吉林省社会保险档案管理工作的问题与对策

摘 要：2010年吉林省社会保险系统各级部门相继成立了档案管理中心，管理社会保险业务经办产生的档案。2011年全部通过了人社部社保中心的达标验收。本文介绍了吉林省社会保险档案工作的整体情况、存在的问题，并提出了3项对策解决问题。

关键词：吉林省社会保险；档案管理；业务档案一体化；培训方案

1 吉林省社会保险系统档案工作的现状

近年来，吉林省社保业务档案工作呈现了良好的工作局面。一是认识到位、领导重视。在调研交流中，各单位一把手对档案工作都非常重视，虽然不分管档案工作，但是对档案的重要性都有着深刻的认识，把档案工作当成全局重点工作摆布，尽其所能安排人手和经费，花大力气布置场地和设施，严格要求保证工作效率和质量；二是思路清晰、管理规范。全省社保业务档案管理都能够统一思路，大体的流程都符合《吉林省社会保险档案工作管理操作规程》要求，建立和各项规章制度，形成长效机制。场地布局比较合理，密集架摆放整齐，安全管理认真，按时完成当期的立卷归档工作。三是发挥潜力、利用广泛。档案管理的目的不是为了收集，而是为了利用。。社会保险业务档案的利用不仅仅兑现了社会保险记录一生、服务一生的承诺，每年都有大量的业务档案发挥了对业务纠错，保障参保对象的基本利益的作用。并且通过其对参保人员的社会活动记录的准确性和规范性，成为各级政府部门社会管理的重要抓手；四是立足实际、积极创新。档案管理工作要求严谨，但是在规范管理的同时，各地档案工作实际工作中，应对特殊情况，积极地创新，总结了宝贵的经验，为全系统档案工作提供了新的思路和方法。例如：有的地方将档案封皮设计进行了创新，可以再扫描后更好地装订；有的地方根据一些新的、特殊业务的情况，根据相关业务处室的实际要求对管理期限表进行了扩展，是对省局操作规程的良好补充。

2 目前存在的问题

2.1 在场地设施方面，存在着设立布局不合理的问题

个别中心的档案库房设立在一楼甚至是地下室，导致库房潮湿，甚至有水灾的隐患。有些档案库房空间不足，满足不了日益增长的业务发展需要。部分新建库房时没有及时的做承重处理，在存放档案数量达到一定规模时不能保证安全。库房有窗户的很少使用遮光窗帘，防光的效果不是很好。

2.2 在立卷、收集档案方面，有些管理细节缺乏规范

案卷分类、保管期限划分不准确，卷内目录和封面填写不规范、备考表填写不完整、案卷标题拟写概括不准确等问题普遍存在，这些错误在各地档案管理工作中有着不同的体现，甚至同一地区的各档案中心差异也很大。

2.3 在整理、移交、保管档案方面，部分管理功能缺失

多数地区管理工具利用的不够充分，没有建立完整准确的存放示意图和索引，缺少计算机管理（机读目录），以至于管理没有形成标准化的体系，而更多地依赖管理人员的记忆和经验。库房内虽然都有温湿度情况记录，但却没有相应的因对措施。

3 问题原因

3.1 吉林省社会保险档案工作开展的时间短，底子薄

相对开展了20年的社会保险业务相比，社会保险业务档案管理才启动了5年，虽然从各地档案中心成立伊始，便开始专注于规范化、信息化的管理理念，但是由于档案工作本身的复杂性和社会保险不断扩充的业务种类，显得积累不够、底蕴不足，还需要更加完善、规范的管理体系。

3.2 培训和指导缺乏系统性和持续性

近年来，省局和省档案局组织过几次培训，培训都取得了明显的效果，推动了全系统的业务档案工作，但是培训的内容形式比较单一，针对工作实际的问题不够准确；培训的时间较短也导致课程的安排不够系统，业务知识阐述的不够详细。培训的时间间隔比较大，并且受到档案工作平时工作量比较大和地方经费紧张等因素制约导致许多从事档案工作人员无法参加，容易出现断层、断代的问题。

省局档案中心的人员和精力有限，对基层的指导重视程度不够一般仅仅靠检查工作任务的推动，导致了指导工作有所缺位。各地级市档案中心只顾闷头干活，也没有尽到对县级市的指导的职责。

3.3 档案工作人员不充足、不固定，流动性大

各地档案中心工作人员数量普遍和业务量不成正比，繁重的任务出现错的几率也就会增加，工作的性质比较单一，环境相对恶劣，很难调动起他们的工作热情和积极性。

其中，公益性岗位和临时工作人员居多，人员流动性较大，每一个人员上岗多数没有进行系统的培训，在没有理解政策法规和业务规程的情况下就无法保证经办的准确性和规范性。

4 解决方法

（一）2015年，集成档案管理一体化的吉林省社会保险业务经办系统第三版开发完成并实际应用。“部门立卷、分散著录、集中管理、实时查询、开放利用、数据统一”的档案信息化管理模式，建立了完整的社保档案影像化管理系统，实现对社会保险业务档案从经办开始的全生命周期有效管理，实现了与社保业务系统的相互嵌入和互联互通，通过经办产生著录信息，以影像化档案资料支持和辅助业务经办。使吉林省社会保险业务档案管理进入了规范化、信息化管理时代。

（二）各地社保局要重视档案设施建设和队伍建设。在库房面积紧张和设立不合理的客观条件下，发挥主观能动性，通过改造、调整、加固等措施防患于未然。实在无法整改的，要加强监控，落实成制度，做好应急预案。

建设一支高素质、肯奉献的档案工作队伍，适当增加档案工作人员的数量和提高待遇，保证从事档案工作的人员可以长期稳定。提高档案工作人员整体素质，以适应社会保险业务与档案管理一体化的进程。

（三）我们通过研究当前档案工作出现的问题和原因，结合目前培训不易开展的实际情况，配合三版系统和业务流程的开发和应用，决定以视频培训片的形式进行业务培训。视频培训片是传递教育信息的声像教材，从选题到制作立足于科学性、教育性、艺术性、技术性入手，要做到目标明确、表述清晰、深入浅出、使其适应工作的需要。

细致入微的流程介绍，像是一对一的辅导，不仅可以使档案工作人员更加直观的理解、熟悉和规范档案操作的要求，还可以对业务科室人员的进行档案收集、整理相关培训。既减少了培训的费用和时间，还能让培训的效率更高、对象更广泛。同时，我们也要将各地好的经验和创新传播到各地，为各地交流提供平台。

随着社会保险业务的增加和新的问题的出现，我们会陆续的补充和增加新的内容，能够避免基层档案中心对新情况的失措和新政策的误读，减少不必要的培训。

作者简介

吕劲草（1982-），男，汉族，吉林省社会保险事业管理局，多年从事社会保险事业研究。endprint