基于事业单位档案管理信息化建设的“五个基础”的相关探讨

董晶晶

摘 要：由于事业单位档案管理的水平可以通过该事业单位的档案信息化的程度反映出来，因此，加强事业单位的档案管理的信息化建设显得特别重要，并且具有相当大的现实意义。计算机信息技术高速发展是我国档案管理建设的一个重要契机。事业单位档案管理信息化建设作为新时代档案管理追求的目标，我们必须抓住这个契机，做好信息化建设工作。我们如果要做好事业单位档案信息化管理，就必须实行网络化管理以及提高档案管理的服务水平电子档案与纸质档案相比有便于修改和查询以及保存的优点，还可以利用网络进行快速传递，进一步提高事业单位档案管理的利用效率，可以有效的降低档案管理成本。

但是，目前在档案管理信息化建设中，仍然存在在很多问题，本文从这些问题入手，就如何做好档案管理信息化建设的“五个基础”做一个简单的研究探讨，希望可以给事业单位档案管理信息化建设提出一些有用的启示。

关键词：事业单位；档案管理；信息化；五个基础

随着经济不断的发展，信息化不断深入各行各业，档案管理信息化和档案信息化建设已经成为各事业单位面对飞速发展的信息化社会的必然选择。所谓“档案管理的信息化”，是指通过对当档案管理的模式重心进行转型：即档案管理的模式由传统的以档案实体保管作为重点，转向以档案实体通过信息化形式向社会提供服务作为重点。可以对档案信息资源进行提取和加工以及分析、分类实现事业单位实现档案管理的信息化，还可以提高事业单位档案管理的效益。

1 事业单位档案管理存在的问题

1.1 信息化管理在事业单位档案管理受到的重视不够

由于无法直接为事业单位创造经济效益，所以事业事业单位档案管理的工作不是一个受人关注的工作。事业单位由于有自己的重点业务，一般容易忽视事业单位的档案信息化和档案管理工作。而且有一部分事业单位的领导以及档案管理人员没有足够认识到档案信息化工作的重要性，因此疏忽了档案信息化管理工作，没有对档案信息化管理需要的人力物力提供足够的保证，以及工作人员的没有足够的管理意识。从根本原因来说，主要还是领导对档案管理工作的忽视，没有真正的把档案信息化管理的工作按照规定归档，保管做好统筹工作。

1.2 信息化管理在事业单位档案管理的制度不够健全完善

尽管档案管理工作不能为事业单位带来直接效益，也不能忽略档案管理信息化工作在事业单位中的重要作用。事业单位一般比较重视自己单位的业务，容易忽视档案信息化建设的发展，不能为档案管理信息化的设备设施提供资金技术的支持，导致档案管理信息化建设不完善，同时，没有足够重视档案管理信息化建设的规章制度的完善，由于档案管理的规章制度不够完善，尽管很多事业单位开始重视发展建设信息化档案管理，仍然不能确保工作的质量和效果。

1.3 资金设备投入力度不够

由于某些事业单位的资金不够充足，导致档案管理信息化建设所需的软件硬件设备陈旧落后，跟不上发展的需要。导致了档案信息无法完善健康的发展，使得信息有一定的滞后性。而且由于设备落后，不能支持信息化工作，使得档案信息不能做到及时的掌握和紧跟。使得档案信息化工作发展受到极大的制约。工作效率低下，有碍信息化建设的发展。

1.4 事业单位档案的管理人员素质不高

尽管有些事业单位加大了对档案管理的资金设备的投入，逐渐完善了信息化档案管理的相关规章制度和条件，但是仍然存在一个重要问题。那就是忽略了档案管理的主体管理人员。大部分管理人员对于计算机和软件方面的专业知识不够了解，相当欠缺。不能及时的掌握了解跟上日新月异发展的电脑技术，对新知识新技术的理解吸收能力不高，不能充分运用档案信息化管理的信息技术。最终导致管理人员的主要工作停留在浅显的信息录入，查找方面。

1.5 缺乏相应的相关应用软件

档案信息化已经成了档案管理工作的主流趋势。但是很多事业单位的缺乏与之配套的的功能齐全的，操作简易的应用软件，档案管理应用软件一般来说很难短时间内上手掌握，在一定程度上大大的影响了档案管理信息化进程。档案管理软件的应用能够大幅度降低档案工作的出错率，大幅度提供工作效率。而且在修正也十分方便。

2 事业单位档案管理信息化的措施

2.1 加强档案信息资源的建设，档案信息资源建设是档案信息化建设的核心问题

如果没有可供利用的档案信息资源作为基础，根本不可能说起追求档案管理的效率和速度。详细的说首先是要建立完全完善完整的档案目录中心，讲事业单位分散的信息资源进行整合优化。其次，加速档案信息资源数字化进程，通过网络计算机技术，多媒体技术和数据库数据进行资源信息数字化，提高档案管理的效率。然后构建三网互融的互联网环境，方便资源信息的更新转换，加强加快网络信息档案系统。争取在档案管理的基础上，加入国家的档案管理。进行资源网建设，与其他事业单位的档案信息合作共建，在互联网上为广大人民提供更多的信息。更加优质的服务。

2.2 建立科学的管理制度，提高管理人员的素质

信息化时代的到来，拓宽了档案工作的领域，扩大了服务范围，手段也变化了，更加现代化，这对档案管理人员来说即是机遇也是挑战，要求事业单位的领导重视档案管工作，结合实际情况，有远见的提出完善的相关制度，更好的指导档案管理工作的进行。同时也要求档案管理工作人员努力学习新知识新技术，掌握互联网技术、计算机等技术，更好的服务档案管理工作，提高工作效率。完善工作任务。

2.3 建立信息化平台推广模式

为了更好的服务于信息需求者搭建的档案管理信息平台。不是所谓的形象工程，所以，相关管理部门要对信息平台进行推广和宣传，运用相关信息技术让需求者通过信息平台更好的知道了解获得想要的相关信息以及平台查找的快捷性的优势。以便提升平台的知名度；还要充分利用借鉴其他企业，单位的先进技术和经验，不断完善信息化平台的相关技术，以便能够更好的服务，实现信息化。从根本上提升信息化平台的工作效率和服务质量。

2.4 加强档案信息化管理的安全工作和开发利用

在信息化工作的进程中，越来越多的事业单位感受到了信息化工作的好处，也在大力的推进信息化进程，然而很多事业单位由于重视度不够，安全措施不到位，所以在档案信息化管理的工作中要充分运用“防火墙”技术预防来自外部的攻击，增加档案信息的安全性。加大对信信息化技术的开发和利用，提高档案管理工作的效率。

3 结束语

档案管理信息化是档案管理工作的发展的必然趋势，事业单位要把握好信息飞速发展的契机，运用信息技术，计算机技术从“五个基础”问题入手，加大对信息化管理的投入，提高档案管理人员的素质和工作效率。

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