影响高校实施数字档案馆建设的因素分析

杜玉春　申昌安　胡红

摘 要：本论文从高校开展数字档案资源建设实践的角度出发，通过对目前高校数字档案资源建设的现状调查分析，深入剖析高校数字档案资源建设中所出现的各种问题及制约因素，为提出符合高校的数字档案资源建设对策提供参考依据。

关键字：高校；数字档案馆；问题

科研项目：江西省高等学校档案科研课题资助（jxgxdakt-2012038）

1 背景

随着信息技术的迅速发展，Internet的普及和电子文档的大量产生，数字档案资源建设已经成为国内外档案学界关注的热点。

2012年，杨冬权在全国档案局长馆长会议上提出与全面建成小康社会相适应的档案工作目标，大力发展数字档案馆，推动综合档案馆馆藏档案数字化进程。

2014年，中共中央办公厅、国务院印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，要求档案工作人员加快推进传统载体档案数字化，切实推进档案存储数字化工作，促进资源共享。

2 数字档案馆

广义的数字档案馆又称为数字档案馆群，是一个由众多档案信息资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆集合，是一种基于网络环境下的数字化信息共建共享的社会档案馆系统，是一个以有序的信息空间和开放的信息环境为特征的，面向对象的分布式网状结构模式。

狭义的数字档案馆是一个电子化信息的仓储，能够存储大量各种形式的信息，用户可以通过网络方便地访问它，以获得这些信息，并且其信息存储和用户访问不受地域限制。[2]

狭义的数字档案馆与广义的数字档案馆，是一个当前目标与长远目标的关系，建立广义的数字档案馆必须以狭义的数字档案馆为基础。综上，高校数字档案馆是依托高等学校的电子化信息存储，能够存储大量各种信息。用户可以不受地域限制，通过网络授权访问它，获取各种档案信息。

3 高校数字档案馆建设存在的问题

3.1 基础设施与技术人才的短缺

基础设施建设是档案管理信息化的重要保障条件，必须大力加强基础设施建设，改善软硬件条件，使档案管理实现标准化、规范化、科学化。经费投入不足是基础建设不到位的主要原因。由于缺乏足够的资金投入，很多高校的档案设施设备相对落后和简单。

数字档案馆建设依靠的是物力和人力的综合投入。技术人才在数字档案馆建设中是最重要的建设资源，是数字档案馆构建与运作的关键。数字档案馆不仅仅关注档案的实体管理，更关注档案的获取和整合档案信息的能力。数字档案馆建设强调档案工作者的专业知识、技术能力、信息素养等等。数字档案馆的建设依赖于通讯和网络，需要信息能力强和技术素养高的人才与之相适应。目前高校档案馆的人员知识结构远远达不到这个要求，这将成为制约高校数字档案馆建设的瓶颈问题。

3.2 管理模式滞后

1.归档流程需要完善

近年来，在数字校园建设的带动下，高校数字档案馆建设得到了长足的发展。高校数字档案馆建设包括档案资源数字化建设、档案信息数据库建设、档案信息资源的开发利用等。档案信息化工作模式短时间内难以成为档案工作的主流，造成档案信息化建设滞后，与当前信息化发展趋势不相协调。多数高校已经开始实施数字档案馆建设，但是由于工作人员对传统档案管理模式的沿袭，信息化手段的不成熟，部分高校的档案工作采取的是人工进行归档操作，对一些档案信息进行人工笔录、归类以及统计。管理模式依旧以实体档案为主，虽然采用计算机与信息技术进行辅助管理，但多数高校仅限于对档案目录的信息化管理，档案全文信息化管理还处于起步阶段。

在对纸质档案数字化的过程中，面临的主要问题有：数字化目的不明确，管理过程不规范，数字副本命名不规范，数字副本色彩模式不正确，缺乏基本的质量控制程序。

各高校数字档案馆建设模式不一，各类档案的收集归档流程常会出现中断。数字档案归档一般有两种归档方式即物理归档和逻辑归档。物理归档是指将数字档案拷贝到脱机保存的载体上向档案部门移交。逻辑归档是指在单位内部以实现网络化，各部门和档案部门都已成为网上一个节点的条件下，各部门将本部门形成的电子文件通过网络传输到档案部门、或按档案部门的要求加工后进入网络规定地址，在线归档后供本单位各部门查阅。

在收集归档流程中，比较突出的问题有：文书类电子文件会因为数字化校园系统电子文件管理功能的普通缺失导致收文不完整；声像类电子档案常常是难以筛选抑或是全无保存；新型电子文件，如网页类、社交媒体类、数据库类、动漫文件，更是缺乏归档规范，暂无归档范围、整理规则、保管期限表以及格式、元数据等各项基本要求。

2.服务观念有待提升

高校档案馆目前还是传统管理模式，信息服务手段单一。多数高校能够提供查阅、摘抄、复印等服务，有些高校还只能提供到馆查询，不能充分利实现档案全文查询。用户需求对服务提出了速度上的要求，高校档案馆要求用户到馆查询，严重影响现代办公效率，导致档案馆档案利用率降低。因此，高校档案馆应为利用者提供更加方便、准确、快捷的信息服务，加快档案信息化、数字化管理，以满足各类用户的需求。

高校档案收集范围有待拓宽。按照《高校档案档案实体分类法》规定，高校所藏档案分类如下：党群、行政、教学工作、科学研究、产品生产、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、人事、特载等。在用户需求日益复杂的条件下，高校档案馆所保管的档案门类不能满足用户群体的需求。例如，当前，学生就业竞争激烈，假证横行严重影响了部分学生的就业，需要学校为学生开具各种证明，以此维护学校的荣誉和学生的利益。但是部分高校档案馆仅仅有毕业学生的学历、学位、成绩单存档，对于四、六级英语考试、计算机等级证书、优秀干部等等存档很少。因此，高校档案馆应积极开展这类档案信息资源的收集工作，根据馆藏来发挥档案凭证作用，对这些证明根据档案材料来加以认证。

高校档案馆除了按照传统的收集范围来收集档案，还应该根据用户群体的不同需求，积极拓展档案信息资源的收集范围，只有丰富馆藏，优化结构才能更好的实现档案馆信息服务的价值。

3.3 数字档案信息资源质量缺乏统一标准

《数字档案馆建设指南》指出：数字档案馆建设的目标是：推动馆藏档案资源数字化、增量档案电子化，逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务。数字档案馆信息资源建设的最终目标就是通过网络实现信息资源共享，为用户提供高质量的信息服务。

档案资源数字化的过程给档案信息资源的真实性和完整性带来了威胁。与传统档案相比，数字档案信息具有易更改性、非直读性、信息与载体可分离性和系统依赖性等特有属性，传统的管理方法显然已无力法保证其真实性和完整性。

3.4 信息安全

档案信息的发展使物质载体的储存量急剧增加，但信息的长期保存技术并没有得到同步发展。延长数字信息的寿命成为发展数字档案馆的重要问题。计算机软硬件技术飞速发展，带来了过时载体，过时载体上的信息不能被当前或将来的软硬件平台读出的问题是数字信息长期保管的重要问题之一。

网络安全也是数字档案馆无法回避的一个问题。网络安全问题将会给数字档案工作带来巨大的影响。网络安全问题将导致数字档案馆的网络系统无法正常运行，大量的归档、整理、检索、查询工作无法正常开展，直接影响档案馆的运作。

计算机病毒是数字档案馆面临的重要问题。蠕虫、木马和间谍程序对网络的威胁很大，一旦数字档案馆的网络成为病毒的受害者，数字档案馆的网络系统很可能无法幸免。此外，网络内共享文档，也为病毒的发展创造了传播机会。

参考文献

[1]傅荣校，陈荣红.数字档案馆模式研究[J].档案学通讯，2005（4）：44一47.

[2]傅荣校.认识数字档案馆兼论数字档案馆与虚拟档案馆的区别[J].中国档案，2001（5）：7一11.

[3]张佳丽.数字档案馆建设对档案工作的影响及其调试对策研究[D].黑龙江大学.2011.

[4]国家档案局办公室.数字档案馆建设指南[z]，2010.