高校教师业务档案的作用与管理

杜玉春

摘 要：本文就高校教师业务作用、管理及与高校其它档案的关系作了初浅探讨。

关键词：教师业务档案；档案作用；档案管理

建立教师业务档案是高等教育事业发展的需要，是高校“人才战略”的需要。同时它也是一个科学性、技术性、政策性很强的工作，有许多问题值得研究和探讨。

1 高校教师业务档案的作用

1.1 评定职称，考核、选拔人才的重要依据

教师业务档案是随着专业技术人员职务的评聘而兴起的产物，它对专业技术人员的过去与现在的业务情况有较为详细的反映，教师业务档案中记载有教师的学历、考核成绩、对其业务水平的评价、论文、论著、科研成果等内容，这些材料成为教师评定职称和晋升的最可靠材料。它与人事档案共同为历史地、全面地考核、选拔和合理使用人才提供依据。利用教师业务档案来考核、选拔人才，从而改变过去那种取决于领导的“印象”，同志间的“人缘”不能客观地评价的做法；也可以克服过去那种只凭人事档案中对业务能力几笔定性评语的弊端。将业务档案展示出来，让材料说话，用档案这把“尺子”去度量，就会更客观、更公正，减少许多麻烦和人际矛盾。

1.2 能为学校管理决策服务

教师业务档案能反映学校教师队伍的状况、业务水平。学校必须根据教师队伍的状况，提出学校规划、专业设置、各级职称配置、优化师资结构等管理决策。如学校在开设新专业之前必须了解教师所学专业，课程情况，从而确定其是否能胜任某门课程的教学。学校的师资管理部门也可以从教师业务档案中了解到教师的学历和业务水平等情况，从而制定出合理的使用教师，有目的培训教师的计划和制度。

1.3 能反映一所高校的学术水平，关系到一所高校的声誉

教师业务档案，尤其是学术论文、专著，对教师本人而言，它忠实地体现出自己在教学、科研中的真实水平和地位，是社会评价其教学、科研工作较为客观的依据；对一所高校而言，一个教师在某一学科建设的发展取得成果，其实也是该校学术水平的反映。在国际上，都把发表论文、专著的多少作为评估一所高校的重要条件。世界名牌大学都是由于拥有超一流的学术成就而使学校声誉鹊起。

1.4 形成学术氛围，促进教学质量的提高

教师业务档案收集了大量高水平的学术论文、专著、教案及科研成果，有较高的学术参考价值。通过了解教师业务档案，教师之间相互学习，及时交流信息，促进教师之间的业务竟争，形成良好学术氛围，进一步促进教学质量的不断提高，为社会培养更多的合格人才。如从事自然科学研究的教师必然会利用过去科研成果来从事创新研究。

2 教师业务档案管理

2.1 收集

哈佛大学就规定：本校教授在退休或逝世后，本人或其家属要将其全部文稿移交档案馆保存。教师业务档案的专业性决定其必须也只能采取专业归口、部门立卷的制度。由学校师资管理部门负责组织各系、部门收集、加工整理、立卷、归档，定期向学校综合档案（馆）室移交。由于种种原因，这些材料一部分分散在教师个人手中，很多教师认为个人的论著、论文是个人心血的结晶，可以不交。另外，教师认为自己保管更为保险，利用也方便，因此不愿交。这是许多高校没有开展这项工作的原因之一。要解决这一问题，首先应加强《档案法》宣传教育，使每个教师增强档案意识。其次，学校应制定出相应的制度和奖惩措施以保证收集工作的进行。

2.2 整理

教师业务档案的立卷按一人一卷或一人按不同年代多卷的方法。案卷排列先将院（系）、部、所分开，再按人头排列的方法。随着以计算机网络技术为核心的现代科学技术飞速发展，学校档案部门必须应用计算机网络技术管理教师业务档案，建立数据库，通过网络进行信息采集与核对，实现教师业务档案管理的自动化处理和网上查询。

2.3 利用

为了使教师业务档案更好地发挥作用，档案部门要建立严格和管理和借阅制度，并采取一些方便教师利用的措施。同时档案工作者要熟悉《著作权法》、《专利法》等法规条例，凡提供利用要履行有关手续，有的还要征得本人或家属的许可，任何人不得擅自提供利用。

3 处理好教师业务档案与其它档案的关系

3.1 教师业务档案与人事档案的关系

教师业务档案侧重在对个人学识水平、科研成果、业务活动的记录，对于业务情况的反映，它比人事档案更详细具体。人事档案是个人经历和社会实践的记录，主要反映生平、经历、政治态度、工作表现、职称等，是个人思想品德、业务能力及工作情况的反映。可以说：人事档案较教师业务档案全面，而教师业务档案是人事档案的具体补充。

3.2 教师业务档案与科研档案的关系

科研档案主要包括本校教师发表的论文、专著、科研成果等。它与教师业务档案中的这部分内容发生重复、交叉。为了避免这一问题，减少重复馆（室）藏档案数，教师的这些著作和科研成果应存入科研档案中。教师业务档案中的这部分内容可通过建立“索引卡”或“参见卡”来解决。这样，既可使馆（室）档案不重复，又能形成一个完整的信息资源。

3.3 教师业务档案与“名人档案”的关系

一些重点院校如南京大学档案馆建立了“名人档案”。 “名人档案”的对象范围比教师业务档案的范围小，“名人”可以是教授、副教授、校（院）领导、优秀工作者等。“名人档案”收集内容所涉及的范围更广，既涉及名人个人经历、涉及其所从事的研究领域，也广泛涉及社会、政治、经济、文化各个领域。在高校档案馆（室）中，如建立了“名人档案”的这部分人物，可不再建其教师业务档案。

参考文献

[1]韩玉梅：《英美等国高校档案简介》，《学校档案》1990年第2期

[2]张群玲：《浅谈高校教师业务档案征集工作》，《学校档案》1996年第3期

[3]徐燕燕：《对“名人全宗”档案征集工作的几点认识》，《学校档案》1994年第6期