企业档案管理模式研究

2015-03-27姜丽芬

黑龙江科学 2015年17期

关键词：档案管理管理工作

姜丽芬

（鹤岗市住房保障局，黑龙江鹤岗154100）

企业档案管理模式研究

姜丽芬

（鹤岗市住房保障局，黑龙江鹤岗154100）

随着企业规模的扩大，档案管理这一服务于企业整体发展的非营利性工作内容也得到越来越多人的重视。但目前我国企业的档案管理工作仍然处于发展不平衡、不完全的阶段，要想真正实现科学管理，符合时代发展需求，还需要我们做好当下，把握机遇，不断创新，依靠创新推动发展。

企业；档案管理；管理模式创新

1　档案管理的重要性

企业档案管理工作是一个企业发展的必不可少的组成部分，是一个企业文化的精髓所在，也是企业发展的根基所在。从纪念意义上来说，档案管理是一个企业的历史，是企业一步一步走到今天的见证，是老员工的情感寄托，是企业文化的重要组成部分。从实用性来说，详尽的档案记录对于企业维护自身利益有着重要作用。比如，当外界对企业提出质疑和抵制时，企业可以根据自身的信用档案、企业产权档案、客户资信档案、知识产权档案、企业文化档案等资料，依靠法律的武器维护自身合法利益。

2　档案管理模式划分

2.1按档案集中程度划分

档案管理的划分方式有很多，通常最为常见的就是根据档案管理的集中程度进行划分。从集中程度由高向低，可以划分为档案集中统一管理、档案分级管理、档案分散管理三种模式。不同的管理模式有着不同的特性，也使得各自在不同情况下得以使用。档案集中统一管理有利于档案资源的利用率提高和统一调度，在管理和调用上程序较为精简，但其缺点同样明显，即其管理水平受到企业自身的限制，较难得到提高。档案分级管理应用十分广泛，这种方法最大的好处就是权责明确，容易实现“谁签字谁负责”的管理模式，尽管这样的管理模式往往伴随着效率不高等诸多问题，但针对我国现阶段企业的发展现状，这一方式无疑是最合适的。最后就是分散管理模式，这种方式是指将档案按照不同内容，交由相关部门各自保管。

2.2按管理对象进行划分

按管理对象进行划分可以将档案管理模式划分为档案综合管理、文档一体化管理、信息一体化管理。但相较于按照集中程度的划分方式，这种划分标准使用率较低。

3　立足于当下，完善企业档案管理工作

3.1行政部门

国家的行政部门作为全国众多企业档案工作的最终管理者，对全国各地企业的档案管理工作有着整体统筹规划的职责，也是各个企业进行各自档案管理工作的风向标，这就需要行政部门首先提高自身工作质量。首先是提高自身的工作管理理念，先进的管理理念是制度创新的前提。其次是端正自身工作态度，充分重视自身工作，尊重各企业从事档案管理工作的工作人员。最后是加强全国统一规章制度的建设工作，对于许多企业，特别是尚处于起步和发展阶段的企业来说，档案管理工作还存在诸多盲区，经验不足将导致其工作效率低下，如果有一个规范科学的规章制度作为各企业的行为参照，可以有效帮助企业档案管理工作步入正轨。

3.2企业自身

首先是要真正重视档案管理工作，营造一个良好的工作氛围，只有管理层真正重视起来，基层工作人员才有热情更好地投入到工作中去。虽然大多数企业还处于壮大阶段，资金更倾向于使用在“刀刃”上，但是一个有着远大目标的企业应该把眼光放远一些，重视档案管理是企业做大做强的必要内容，应该积极响应上级部门号召，从硬件采购、软件升级维护、工作人员培训、工作制度、奖惩制度建立等诸多方面进行努力，应争取营造出一个积极主动的工作环境，最大限度地在现有基础上实现资源的高效利用。

4　着眼于未来，加强档案管理模式的创新工作

4.1工作平台创新

档案管理的数字化是必然的发展趋势，要想真正符合时代的发展需求，必须加快信息化建设的步伐，通过先进的数据库的建立以及数据信息管理平台的构建实现档案管理工作的创新，使管理规范性、高效性都迈上新的台阶。

4.2服务机制的创新

档案资源的管理实质上还是应该为企业的经济效益服务，档案的保管固然重要，但档案资源的深度开发利用才是管理工作的核心所在。档案管理从业者历来有着“重藏轻用，以藏为主”的观念，并不能真正放开手脚进行资源的整合、开发利用，从而守着财富却不能真正兑现。所以我国企业档案管理除了进行浅层次的修修补补外，更重要的是进行资源利用模式即服务机制的创新。