外审专家信息的更新与维护

2015-03-26陈培颖任艳青葛世超

中国科技期刊研究 2015年9期

■朱岩陈培颖欧彦洪淼任艳青葛世超

中国科学院自动化研究所《自动化学报》、International Journal of Automation and Computing期刊联合办公室，北京中关村东路95号 100190

目前，国内外大多数学术期刊对于稿件质量的把关采取同行评议制度［1－4］。即期刊的主编、编委或者编辑部邀请几位稿件相关领域的专家（即外审专家）对稿件进行评审，主编、编委或者编辑部综合外审专家的意见对文章做出录用、拒绝、修改决定。因此，选择合适的外审专家是准确评估稿件质量的关键，是期刊长期生存发展的一个必备条件。为稿件选择外审专家主要依据外审专家的研究方向［5］。外审专家的研究方向与论文一致是外审专家接受审稿邀请并积极准确审理稿件的必要条件［5－10］。然而，外审专家信息的缺失常导致主编、编委或者编辑部无法为稿件指定外审。这给编辑部的工作带来了很大的不便，也造成了外审资源的严重浪费［11］。而且随着时间的推移，无效外审专家在数据库里越来越多，有效外审专家的信息会逐渐淹没在庞大的数据海洋中。解决这一问题的有效手段就是对外审专家数据库进行更新维护［12－13］。International Journal of Automation and Computing（以下简称IJAC）编辑部每年都会对外审专家数据库进行更新维护。通过这几年的摸索，我们形成了一套适合IJAC的外审专家数据库更新维护办法。本文以IJAC外审专家数据库的更新维护为例，探讨外审专家数据库维护的方式方法，供其他情况相似编辑部参考。

1 维护外审专家信息的重要性

1.1 外审专家的重要性

外审专家是稿件的直接评阅者［14］。一份优秀的审稿意见既是对作者工作的充分尊重，又能正确引导主编、编委或者编辑部对稿件做出决定，还能对期刊发展以及各学科的建设起到积极作用［15］。获得优秀审稿意见的一个前提是选择与稿件研究方向一致、且责任心强的外审专家［7，8，13，16－18］。

1.2 外审专家信息缺失的原因

目前，IJAC稿件的送审流程是主编为稿件指定编委，由编委将稿件送外审专家审阅。编委可以在外审专家数据库里选择合适的审稿人，也可以在数据库外指定研究方向与稿件一致的研究者作为审稿人，并将其信息填到外审专家库中。在外审专家数据库内选择合适的审稿人是更为常见的方式，而外审专家数据库常存在信息缺失、过时的情况。将数据库外的信息添加到外审专家数据库中也存在着信息添加不全的问题，同样会导致外审专家信息不全。外审专家信息缺失、过时的因素主要包括：（1）添加外审专家时信息不全；（2）外审专家联系信息（如E-mail地址、电话、工作单位、联系地址等）变更；（3）外审专家研究方向改变。

1.3 外审专家信息缺失的影响

上述情况都直接影响编辑部的工作效率和作者对期刊的印象。外审专家E-mail地址错误和电话错误或缺失会导致稿件送外审以后长时间没有音信，编委还要加送外审，耽误稿件的审理时间，降低作者对编辑部的信任感［7］。外审专家研究方向缺失会导致编委无法指定其为审稿人。外审专家研究方向错误会导致外审专家拒审稿件，或给出不专业的审稿意见［7，17］。此外，IJAC每年都会给近2年的外审专家赠送样刊，外审专家的工作单位或者地址等缺失或者有误会直接导致邮寄样刊失败，造成邮资浪费，更失去一次使外审专家全面了解期刊情况的机会［13］。

因此，外审专家信息的维护对于期刊运营是非常必要的。对外审专家数据进行更新维护也是IJAC编辑部常年坚持的一项工作。

2 外审专家信息更新维护策略

IJAC评审稿利用的是ScholarOne系统［19］。因此，外审专家的数据信息也利用ScholarOne系统存取。外审专家的信息主要包括：尊称、姓名、学历、E-mail地址、工作单位、邮寄地址、邮政编码、电话、传真以及研究方向等。对外审专家数据库的维护即是对以上信息进行查缺补漏、替换更新。

2.1 对外审专家充分尊重，避免唐突

需要更新维护的外审专家信息主要包括两类：缺失信息和过时信息。IJAC编辑部每年向外审专家群发邮件提醒他们补充或者更新自己的信息。很多外审专家会响应我们的邮件积极更新自己的信息。但还有相当一部分外审专家由于工作繁忙或者对ScholarOne系统不熟悉，没有在数据库里补充或者更新自己的信息。IJAC编辑部经过多年摸索，整理出一套由编辑更新外审专家信息，再发外审专家确认的人性化方案。

2.2 外审专家信息更新维护方法

2.2.1 群发邮件提醒外审专家更新信息

ScholarOne系统的Broadcast E-mail功能可以向外审专家群发邮件。通过ScholarOne系统自带的过滤器选择没有关闭审稿中心的“Every Reviewer”为收件人，发送更新审稿专家信息的邮件通知。这里，关闭审稿中心的审稿人都是IJAC在工作中发现其E-mail地址错误、联系不到的外审专家。关闭其审稿中心可以使编委不再向其派发稿件，避免浪费时间。

2.2.2 利用ScholarOne批量导出功能得到外审专家信息

群发邮件结束一个月后，即可利用ScholarOne系统的报表功能导出外审专家信息。之所以选择一个月后再导出外审专家信息，是为了让外审专家有充分的时间更新信息。利用ScholarOne系统的报表功能，选择“Active User Information for Export”，并将角色限定为“Reviewer”，时间限定为2013年到2014年，ScholarOne系统会自动生成一个审稿专家信息的报表。将报表信息进行加工整理可以形成一个外审专家基本信息表，并存储到一个新的Execl表中。Excel表中每一行代表一个外审专家，他的信息包括：姓名、E-mail地址、电话、传真、工作单位、联系地址、研究方向等。

2.2.3 利用互联网查询更新信息

基于得到的外审专家信息表，编辑部开始对专家信息进行补充或者更新。对外审专家信息查询更新的流程如图1所示。

（1）检索外审的邮箱、姓名和研究机构等

谷歌和百度搜索引擎是对外审信息进行检索的有力工具。检索用到的关键字是作者的邮箱地址、姓名和研究机构等。通过实践，编辑部发现外审专家的邮箱地址比姓名更加有效。因为邮箱地址是一个人的唯一标识，而一个姓名有可能对应很多人。不过，对于2.2.1群发邮件后得到系统退信的外审专家，可以用“姓名＋研究机构”作为关键字去查找外审专家的有效邮箱。如果检索不到新邮箱，就为其关闭审稿中心。

（2）查看检索结果中个人主页、百度百科等网页

通过搜索引擎检索到的结果五花八门。其中，外审专家的个人主页、百度百科等网页是外审专家信息最直接、准确的来源。外审专家的个人主页或者百度百科上可以轻易的找到外审专家的联系方式和研究方向等。

（3）查看检索结果中外审所发的文章

如果检索到的网页不包括外审的个人主页、百度百科等，编辑部可以间接的查询作者信息，比如查看检索结果中外审近几年所发的文章。通过外审所发的文章可以得到外审的工作单位。对于外审专家的研究方向，可以分为两种情况：对于部分期刊文章，编辑部可以从作者简介中直接获得其研究方向；对于另一部分期刊文章和绝大多数会议论文，文章缺乏作者研究经历和研究方向的介绍，编辑部可以提取文章的关键词，并对关键词进行归类总结作为外审专家的研究方向。

图1 外审专家信息查询更新流程图

（4）查看检索结果中外审所在研究机构的主页

如果编辑部已有外审专家所在研究机构的信息，也可以通过外审所在研究机构的主页来查找外审专家的其他信息。一般，研究机构的主页里都会有机构人员介绍或者发表文章列表。

2.2.4 利用Word＋Excel＋Outlook个性化群发邮件

由于每个专家的联系信息和研究方向都不相同。Word软件的个性化群发邮件功能可以让每个外审专家确认自己的信息。通过个性化群发邮件邀请外审专家确认信息是否正确。对于部分没有查到相关信息的外审专家，编辑部也再发一封邮件，希望他们告诉编辑部自己的信息，由编辑将他们的信息填入外审专家数据库中。

利用Word软件个性化群发邮件的具体步骤如下：

（1）准备好 Reviewer数据的信息表，如2.2.2所示。

（2）在Word里点击“邮件”－＞“开始邮件合并”－＞“邮件合并分布向导”，按照向导在Word里编辑群发邮件模板。

（3）预览后，点击“完成并合并”，并“发送电子邮件”，系统即转到Outlook群发功能。

编辑部借2015年赠送样刊为由，让外审专家确认邮寄地址、电话号码和研究方向。为了不让审稿专家感到信息繁杂，其他信息并没有让外审专家确认。让外审专家确认信息的邮件模板如下：

《问候语》

Thank you for reviewing papers forInternational Journal of Automation and Computing.To appreciate your kind help and make you know more about our journal，wewillmail you the hard copies of our journal in 2015.The address you filled in our peer review system is《zh＿审稿人的联系地址》.The telephone number you filled in our peer review system is《zh＿电话号码》.Besides，your research interests include《zh＿审稿专家的研究方向》.Please check whether they are right or not.If they are not correct，please send us your correct address and research interests as soon as possible.Many thanks for your support.

其中，《问候语》、《zh＿审稿人的联系地址》、《zh＿电话号码》和《zh＿审稿专家的研究方向》是从Excel数据表中直接映射到Word中的。

2.2.5 将改动信息更新到数据库里

在得到外审专家修改信息或者补充信息的邮件后，编辑部及时将信息更新到ScholarOne系统的外审专家数据库中。由于ScholarOne系统的批量导入功能会将所有外审专家的密码重置，批量导入信息会使外审专家不能用原来的密码登入系统。而编辑部为了更新专家信息，让外审专家频繁的更改密码也不实际。因此，编辑需要手动更新ScholarOne系统中外审的信息。对于邮件联系不到的外审专家和明确表示不愿再审稿的专家，其审稿中心将被关闭。

3 数据结果分析

3.1 数据集

更新维护外审专家信息要做到全面准确。IJAC编辑部最近一次更新维护外审专家信息是在2014年底。维护的信息是2013年到2014年为IJAC审理过稿件的外审专家。编辑部导出的外审专家信息共405条，包括国内外审专家219条，国外外审专家186条。

3.2 评价指标

评价指标定义如下：

3.3 统计结果及分析

表1为外审专家信息统计结果。表1的数据是按照国内外审专家、国外外审专家和所有外审专家分别统计的。

表1 外审专家信息统计结果

其中，查全率是利用互联网对外审专家信息进行查缺补漏、替换更新后的结果。响应率是个性化群发邮件的响应率。信息缺失率是在个性化群发邮件后，对数据进行补充更新后的结果。

从表1的数据可以看出，经过提醒外审专家更新信息，利用互联网对外审专家信息进行查缺补漏、替换更新后，外审专家信息的查全率可以达到85.43%。其中，国内外审专家信息的查全率高于国外。分析没有查到信息的国外专家的地域分布，可以得到信息缺失比较严重的国家如表2所示。其中，缺失信息来自的国家是通过邮箱的后缀名判断的。另外，18条缺失信息里有3条无法通过后缀名判断国家，这3条信息不在统计之列。

表2 信息缺失严重的国家

从表1的数据还可以看出，个性化群发邮件的响应率基本达到一半。国内外审专家邮件的响应率要远高于国外外审专家的邮件响应率。而国内外外审专家最终的信息缺失率基本都在9%左右。也就是说，经过作者最终确认和发送信息询问邮件（询问外审专家的信息，由编辑将其信息更新到专家数据库里），2.24%的国内外审专家向编辑部提供了信息，9.34%的国外外审专家向编辑部提供了信息。其余响应的邮件为更新信息或者确认信息正确（编辑部也收到了3封不希望再担任外审的邮件）。这也说明了国外外审专家比国内外审专家更乐于让编辑帮他们登陆系统进行信息更新。

按照最终得到的有效地址进行期刊邮寄赠送。可以看到，不论国内还是国外，期刊退回率都在一个相当低的水平。即我们更新后的专家数据库在联系地址方面达到了很高的准确率。从联系地址的准确率可以推断出外审专家的其他信息也达到了很高的准确率。

4 结语

稿件质量是期刊赖以生存和发展的生命线。作为稿件的直接评阅者，外审专家对于稿件质量的把关起着非常重要的作用。由于外审专家数据库常存在着信息缺失、过时的现象。为了节省选择外审专家的精力，缩短审稿时间，提高审稿质量，本文提出了一种更新维护外审专家信息的方法。该方法将利用互联网信息查缺补漏、个性化群发邮件以及借助赠刊核验外审信息相结合，极大地提高了外审专家信息的全面性和准确性。

该方法的不足之处在于专家信息的部分查找和更新需要编辑手工完成。为了减轻编辑的工作量，外审数据量大的编辑部可以考虑利用ScholarOne系统的报表功能对外审专家同意审稿的次数进行排序，即对审稿专家的活跃度进行排序。根据得到的次序，优先更新活跃度高、审稿积极的审稿人信息。此外，编辑部也可以考虑通过互联网技术抓取相关网页来减少信息的搜集工作。

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