档案管理的发展前景

罗艳

摘 要：档案管理工作包含了两个方面的内容，一个是档案的保存和管理，另一个则是档案的开发和利用。计算机和网络技术在档案管理中的应用让企业的档案管理工作发生了变化，电子化、数字化档案的增加让企业的档案管理工作发生了变化，面对着更多更大的挑战。企业档案部门应该要对计算机和网络技术的应用引起重视，积极的引入使用。传统的档案管理中，档案管理人员手抄工作较多，能够提供的档案服务也比较有限。计算机应用于档案管理之后，档案管理人员的手工操作变得少了，服务效率更高，能够提供的服务内容也更加丰富，这是跨越性的发展。所以，我们需要在进行日常档案管理的时候，多积累信息应用经验，学习信息技术，让档案管理工作实现现代化管理。

关键词：档案 虚拟化 缩微化 数字化 信息化 网络化

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）11（c）-0243-01

档案可以是社会的发展记录载体，保存的是社会信息，档案管理工作随着社会的发展，其信息量越来越大，单纯的手工管理作业方式已经不能满足其需求，计算信息化管理是未来的发展趋势。档案管理人员应该要明确档案管理的发展方向，能够提升自己的微机能力，提高管理水平，让档案管理更加科学、规范。

1 无纸化、虚拟化档案管理

计算机技术在各行各业的应用发展让其成为了本世纪的主导力量，无纸化办公和虚拟档案是现代档案管理的新方向。无纸化办公和自动化办公为档案管理带来了较大的变化，文件使用网络进行传输，报告也可以通过网络来传递，在文件的收发过程中，步骤被精简，文件的传递快速、便捷，这是自动化办公和无纸化办公的优势，这种优势同时也是对档案管理工作的更高要求。

档案资源共享是档案管理的一个目标，该目标需要一定的档案馆藏来支持，虚拟化可以让馆和馆之间可以通过网络进行连接，增加彼此的馆藏。加入整个世界的档案信息都能够并入互联网，那么档案资源则会变为无限大，连接全球，在短时间内可以获得你所需求的所有信息，这样就让传统档案管理的问题得到了解决，无需大的空间来存储，投入小，使用便捷。

2 数字化、微缩化档案管理

微缩摄影和数字影像技术让数字化档案管理得以实现。数字化档案是借助现代先进的数字技术，使用计算机、扫描仪等设备来将馆藏资料进行转化，使其变为电子文件。微缩摄影技术则是将纸质文件微缩在微缩品上，制作成电子文件，数字影像技术则是将各种档案信息转变成影像视频，这些技术都是需要通过计算机设备来进行识别和管理的电子档案。档案信息数字化之后，使用计算机进行检索了使用，让其使用效率更高，可以拓展的服务也更多，让纸质档案利用率低，占空间大的缺点得到了解决。尤其是这些技术的结合，让档案管理中的褪色图片得到了修复，可以进行保存和复制，并且提供图文并茂的信息，让档案的利用价值更高。

3 信息化、网络化的档案管理

现代社会中信息化和网络化是一个标志，计算机和网路技术的使用让人与人之间的距离变得更小，信息的利用效率更快更高，国界越来越小，不用出门也能够掌握天下事。这是促进了社会办事效率的提升，同时也让整个社会之间的联系更加紧密，让档案管理信息化和网络化得以实现。

现在从中央到地方，从企业到机关，都有大小不同的局域网，目的是让网内进行档案信息的快速传递和利用，一些资料具有保密性，因此不允许接入外网，部分还是单机操作，采取物理隔离的方式。可是计算机技术和网络技术不断发展，密码技术和各种识别技术的使用，让电子文件的安全性有了较大的提升，对于电子文件的真伪鉴别提供了帮助，提高了电子文件的真实性和可靠性。

网络传输作为一种信息传播方式具有无比的优越性。一是传播速度快，二是传播范围广，三是传播不走样，四是传播成本低，这已被全世界广泛认同。档案管理也必将随着这一技术的发展而发展。因此，档案管理实现信息化、网络化的目标已为期不远。

4 档案管理将实现多元化、智能化

随着新技术的发展，档案资源的载体已呈现多样化，除传统的纸质、图片、胶卷等载体外，已出现了光盘、磁盘等为载体的电子文件和数码音像制品。多种档案载体并存必然使档案馆藏多元化，传统的档案管理模式和检索方式已不能适应形势发展的要求，因此，档案管理设备必须首先实现现代化。

计算机技术特别是未来语音识别技术的开发与应用，将使档案的管理模式实现自动化、智能化。在新的管理模式下，将实现文档一体化，所有的档案信息都会被计算机自动接收，并按照设定的程序自动地进行分类归档。实现档案管理自动化、智能化，不仅使传统的靠手工整理、靠体力搬运、靠翻卷查阅的档案管理模式成为历史，使广大档案工作者从大量繁杂的脑力和体力劳动中彻底解脱出来，而且能有效地发挥档案信息服务社会的功能，展现档案的自身价值，提高档案工作者的社会地位。

5 档案管理将实现社会化、市场化

其一，档案资源实行市场化管理，有利于档案“共存共享”的实现。档案资料是社会发展的“记录仪”，有着“鉴往知来”、服务当代、惠及后世的重要价值，是不能再生的信息资源。实行档案资源市场化管理，能有效地增强人们保护档案的意识，完善档案共享机制，实现档案的真正价值。

其二，档案资源实行市场化管理，有利于档案的开发利用。档案信息资源是反映历史的一面“镜子”，其有效地开发利用，有助于人们“鉴古知今”。

其三，档案资源实行市场化管理，有利于档案事业的健康发展。一方面档案数据库需得到社会的支持，将社会各行各业的档案信息汇拢起来，不断充实和丰富库存资源；另一方面，社会各界也需要得到档案数据库的支持，为其提供方方面面原始的详实资料。两者的关系是相互依存的，让档案资源的市场化管理有了条件，对于解决档案经费不足的问题提供了帮助，让档案管理事业可以健康的发展。

总的来说，现代科学技术不断发展，应用不断增加，我们可以跟随科学技术的发展脚步，将科学技术和先进设备应用于档案管理中，让档案管理现代化成为可能，促进档案事业的发展。所以各位档案工作人员都应该要有这样的意识，能够努力去提升自己的水平，学习现代技术，掌握科学知识，让档案管理的整体水平得到提升。

参考文献

[1] 汪溢，谭书旺.秘书文学管理[M].辽宁：大连理工大学出版社，2013.endprint