理人员的辛勤付出，管理人员的业务素质和工作经验决定了整个档案管理工作的质量。因此，作为一名合格的档案管理人员：一是要有一定的政治素质与思想觉悟，在工作上能够自觉履行义务，对自己所承担的责任负责；二是档案管理人员要拥有较高的职业素质。档案从搜集到整理再到装订，整个流程往往是乏味的，需要档案管理人员能够有耐心，有责任心，将这项工作视为己任，认真地完成工作。另外，还需要档案管理人员能够及时对自身的知识系统进行更新，尤其是在电子档案管理上，要做到与时俱进。

5 加强业务学习和经验交流

业务学习和工作经验交流是提升档案管理工作水平的重要途径。档案管理工作，需要各个管理人员能够对自身所拥有的管理经验进行交流和学习，在这个过程中，档案管理人员需要做到：一是档案管理人员定期学习相关管理方法和制度；二是及时参加与档案管理相关的培训，与同行人士就工作经验上相互学习，相互促进；三是经验交流，通过定期的学习交流，共同就存在的问题给出应对策略，完善现有的管理工作，这是提升档案管理工作质量的重要因素。

6 注重档案材料收集

在档案管理中，一个核心流程便是材料的收集，这是档案管理工作的起始点。在进行材料收集上，需要注意催收，部分领导在繁忙的工作中，难免会将某些文件忘记返还，因此就需要档案管理人员能够加强催收工作，将档案归档。另外是重视年中归档，在进行这项工作的时候，需要结合文档登记表，查看文件中是否齐全，发现有文件并未归档，就要查找未归档的原因，想办法去补齐。

7 注重工作细节

档案管理工作是一项繁琐的工作，要想把这项工作做好，就需要重视工作中的种种细节。在工作细节上，通过定制度、选好人、详记录、分好类、备好案、存好档、易查阅等途径来实现。

在制定制度上，需要根据《国家行政机关公文处理办法》等相关制度，结合单位具体情况给出相应的公文处理办法；在选好人方面，主要指的是针对重要文件，比如国家机密和企业机密的文件，一般需要有高度责任心和政治觉悟的人员来保管；在详细记录上，主要是针对接收的文件和发出的文件，均根据相应的流程进行登记，要写明收发文时间、机密等级、来往文件号、来往文件数量等；在分类上，需要针对管理档案进行分类，所包含的类别为：政府类、上级类、本单位文件、其他单位文件；在备案上，需要根据工作需求，每个季度或者每个年度进行备案表的制作，在必要的时候对记录内容进行打印，防止因为笔体的差异导致无法辨认。在年末的时候，需要将备案表进行装订；在存档上，需要结合平时所做的记录和分类情况，将文件分别装入档案盒或装订成册,按时间顺序放入档案柜备查；在查阅方面，在需要的时候能否及时找到相应的文件取决于上述工作是否落到实处，这就需要在日常工作中具备丰富的工作经验。

8 结语

文书档案管理工作属于档案管理工作中重要的组成部分，是了解一个部门实际情况的一项重要依据,在单位管理工作中发挥着举足轻重的作用,这就需要档案管理人员能够高度重视这项工作，采取科学可行的管理方式，通过不断更新自身的管理知识系统，学习相关管理制度，不断与同行进行经验交流，提升自身业务工作素质等，才能够做好这项工作，符合新时代政治经济发展的需求。