优化办公管理的研究与思考

徐克红 上海铁路局办公室

优化办公管理的研究与思考

徐克红 上海铁路局办公室

针对信息化时代背景下如何优化上海铁路局办公管理进行深入思考与研究，阐明其背景、意义、建设目标和建设原则，着重论述其实施优化办公管理过程中应注意的几个方面。

办公管理；优化；研究与思考

1 引言

为提高办公管理水平和效率，各行业都在努力探索如何优化办公管理。当前全球正进入云计算、物联网和社交网络时代，为办公管理向电子化、智能化发展指明了方向，通过信息化手段优化办公管理已经成为首选。信息化手段优化办公管理是将传统的手工书写、纸张打印和人工传递方式运用信息电子技术融合于网络中的一种新型办公方式，通过网络的连接和信息软件的处理，实现办公人员可以在任意时间、任意地点进行协同工作。上海铁路局管辖范围跨三省一市，虽然经历多次生产力布局优化调整，但基层单位仍有100多家，点多线长面广，导致办公效率低下、办公成本居高不下等系列问题，同时铁路政策指令传递的时效性要求强，尤其伴随高铁线路的快速发展，技术规章、经营法规等都需要以尽可能快的速度传达到运输生产一线。解决以上问题，迫切需要创新的工作方式方法。上海铁路局也一直在做这方面的努力，自1998年建设铁路局办公信息系统以来，按照服务领导决策、提高办公效率和提升工作质量的目标要求，经过多年建设完善，上海铁路局办公信息化水平得到明显提高，办公管理效率和质量也迈上新的台阶，但距离办公管理信息化的现代化管理要求仍有差距。

2 优化办公管理的意义

2.1 提高办公效率，提升管理水平

对于大多数企事业单位来说，选择办公管理信息化的最主要出发点就是提高工作效率、提升管理水平。实现办公管理信息化以后，原本繁复的工作可以使用各类信息技术终端就能轻松解决。不管何时何地，只要能够连接到信息网络就可以正常办公。上海铁路局办公管理信息化通过局域网络连接的建立，实现信息共享和协同办公。如运用办公管理信息化，将拉近铁路局机关与基层单位之间的距离，在提高工作效率的同时，也将提升上海铁路局的管理水平。

2.2 促进节能环保，降低管理成本

采用办公管理信息化除了可以让工作效率得到极大提高，也有利于节能环保是其得到广泛应用的重要原因之一。通过办公管理信息化的运用，打印设备和纸张将大量减少使用，相应减少相关办公费用，企业管理成本也随之降低。

3 优化办公管理的建设目标

上海铁路局办公管理信息化的建设目标是积极构建“高效集约、资源共享、应用深化、机制完善”的发展框架，强化办公信息系统顶层设计和规划能力，建立铁路局、基层单位联动的办公信息化决策管理和绩效考核机制；大力推进综合应用平台建设，构建铁路局办公网信息门户平台、网上审批平台、移动办公平台和统一用户认证中心，形成统一、规范的业务协同体系；加强办公网信息资源管理，建立集中与分布相结合的信息资源管理体系，推进信息资源共享利用，满足办公管理需求；信息化应用覆盖办公部门主要职能和核心业务，办文、办会和办事支持能力得到不断增强。

4 优化办公管理的建设原则

4.1 统筹规划，协调发展

从实施信息化发展战略的全局出发，加强办公管理信息化的顶层设计，突出重点，分类实施，统筹推进，注重实效。有效处理好信息化与政务、整合与新建、公开与保密的关系，促进办公管理全面协调发展。

4.2 整合资源，协同共享

充分利用现有的基础网络、应用系统和信息数据等各类信息化资源，实现有效整合、分类管理和有序利用，最大限度地促进办公管理资源互联互通和协同共享。

4.3 深化应用，完善功能

聚焦办公管理的核心业务和重点工作，不断拓展相关应用功能。强化办公管理信息化建设与应用，提供更加高效、智能的办公管理服务体系。

4.4 统一标准，保障安全

加强办公管理信息化建设标准体系的研究和应用，提高建设的规范性、开放性和实用性。正确处理安全与发展之间的关系，同步健全与办公业务应用深度融合的安全体系，切实保障网络、信息和应用安全。

5 实施优化办公管理应注意的问题

上海铁路局实施优化办公管理建设主要基于0A系统平台，整合办公网页、电子公文系统、电子邮箱系统及其他专项信息系统，也要充分利用互联网和移动互联网资源，推进移动办公平台建设，构建协同办公体系，重点解决以下几个方面问题。

5.1 确保先进性

在当今世界中，技术发展日新月异，所以，在办公管理信息化建立之初就应采用最为先进的主流技术，以确保系统结构与应用设计的先进性，使其得以长期有效地为上海铁路局办公管理提供支持。

5.2 确保稳定性

办公管理信息化建设应当采用时下成熟、稳定的信息技术，而非刻意追求新奇，必须保证在大量的数据处理和长期运转过程中可以安全稳定的运行。

5.3 确保实用性

由于办公管理信息化建立要面对不同层次的用户群体，局管内地区差异大，所需功能种类也不同，所以在建立中不能一味地加入各种功能，应针对基层单位实际需要，使工作流程尽量简洁，具有实用性。

5.4 确保安全性

对于引用互联网进行办公管理信息化，信息安全是最为重视的方面之一，优化办公管理在建设时，就必须要有一个完善的安全保障体系，对于黑客入侵、电脑病毒等都应具备较强的防范能力，确保数据不被窃取，而且对于数据还应具有备份保障与数据恢复能力。

5.5 确保开放性

在网络化运用大发展的今天，单一系统软件已经不能满足实际工作的需要，那么我们就需要办公管理信息化能够有较高的开放性，可以兼容更多的信息系统，以达到更佳的应用效果。随着铁路局市场主体地位不断加强，为提高核心竞争力，需要企业更多与社会上各类企业共享信息数据，办公管理信息化必须具备很强的兼容性和可拓展性，确保企业更快的融入国际、国内运输市场。

6 结束语

虽然现在办公管理信息化已经展现了无比优越的先进性，并已经相当广泛的被众多企事业单位所采用，但是当前在电子印章、数字签名等方面的认同性和有效性尚待国家立法认可。同时，办公管理信息化带来的不仅是技术的革命，更是一种管理理念的转变，上海铁路局对办公管理信息化的应用尚处于起步阶段，通过推进优化办公管理来实现上海铁路局办公效率的提升和管理水平的提高是未来发展的必然方向，但实现信息化手段来优化办公管理将任重道远。

责任编辑：王 华

来稿日期：2015-05-18