大数据时代企业档案资源体系建设初探

李 冬

（大庆油田档案馆，黑龙江 大庆 163002）

步入大数据时代，数据贯穿于企业管理的计划、组织、领导、控制和创新之中，如何更好地利用海量数据为企业管理和发展服务已成为不可回避的问题。企业档案作为企业重要信息资源，其管理理论、管理手段、管理环节发生了根本性的变化，企业档案资源体系建设正面临着新的机遇和挑战。大数据时代企业档案资源体系建设应注意哪些问题，采取何种手段？加强档案资源科学配置和高效利用，对提高企业档案管理水平和服务企业发展具有怎样的现实意义？

一、企业档案资源体系建设及意义

（一）企业档案资源体系的含义

企业档案资源体系指对企业在生产经营中形成的、企业有保存价值的全部档案的管理，要做到由分散到集中、由无序到有序，更重要的是要按照我国档案工作“统一领导，分级管理”的原则，通过对企业各级档案机构的归并及合理分工和档案资源的整理与组合，使档案机构和档案资源结构合理、配置优化。

（二）企业档案资源体系建设的意义

企业加强档案资源体系的建设，是企业档案工作“三纳入”“四同步”的重要体现，同时也是降低企业档案管理成本和档案实体安全的需要。

大数据时代发展的需要。随着大数据时代的到来，企业现代化、国际化程度越来越高，档案利用者对信息需求呈现专业性、知识性、多样性、高效性等特点。现有进馆查借阅或网上系统查询检索的利用方式，已无法满足现实的需求，迫切需要运用数据挖掘等有效的技术手段对庞杂零散的档案信息资源进行分析、整合，从中抽取有价值的信息和知识，满足档案利用者对档案信息产品和服务越来越高的需求。

企业可持续发展的需要。大庆油田作为采掘型企业，与其他类型企业相比，其科研、生产、经营管理过程中对档案信息资源的依赖程度更高。企业成立初期，档案数量少、利用率低，依靠“活字典”或手工查找，就能满足企业日常管理的需要；随着时间的推移，档案数量增大，利用率也越来越高，“活字典”越来越满足不了需要。新形势新任务对企业档案资源体系建设提出了新要求。我们要清醒地认识到，要承担起为企业可持续发展提供集成化的档案信息支持的工作使命，这迫切要求企业档案部门具有高度的责任感和全局眼光，积极开展档案资源体系建设。

档案工作自身发展的需要。档案工作在信息化的快速推进中迎来了大数据时代，档案管理由纸质文献管理为主向数据化信息管理转变，电子档案、档案信息系统数据等成为档案管理工作的主要内容；档案信息由分散、庞杂向系统、知识型转变，集成化、网络化、智慧型服务成为企业档案馆服务的方向；档案管理、整合、挖掘，都将在数字化环境中进行，不断地开发、提供、推广集成化的档案信息产品，构建主动的、开放式的档案信息服务体系；档案收集、整理、利用由传统的手工操作向档案信息系统等现代化管理手段转变，档案载体及档案开发、研究，更是发生了根本性的变化。在这种情况下，推进企业档案资源体系建设，则是新时期企业档案工作的当务之急。如果我们缺乏这种意识，不但会阻碍档案自身发展、资源开发和利用，甚至会影响档案工作的地位。

二、企业档案管理存在的问题

（一）馆藏资源不完整

企业档案馆普遍存在馆藏档案门类多、数量大，但“含金量”低、价值少的现象。具体表现为：一是年代断缺，缺乏连续性。如大庆油田开展“三基”工作岗位责任制大检查编研工作，由于油田会战初期，档案机构不健全，管理不规范，使得部分具有查考利用价值的原件散失，甚至有些年代的档案资料出现空白。二是内容不全，缺乏系统性。企业管理部门日常工作中形成的档案，不是某个业务节点产生的内容不全，就是反映同一内容的其他相关材料不全。档案资料没有“颗粒归仓”，如企业有些部门形成的业务报表等。三是载体单一，缺乏完整性。特别是重要事件重大活动形成的档案资料，只留存了部分文字材料，而反映事件活动的其他相关载体资料不全，如没有照片、音像等资料，不能多种载体立体地反映历史全貌。四是信息滞后，缺乏时效性。文件材料等从形成到入馆整理，再到提供利用，完成整个工作流程需要一定时间周期，档案资料时效性受到影响，信息的滞后，使得档案资料难以形成独特的信息资源优势。

（二）历史馆藏数字化存在查询缺陷

档案信息资源体系建设是现阶段档案数字化建设的重点。馆藏历史档案数字化是档案信息资源的重要来源。档案数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、扫描技术等现代信息技术，将传统介质的档案转化为数字信息，并系统组织成为具有有序结构的档案信息库。目前，对历史馆藏档案数字化工作逐年推进，但以PDF文件格式为主要扫描生成的电子文件是图像型文件，其将文字、图片等封存在一“页”或多“页”中，无法实现全文检索和查询，不能进行加工和利用，成为大数据时代企业档案资源体系建设的瓶颈，必须引起高度重视。

（三）企业档案密级管理滞后

企业档案是企业一种重要的信息资源，又不同于一般信息资源，是最具凭证性、权威性的核心信息资源。企业档案是企业资产的证明，是企业的知识资产，还是企业发展历史记忆。其中，企业涉密档案是企业档案的一部分，由国家秘密和企业商业秘密等组成。长期以来，由于保密安全意识不强，制度规定执行不利，检查监管考核不严，企业涉密档案无密定密、有密高密、定密不解密，客观上造成了企业涉密档案文件越积越多，数量庞大，混杂管理，造成企业保密成本越来越大，管理手段相对滞后，严重影响了企业档案资源体系建设。

三、企业档案资源体系建设的措施

（一）完善企业档案资源体系建设

集约化管理是整合企业档案资源，实现档案资源集中管理的新模式。大数据技术为企业档案信息开发利用奠定基础，企业档案集约化管理也为实施大数据管理提供便利条件。采油二厂科学组织，规范有序地开展档案集约化工作。他们深入所属基层单位开展调研，核清馆藏情况、利用情况、设施设备和人员状况，形成整体运行方案。抽调专门力量组织协调，对18个基层单位6大类档案，总馆藏量达10万卷、52万件实行集约化管理，通过上下齐动、逐级核查、规范移交、异地备份等措施，全面完成档案集约化管理工作。

（二）开展企业档案征集

丰富的馆藏资源，是实现企业档案资源体系建设的根本保证，是为企业提供信息支持的命脉和基石，而征集工作则是丰富和充实馆藏的一个重要途径。大力开展向社会各界的档案征集工作，制定企业档案征集制度，明确具体征集范围，规范征集办法；同时还可借助信息化的机会，创建企业档案征集成果展览平台，扩大企业档案馆的社会影响，进一步丰富馆藏，拓宽档案来源，争取社会各界认同和关注。

（三）实现数字化成果再加工

企业档案部门开展历史馆藏档案的数据化工作，切忌盲目性，应综合分析档案价值，兼顾利用需求，统一数字化标准和规范，逐步激活“封存”的档案，全面推进企业档案数据化工作。所谓档案数据化是指应用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等产生的新型信息形态。它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，利用计算机系统进行管理，通过网络实现资源共享。档案数字化是一项技术性和专业性很强的工作，其主要方式之一就是对档案进行扫描加工，从而形成一个有序结构的档案信息库。

一是进行双层PDF文件加工。对已经完成数字化的历史馆藏数据，结合本企业实际情况，经过去污、纠偏和OCR识别，转化生成双层PDF文件，其上层是原始图像，下层是识别结果，这样可以100%保留原始版面效果，并且支持选择、复制、检索等功能，这样的PDF文件最后可以存储在光盘、硬盘或磁盘阵列中，并通过建立索引数据库进行科学的管理。双层PDF的出现有效地解决了识别成本和阅读利用的矛盾，是一种较有潜力的资源格式。

二是调整数字化方式。在今后开展数据化工作时，有条件的企业档案部门，直接改变原有数字化方式，应用RFID技术，对文本资料进行扫描，然后对图像文件进行分析处理，获取文字及版面信息。RFID，Radio Frequency Identification，即无线射频识别，是一种通信技术，通过无线射频技术实现档案信息的双向传导的非接触式的自动识别技术。RFID俗称电子标签，具有非接触式快速扫描，抗污力强、耐久性好，存储容量大、可重复使用，形状多、体积小、安全性高等优点。在档案数字化工作中，应用RFID技术解决了扫描数据失真，保障档案数字化、档案利用和保管更加安全便利。[1]

（四）建立企业档案密级管理工作机制

统一领导，分级管理。企业设置档案商业秘密保密工作领导机构，即企业档案商业秘密保密委员会，全面监督指导企业档案密级管理工作。在坚持保密委员会的领导和管理下，企业档案部门、归档部门分工明确、各司其职、密切配合，共同推进企业档案密级管理工作。

分清主体，职责明确。企业档案密级管理工作，涉及档案资料的形成者、归档者和管理者等方面，需要各方在档案资料运行的各个环节各负其责。在文件形成环节，由文件形成者拟定密级并按公文格式要求进行标注；在归档环节，由立卷部门负责对有无密级的文件材料进行确定，要在案卷封面及归档文件目录中做出具体密级标识；保密文件归档后，要进行密级变更和解密工作，需要由档案部门、档案形成部门和保密工作部门共同协作完成，即：档案部门对已满保密期限的档案资料，未接到延期保密通知的，可以按“自行解密”处理；定密单位对保密文件的提前或推后解密，需要向档案部门做相应变更说明，企业保密工作部门应负责对定密与解密工作进行业务指导和监督。

创建格局，规范业务。企业档案部门应建立健全企业档案密级管理制度，根据工作实际需要，加强企业档案密级管理工作，做好本企业从文件密级初始拟定、归档确认及进馆鉴定等各项工作。为了降低企业档案密级管理成本，提高工作效能，可以将企业档案密级管理纳入“档案鉴定”工作体系，同时将档案开放鉴定融于“档案密级确定工作”同步进行，以便在维护保密档案安全利用的前提下，发挥开放档案的利用价值。

大数据时代，档案信息将沿着多元性、知识性、先进性发展，企业档案资源管理、储存、整合、挖掘等在数字化环境中进行。要利用好档案信息，坚持档案服务一站式，为企业发展服好务。

[1]吕元智.数字档案资源体系的语义互操作实现研究[J].档案学通讯，2013，（5）.