浅谈电力基建项目档案的超前管理

摘要：随着国民经济的持续发展，电力行业发展、体制改革的不断深入，电力基建项目也越来越多，这样便带动了电力基建项目的档案管理。这是一个动态的过程，需要处理大量的数据和信息，作为一项特殊的管理工作，如何做好超前管理尤为重要。文章根据目前电力基建项目档案的超前管理提出问题并展开讨论。

关键词：电力基建项目：档案管理；超前管理；档案资料；电力设施 文献标识码：A

中图分类号：TM73 文章编号：1009-2374（2015）09-0188-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.0850

1 电力基建项目档案管理中存在的问题

1.1 对电力基建项目档案管理的重要性意识淡薄

在电力基建项目中，几乎大多数基建项目都存在一个很普遍的现象，由于经济利益和工期等原因，大家都着眼于工程项目的建设而往往忽略了专门记录工程建设进程的档案管理。首先，部分重要的项目档案资料都分散在各个管理人员手中，无法完成档案资料的及时归档工作，造成基建项目的收集、整理和归档工作与工程建设施工不能同步的开展；其次，淡薄的档案管理意识在上层工作的指导内容中也没有涉及，如果只重视工程建设，对档案的管理不进行责任制的监督，在日后的电力项目档案管理工作会带来严重的阻碍。

1.2 档案管理人员的技术素质有待于进一步提高

大部分基建单位的档案管理人员存在一个普遍问题，即年龄结构小、档案管理人员变动频繁、工作经验不够、档案管理业务生疏等问题。而对于施工方交来的资料，档案管理员其实难以确定档案的内容是否真实反映工程竣工时的实际情况和建设过程，也可能判断不清是否图物相符，这样便不能有效识别技术数据是否准确可靠。另外，大多数电力企业偏向于电力技术员工的培养训练，基本上容易忽视档案人员的专业技术培训，很多时候档案管理工作是被动的，以至于归档不及时内容资料不全。再者，电力基建项目的施工队伍流动性大，使得管理工作与施工工程严重脱节、资料流向不明等，这就是档案管理职责没有重视落实的

结果。

1.3 电力基建工程项目的档案资料收集不全面

由于电力基建档案资料形成的时间一般较长，一些资料会根据在施工中的需要临时发生变更，而施工人员对档案的重要性以及整理认识不足，往往很难反映到竣工验收的资料中。档案人员只懂档案知识，不懂工程技术知识，交来什么，收集什么，像这些原因造成一些电力基建工程档案资料的不准确，给以后的提供利用带来很大不便。

2 档案的超前管理对电力基建项目的重要性

2.1 基建档案管理记录历史

一般情况下，档案中会有相对于电力基建工程项目的历史资料记录、历史场景重现的作用，这是非常重要的。像电力工程项目里一套齐全完整的基础设施建设档案需要系统地记录从工程下达计划、立项报告、规划设计、土地征用、施工合同到施工的全部过程再到工程验收、各种往来报表等。如此大量的文字数据资料、相关的图纸表格等，如果做好了超前的档案管理工作将会对电力企业日后的基建项目维护和进一步开发提供更多的快捷和方便。

2.2 基建项目档案的超前管理能够保障电力基建的质量

大多数电力行业的基础设施建设项目都是投资规模较大的项目，从立项到竣工一般都要三五年的时间；同时，参与建设施工的单位多，不仅仅涉及了勘察、设计、建设、施工和监理等单位还有金融机构、政府等部门的协助，而基建档案就是在这一套流程中各个环节所产生的资料和记录。

2.3 有利于对后期电力设施的再开发和改造

加强电力基建项目的档案超前管理有利于电力设施在竣工验收后在利用中的增值作用。因为电力基建是具有一定的建筑资质和需要较高的施工工艺的建筑行业，无论是从经济效益角度还是从扩大社会效益的角度来说都是其他行业所不能比的。超前管理电力基建档案不仅可以省掉后期开发的人力、物力和财力，可根据原设计方案进行扩建、技术改进等，便可节省大量经费，不然再改造的项目工程经济上也不会增值。

3 结合电力基建项目档案的问题加强超前管理

所谓超前管理，就是针对管理对象未来状态的管理，是依据对未来发展趋势的预测而采取的预防性或准备性的措施。超前管理是一门很复杂的管理，在电力基建的档案管理中许多人尽管十分重视，且投入很大精力但是难免会失败。

3.1 针对淡薄的档案管理意识，应该从自身做起

基于电力企业的高层、中层都着眼于工程设施的建设方面，大大忽略了在档案方面的管理，别说超前管理就算事后都会疏于管理。所以针对这个问题，电力企业应该充分认识到档案超前管理的重要性，设立专门为基建项目档案管理的部门，特别在决策选择的时候，档案管理人员一定要做好快速超前到位管理，并且配备好专业的档案技术管理人员对电力基建项目资料完成超前的档案管理。

3.2 提高电力行业基建项目档案管理人员的素质

电力企业单位不仅仅只重视施工技术员工的培养训练，更应该加强档案管理部门的技术人员培训。培训内容不是单方面的档案超前管理的问题而应该适当加强针对电力基建工程的培训，不仅让档案人员对施工方面的基本情况有所了解，至少知道哪些施工档案资料需要归档整理，不会出现交什么收什么不清楚的情况，同时还要培养档案管理人员对电力基建项目工程发展的状态提前做出可能性的判断，以便及时做到超前管理。

3.3 针对档案收集不全面的问题，将施工人员与档案管理人员手头的资料进行整合

由于电力基建项目是由多个部门、单位参建的，所以不仅要整合一个电力企业的施工与档案部门，更要将整个项目计划的两方人员手头的资料进行合理资源整合。特别是档案管理人员要提前做到超前的档案管理，在施工资料散落之前采取相应的预防性或准备性措施，像进行提前备案、归档等整理，尽量减少出现档案未登记，记录施工管理人员就将施工资料外流散落的情况。endprint

4 加强电力基建项目档案超前管理的措施

4.1 加强档案超前管理工作的责任制度建设

为了使基建档案资料提前纳入统一化的管理轨道，加强管理的依据性、权威性、规范性，统一项目工程文件的收集、编制和归档整理，制定一套完善的与电力工程项目相适应的档案管理制度。管理部门要认真履行自己的职责，对于项目工程建设过程中的各项档案管理工作要进行积极的协调、指导和监督。要做到超前管理，首先要加强监督检查的管理责任制度，在企业各级管理机构、档案的管理人员加大监督检查力度，强化超前管理，预防电力基建档案的流失。

4.2 加强对电力基建项目档案的统一集中化管理

由于电力项目的特殊性，参建部门单位杂多，对各个相关单位的基建项目档案资料必须要进行集中化管理，做好归档整理工作。尽量减少图纸或者文件由于企业内部部门不规范而丢失的问题，影响档案的超前管理工作进行。

要特别注意的是在档案管理中的网络问题，因为施工队伍的流动性强，项目范围规模比较广，所以网络管理是非常必要的：一是档案管理人员要明确各自的管理职责；二是档案流向网络后要实行档案的流动性管理，即使有人事上的变动也要保证好档案资料的完整性和严密性。

4.3 规范电子化文档归档，提高档案信息的实效性

如今网络数字技术的应用和普及，推动了档案工作不仅仅局限于纸张，已经走向数字化的档案工作时代，为档案信息管理注入了新的活力，所以在电力基建档案管理的时候需要改造思维模式。当然，同时对档案管理的信息需求也越来越大，其中的要求也越发准确、快速和系统，所以对电子文档的超前收集工作就显得尤为

重要。

5 结语

总之，电力基建项目管理是一个动态过程，其中有大量的数据和信息需要处理，做好项目档案的超前管理尤显重要。因此，我们必须不断加强电力基建项目档案的超前管理工作，推动我国电力基础设施建设事业的可持续发展。

参考文献

[1] 黄爱芹.电力基建档案整理的常见问题[J].档案管理，2010，（5）.

[2] 陈秀菊.电力企业档案管理规范操作指南[M].北京：中国电力出版社，2010.

作者简介：叶海珍，女，广东河源人，广东电网有限责任公司东莞供电局助理工程师，研究方向：基建项目档案超前管控及档案的开发利用。

（责任编辑：王 波）endprint