地铁工程档案管理策略探析

摘 要：随着城市化建设的飞速发展，我国地铁成为了人们出行的主要工具，如何加强地铁工程的档案管理工作也成为人们研究的焦点。本文具体分析了我国地铁档案管理存在的一些不足之处，并且对档案管理工作提出自己的一些对策，以供同仁参考。

关键词：地铁工程；档案管理；问题；策略

随着我国经济的飞速发展，城市化进程也逐渐加快，地铁成为了人们出行的一个重要工具。北京、上海、南京、苏州等等城市，先后开始了地铁的修建工程。地铁工程档案管理对日后地铁的维护起到很重要作用，但往往也是人们最容易忽视的一部分。因此，如何建立一个科学、完善的档案管理体系，就是当下急需解决的一个问题。

1 地铁工程档案管理存在的问题

地铁工程是一项任务比较艰巨，时间跨度比较长的工程，地铁工程档案的管理在地铁工程中占据很重要的比例，但是其经常得不到工作人员的重视，在地铁档案管理过程中存在各种各样的问题，导致管理不严格，影响到了后期地铁的服务质量。我国目前地铁工程档案管理主要存在如下的一些问题：

1.1 档案内容不全面

很多地铁工程单位在管理档案的时候，将管理的内容只局限为地铁的设计图纸，对该图纸讨论阶段的相关数据资料，地铁施工准备阶段的文件重视程度不高，出现了漏管的现象。很多地铁工程管理档案都缺少审批的相关文件、地铁周围停车场的规划资料等附属资料；另外，很多管理人员只重视某个阶段的档案管理工作，并不能做好善始善终，对档案进行由头至尾的管理，尤其是在工程快要竣工的时候，财务结算方面的资料很容易被忽略；最后，档案有纸质档案，也有电子版的档案。但是管理人员在管理档案时，一味追求对纸质档案的管理，而忽略了电子资料。

1.2 档案管理人员综合素质不高

地体工程的工作量比较大，一般都是由多个单位共同完成一项地铁工程，每个单位的管理人员素质层次不齐，缺乏受过专业训练的管理员，导致管理工作中会出现各种各样的问题。

1.3 编制缺乏统一的规范

当下，我国针对地铁工程档案的编制缺少一个统一的规范，政府各个部门有不同的管理规范，导致档案的编制人员在管理档案时，无法按照统一的规格来管理，导致档案缺乏完整性。

2 地铁工程档案管理策略探析

地铁档案管理是一项比浩大的工程，需要各单位各部门的相互配合，明确分工，才能够保证工程档案更加科学、合理、完善。

2.1 提高管理人员对档案管理的重视

2.1.1 实行责任制的管理体系

地铁档案的管理对地铁后期运营起到很大的作用，在管理档案时，应当明确规定一个领导来分派管理的任务，每年年终时需对档案管理工作完成情况进行考核，同时也应当定期对其进行评价。在单位的日常会议上，相关领导要不断强调档案管理的重要意义，保证全单位的员工能够认识到档案管理的重要性，进而进行“精品档案”的创建工作，在地铁工程完工时，档案管理需要符合国家规定的标准。

领导在明确每个部门管理的档案内容，及其相互间的隶属关系时，要求每个部门都能有一个负责人来引领档案的管理工作。并且要建设一张完整严密的地铁工程档案管理网络，包括各个建设、施工、监管等在内的各个部门，明确规定每个工作人员的责任，做到奖惩分明。

2.1.2 制定规章制度，规范管理工作

铁路工程单位应当根据我国的《档案法》相关规定，以及铁路共层的实际情况，来制定本单位的档案管理规章制度，以规范档案管理的具体流程，保证档案的形成、收集、整理、入档都能够做到位。

2.1.3 宣传工作做到位

地铁工程的档案时该项工程运作的真实写照，同时也是城市建设的重要参考资料，能够比较真实、准确地反映一项铁路工程的质量，同时在日后的改建工作中，也能够作为参考。要想做好档案的管理工作，必须要使全体人员认识到档案管理的重要性，在进行铁路建设的同时，也不能忽视了对档案管理的相关法律法规的学习工作。

2.2 明确各部门负责管理的范围

在铁路工程档案管理的过程中，除了要按照国家的档案管理标准，当地的档案管理标准，同时还要结合工程的实际情况，细化各个部门管理的具体内容和范围，尤其是要明确各个子单位应当管理的档案。这样才可以保证工程在开始时，各个部门的相关人员就能够开展自己的档案管理工作，做到管理过程有条不紊，保证档案资料的完整性。单位应当组织专业的档案管理人员通过会议进行讨论、修改和完善，从而使得最终档案范围能够覆盖所有的专业，使每个管理人员都能明确自己管理的内容，提高管理的效率。

2.3 分类编号具体化

档案的编号分类即需要体现出其专业性，也需要体现出每个档案的特点。在制定档案号的时候，不能只将案卷名作为档案的编号，这样缺乏科学性。在对档案进行分类编号时，应当充分地运用现代化的信息技术，方便日后的档案检索。同时，档案也应当体现出每个地铁线路之间的差别和专业性。对于地铁在后期维护工作中的档案，也应当及时整理、入档，方便日后的查找。

科学的编号应当包括以下四个部分，分别是项目号、种类号、所属类目的编号以及案卷的顺序编号。这样能够使管理者一目了然，方便管理人员查找档案。比如在制定项目号是，可以以地铁的标段代号作为一个划分的标准，从而保证档案能够完整地体现地铁施工的各个阶段。这同时也对档案管理者提出了高要求，其不断要了解每个地铁的划分方式，同时也要了解每个地铁路线、阶段的具体特点，了解地铁的现实变动情况等等。

2.4 重视对竣工档案的管理

很多单位在地铁竣工时，并不重视竣工档案的管理，导致档案缺乏完整性。竣工档案主要是指竣工的图纸，其能够反映出地铁的整体样貌。因此，要保证竣工档案的科学性和精确性，就需要使竣工图纸真实性得到保证，这并非是一件容易的事情，它需要包括施工方、监管方、建设方、设计方等各个单位的相互配合。在制定竣工图纸时，一定要明确图纸的质量标准、制作要求，对图纸的编制进行严格的管理。并且，在制定图纸过程中如若出现了人员变动，一定要名且每个人员的责任，确保目录和具体内容能够保持一致。

2.5 信息化管理技术的充分运用

地铁工程档案的管理是地铁建设的真实记录，其是城市规划工作中的重要参考资料，随着经济的不断发展，工程档案管理的重要性也日益突出。随着信息技术的不断发展，我国已经迈入了信息化的时代，地铁档案管理工作也应当紧随时代发展的步伐，采用信息化的管理技术，来对地铁工程的档案进行管理、归类，是得所有工作向自动化、信息化的方向发展。运用信息化技术来管理地铁工程档案主要有如下几种做法。

第一，将纸质化的档案电子化。运用计算机，将记录在纸上档案的数据录入电脑中，建立一个电子档案，能够长时间的保管，并且随时方便查阅，查阅结果比较精准并且节约了大量的时间。

第二，充分运用计算机自带了文字处理技术，将档案根据需要，按照年份、项目名、所述类别等等进行归类，方面日后的检索工作。

3 结束语

地铁工程档案是整个地铁工程的重要组成部分，其因为自身具有的复杂性、综合性，内容涉及到地铁工程的各个技术部门。只有在地铁施工过程中，各个部门在重视地铁施工建设的同时，也能够通过相互的分工合作，加强对档案的管理，才能够保证整个档案的真实性、准确性和完整性，为日后的地铁建设和城市规划提供重要的参考。

参考文献

[1]谢颖浅谈地铁工程档案管理中存在的问题及对策。四川档案2006.06.

[2]宋洁城市交通建设工程档案管理的问题与对策。城建档案2006.03.

[3]许辉交通工程档案质量剖析与管理控制。经济科技档案2005.10.

作者简介

何胜兰（1986-），女，汉，四川达州，成都地铁有限责任公司，助理馆员?。