浅谈档案部门关注社区居民健康档案管理的思考

杨金亮

党中央、国务院高度重视社区卫生工作，将发展社区卫生服务作为深化卫生改革问题的重要举措，作为实现“人人享有卫生保健”目标的基础环节，把居民健康档案列为九类公共卫生服务项目之首，加快推进城市居民健康档案建设，启动农村居民健康档案建设工作。要求到2011年，老年人、孕妇、儿童、残疾人、慢性病人等重点人群的健康档案建档率力争农村达到50%以上，城市达到90%以上，其他人群达到30%以上。随着社区民居民健康档案建设工作全面铺开，档案内容的更新深化，为档案专业部门和档案行政机关带来了新的研究课题，值得档案部门及时跟进，指导建立和完善社区居民健康档案建设工作的顺利发展。

1 社区居民健康档案的社会地位与作用

1.1 社区居民健康档案的社会意义

建立完整系统的社区居民健康档案，除了满足卫生服务需求、保障全科医疗实践、实施预防医学措施、建立全科医疗制度、规范社区卫生服务、合理利用卫生资源、评价医疗卫生质量、提供管理决策依据和科研教学九大功能之外，社区居民健康档案还有更深层次、更重要的社会学的意义，其真实性、科学性、完整性、连续性和可用性还将发挥不可估量的健康档案本身以外的社会作用。如果不及时采取有效的管理措施，甚至引起社区居民健康档案作用的异化。社区居民健康档案甚至事关中华民族身体素质发展方向的研究。借助社区居民健康档案材料进行正、反两方面的研究作用显而易见，为了抢占生物科研制高点，国际竞争异常激烈，不可小觑。

1.2 党和国家惠及民生的政策对社区居民健康档案建设发挥了支撑和促进作用，其社会地位和重视程度大幅提高

金融危机使我国党和政府为社区医疗卫生事业作出了惠及民生的重大决策，为加速社区居民健康档案的建设带来了新的机遇。使这项长期的、惠及子孙后代的社区居民健康档案建设蓬勃兴起

1.2.1社区居民健康档案覆盖面迅速扩大，作用越来越明显。我国的社区卫生服务经过了十年的发展，而社区居民健康档案建设工作只用两三年就初具规模。社区居民健康档案包括个人健康档案、家庭健康档和社区健康档案三大类。前者是以健康问题和预防问题为导向的记录。

1.2.2各级政府和卫生行政部门开展了大张旗鼓的宣传教育和层层培训，为促进社区居民健康档案建设，维护社会稳定发挥了重大作用，同时为规范社区居民健康档案的格式，保证建档质量奠定了基础。

1.2.3各级政府以人民健康水平和疾病谱的变化作为医疗卫生工作重点，有的放矢发挥政府职能作用。社区居民健康档案的作用，包括平时利用和综合利用。平时利用就是对个体的疾病预防或治疗，以及定期或特殊的健康检查信息记入个人的健康档案。综合利用是对个人、家庭和社区健康档案中共性的指标，采用流行病学和卫生统计学等研究分析方法，进行数据处理，找出规律性、普遍性的指标，为工作决策提供依据，如社区疾病防治的重点是什么，就要分析各种疾病的人群分布及其危害程度情况，把分布广泛、患病率高、危害健康程度较重的疾病作为防治重点。哪一个季节应该以哪种疾病防治为重点，这就要分析不同疾病在不同季节的消涨情况。这就是疾病谱的分析方法。社区居民健康档案能准确反映疾病谱的真实性，自然很容易确定疾病预防控制工作的重点。

2 档案部门要加强对社区居民健康档案的管理

2.1 依法管理社区居民健康档案

2.1.1档案部门要把社区居民健康档案纳入自己的职责范围，依法管理，加强行政监督。从定期归口收集管理入手，对档案员进行统一培训，增强档案室的行政监督力度，使社区居民健康档案工作走上法制法轨道。

2.1.2建立社区居民健康档案的管理模式。要充分利用档案部门的技术优势，研究制定区域内统一的建档模式，实现社区之间、区县之间、地区之间的数据对接，并为计算机管理奠定基础。

2.1.3依法保护社区居民健康档案的各种载体信息材料和生物材料等资源，防止被窃取外流；依法保护社区居民健康档案的隐私记录，维护尊重人格，防止破坏社会稳定的非法行为发生，保持社会、家庭的和谐安定。

2.1.4指导社区开展居民健康档案资料编研，为广泛利用大开方便之门。利用综合的或单项的统计资料，为自身的历史对比、横向的地区之间甚至国家之间的对比，提供资料，为饮食结构研究、医药发展研究和教学研究提供依据。

2.2 管理模式的建立与发展

2.2.1建立社区档案分类大纲。要把居民健康档案纳入社区档案的管理范畴，建立台帐，分配全宗号。年度统计资料和专项分析材料应列为永久保存的档案材料定期收集进馆，为以后的发展比较和工作决策提供本底资料。社区居民的健康档案是动态资料，其建档方式通常采用群体建档和个体分别建档相结合的方式。其基本方法是在确定了建档对象后 ，对所有的建档对象通过个人健康检查、家庭调查等途径获取的资料，填入个人健康档案。对日后新加入的居民则采取个别建档的方式，把平时就诊资料记录进档，通过不断积累逐步完善个人健康档案。个人健康档案使用期限是人的终生，为便于检索，对已故之人要有专门的销号检索，以减少贮存空间占用，为统计带来方便。

2.2.2设置卷内目录。按照目前我国统一的居民健康档案的内容一般为十项：即一般资料、长期性健康问题、暂时性健康问题、体检记录、按诊记录、随访记录、会诊记录、转诊记录、辅助检查和其他资料。由于档案是动态形式，为便于翻阅查找和内容扩充，一要使用打孔活页装订；二要用不同颜色的纸张做卷内目录，便于卷内检索；三是将不同型的资料进行打孔、折叠、粘贴后归类，保持案卷整齐；四要对特殊载体材料（如X光胶片、CT胶片、核磁共振胶片等）另行编号，分开存放，并在报告单和目录上注明存放号。这方面要在实践中不断摸索完善。

2.2.3装具的设置。一要分类，不同材质的载体要选不同的装具。防磁、防虫、防火、防尘、控制温湿度等档案保护措施要达到基本要求，以加强对居健康档案的保护。例如许多医疗化验检查报告单是电脑打印，字迹颜色浅且容易氧化模糊直到字迹消失，对这类材料要以喷墨材料及时复印保存。

2.3 社区居民健康档案的利用

2.3.1满足基本利用功能。个人健康档案是开展“六位一体”的基础。居民健康档案纪录了人们健康信息的系统文件，是开展社区卫生防病工作，满足社区居民的预防、医疗、保健、康复、健康教育、生育指导“六位一体”的卫生服务需求，提供经济、有效、综合、连续的基层卫生服务的基础。这是建设社区居民健康档案的初衷，建档必须以满足这些利用功能为前提。

2.3.2使社区居民健康档案能提供群体健康状况的动态变化。根据社区居民健康档案提供的信息，能够识辨高危人群，了解病人的来源，疾病构成，严重程度，年龄、职业、时间、地区的分布，对于有效组织诊疗服务，合理配置卫生资源，及时调整服务项目，采取相应的适宜技术和措施，控制疾病的发展发挥重要作用，并能有针对性地进行健康教育与健康促进。为此，要求对家庭健康档案和社区健康档案作为重点统计资料，长期系统归档保存。

2.3.3发挥社区居民健康档案科研与教育的重要作用。居民健康档案在医学科研中具有重要的利用价值在于资料的全面性、连续性、可检索性，是不可多得的好教材。计算机的应用，将使社区居民健康档案在科学计算、信息管理、过程控制、记录查询、保密检索、音像动态、远程会诊、互联网传送和资源共享等方面，带来了巨大的发展空间。因此，档案管理部门在应用现代管理技术，做好社区居民健康档案方面的指导协调作用。加强社区居民健康档案的管理工作，大有可为，必将为档案部门的业务工作开辟一片新天地。