中国能建安徽院数字化档案馆项目建设
2015-04-02王博
王博
档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重要资产。集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂，各下属单位分散等特点。对于集团企业，实现集中部署应用、分级管理，构建立体式企业数字档案馆，是集团企业数字档案管理最佳解决之道。
1 项目背景
安徽院数字化档案馆建设项目根据集团公司的规划和要求，以建成具有中国能建特色，资源丰富、管理高效、利用便捷、安全可靠的数字化档案馆为目标开展相关工作。
2 技术简介
该系统基于B/S结构，数据库类型为 Oracle 11g，支持Linux、Windows XP、Window2008、Windows7等多种操作系统，支持IE（8.0及以上）浏览器。支持用户操作界面的个性化展示。系统应支持分权管理模式，用户管理遵循角色授权模型。用户规模约为700人。
3 功能简介
1、数字档案门户
根据档案馆建设情况以及信息化建设方向，经过多次的调研沟通，形成了数字档案馆门户。
2、个人办公
个人信息的管理平台，可以显示自己借阅信息，以及审批情况。并可以存放自己关注的档案（有权限的档案）或者文档。
3、数据管理
针对实际的档案业务情况，将档案根据处理情况分为预归档库管理（数据采集）、移交库管理（档案数据整理）、档案库管理（档案数据管理）三个模块分别进行管理，在每个模块中需自定义档案类型，并且对各档案类型的字段自定义维护。
三个模块的数据之间关系为：首先将采集到的数据通过新增、保存等功能分类存放到预归档管理中，然后对预归档中的数据进行编辑整理后通过文件归档功能归档到移交库中管理，在移交库中对数据进行编号、编目等进一步档案整理操作，完成整理后，将档案通过移交功能移交到档案库管理中，形成真实电子档案。
4、档案保管
对已经入库的档案进行日常的管理，包括对档案进行销毁鉴定、损坏鉴定，并对已销毁或损坏的档案进行处理后保存到档案的销毁库、档案损坏库中。
5、档案设置
对档案系统的初始化设置，根据档案业务对各个档案类型的录入项等进行初始化的设置以及各项规则的设置，包括：全宗设置、档案类型设置、分类表设置、代码表设置、打印设置、字段对应规则设置、整理规则设置（立卷模式设置、档号生成规则设置、目录号生成规则设置）、路径设置、电子文件命名规则设置等。
6、系统设置
对系统的初始化设置和管理，包括：立档单位设置、机构部门管理、用户管理、角色管理、组管理、系统权限管理、目录权限管理、数据权限管理、数据库备份、数据库恢复、光盘刻录、系统日志管理、业务操作日志管理。
7、权限管理
档案系统针对不同的用户，可分别进行权限的控制，档案系统权限主要分为“功能模块”、“档案类型目录”、“借阅查看”3大部分的权限控制。“功能模块”主要根据用户对档案系统的实际使用情况的不同，对各个功能点的权限控制。
8、档案利用
对已经归档到档案系统中的数据，进行检索利用。检索主要采用百度网站的检索风格和方式，实现全文检索功能查找与关键词相关的数据信息，对有权限的档案数据可以直接进行查看浏览、下载、打印的相应操作，对没有权限的档案数据需要发起借阅申请，采取购物车的方式进行借阅，先将需要借阅的档案加入借阅申请，然后对借阅的档案填写借阅理由，借阅时间等相关信息，然后提交申请，走借阅审批流程，由相关领导进行审批后才可对的档案数据进行查看浏览、下载、打印的相应操作。
9、实现与OA系统数据同步接口功能
OA中办结的文件可直接进入到数字档案馆系统中，实现了线上时时归档功能。此功能分为“自动归档”和“手动归档”2种方式，根据需要可自行选择，并将每次的操作实现详细日志记载，保证了数据的完整性。
10、借阅流程的实现
根据具体工作情况，定制的相应的借阅流程，主要应用于档案实体预约借阅和电子借阅。借阅流程主要分为部门内部、部门外部、两个个借阅流程，以实现借阅审批。
11、实现统计功能
在系统基本的档案年报统计、馆藏统计之上，结合集团实际的业务开发了“档案归档情况统计”“档案人员工作量统计”两大统计功能。
档案归档情况统计：用户统计出各个部门在一段时间内档案的归档情况，以数据录入到档案系统的时间作为统计日期阶段的条件，详细的按照归档部门、保管期限、档案类型来进行统计，并将数据进行合计。
档案人员工作量统计：用于统计出档案人员在一段时间内对档案整理的工作量，以归档日期、整理人、检查人作为统计条件，当条件为空值时，将统计出所有的数据值，统计项包括，档案整理库以及档案管理库中的记录条目、以及电子原文件个数等。。
4 未来展望
经过阶段性测试，该系统符合档案管理业务的基本模式，能实现档案管理的基本功能。安徽院相关档案管理人员正会同软件公司研发人员分析系统试运行中产生的问题，从而令此系统能成为管理高效、利用便捷、安全可靠的符合集团公司要求的数字档案馆。
