外贸出口业务流程实例分析及流程优化

应天职业技术学院 谢海燕江苏贝雅特实业有限公司 陶伦

外贸出口业务流程实例分析及流程优化

应天职业技术学院 谢海燕
江苏贝雅特实业有限公司 陶伦

摘 要：外贸出口业务流程主要分为寻找客源、交易磋商、合同签订、下单打样、批量生产、订单跟进、验货、商检、租船订舱、货物发运、提单确认、收汇等，每个环节紧紧相连，一个环节出现问题都会影响后面的作业进度的实施。各作业环节的优化，也是外贸能否“运筹帷幄之中，决胜千里之外”的关键。本文以江苏贝雅特公司为例，对公司外贸流程做整体分析，同时指出各作业环节中应注意的问题，并提出通过ERP系统软件进行外贸流程的有效管理和优化。

关键词：外贸 出口 业务流程 优化

1 企业简介

江苏贝雅特实业有限公司，主要生产：“贝雅特”“鑫惠隆”“苏泰”“欣宇”等丁基胶系列内胎，公司的产品除了内销，也销往东南亚、非洲、南美、中东等国家。

作为生产型外贸企业，其外贸出口业务流程分为寻找客源、交易磋商、合同签订、下单打样、批量生产、订单跟进、验货、商检、租船订舱、货物发运、提单确认、收汇等。

下面就以贝雅特公司出口丁基胶内胎的贸易实务案例说明整个贸易的业务流程。

2 外贸出口业务流程实例分析及应注意的问题

2.1 寻找客源

贝雅特公司寻找客源主要通过两种市场调研方式。一是参加境外展会，另一个是商务考察。其主要形式是参展。每年国外都会举办行业内比较热门的展会，比如阿尔及利亚两轮车展、墨西哥国际摩托车及零配件展、坦桑尼亚汽摩配件展等，通过展会可以展示其不同种类的产品，也是打开国际市场的重要途径；商务考察，就是到一些自行车、摩托车内胎需求量大的国家进行市场开拓，了解市场供需关系，来确定最优营销方案，包括需求产品的种类、材质、物理性能等，为客户提供更优质更客制化的产品方案。

市场调研在寻找客源环节中是必须的。比如贝雅特公司在非洲的市场需求比例大，但非洲的大环境使收汇具有一定的风险，有时候提单没放，货都有可能被提走，所以从某种角度去说，市场调研势在必行。这样可以更大地开发国外市场，同时也降低了贸易风险。

2.2 交易磋商

贝雅特公司通过阿里巴巴、中国制造网的B2B平台在网上发布产品信息，并实时对产品进行更新及后台维护；通过Google国外搜索软件，进行客户信息搜索；通过Facebook、Twitter、Link-in等社交平台对站内相关同行业国外客户进行定位。设立专人分区域进行市场开发、客户跟进。分别通过邮件以及电话来完成交易磋商的整个过程。

在交易磋商过程中，需要注重业务人员的职业素养以及专业水平。业务人员应懂得相应的礼仪规范，具有耐心的服务态度；需要具备较强的沟通能力，能够妥善处理客户提出的常见问题。需要对产品熟悉，对客户提出的问题，能够对答如流。在每次的展会后，需要将客户的资料整理，最大程度满足客户需要。比如说，客户有意来工厂参观，业务人员需要联系时间，订取机票带客户来厂参观；客户需要的样品，参展后回到工厂后就要准备并且以最快的速度寄出去；最重要的尽可能展会当天就通过邮件及时把客户所需要的型号及价格报给客户，这也会促成有意向的客户第二天继续来展会洽谈相关事宜；展会上人来人往，很容易忘记和遗漏客户，可以通过与客户拍照并在展会交流表上记录拍照时间，有利于后期分辨客户、搜集客户资料和客户进一步交流。

2.3 合同的签订

合同的签订，意味着订单的形成。一方面需要准备相应的材料、检查原材料的库存，确保生产丁基胶内胎的原料供应充足；另一方面需要做好计划安排，何时能够交货。确定好之后，在合同的明细条款上面，通过与客户的协商结果，进行合同的签订。签订之后，将产品交期、包装方式下生产单到厂里，进行排产。后期厂里会根据需要进行原材料的采购或者直接生产。

在合同的签订过程中，一定要注意客户的要求，尤其是客户所需要的包装、型号、咀型、胎身印字。因为在后期跟单的过程中，会发生咀型用错，胎身印字字体不对，内容不对，包装材料的内容和方式不对等诸如此类的问题，所以在合同签订的过程中，一定要与客户确认清楚，一旦发生错误，公司将不承担任何责任。

2.4 合同的履行

目前，公司的出口交易大多采用FOB贸易术语，较多凭电汇(T/T)方式收款。履行这类合同时的环节较多，主要做好以下工作：准备符合合同规定的货物，对货物的生产进行跟进，办理货运、报关、投保手续，做好制单结汇工作，但每一个环节的失误都会给公司带来巨大的损失。因此，一定要对各个环节中容易出现的问题进行预防和注意。

2.4.1 下单打样

对于打样，贝雅特公司需要做的是胎身印字的皮板，客户会看印字是否清楚，是否达到要求，对于客户需要的特殊咀型，还需要重新采购气门咀回来才能打样给客户。

样品，是产品的身份铭牌，样品的好坏直接关系到订单量的大小以及合作期的长短。打样阶段，我们更加要注重品质，样品的作用是不可估量的。对于老客户来说，产品不需要样品的审核以及来厂参观；对于全新的客户，在不了解产品性能、规格型号的前提下，会需要业务员寄一些样品过去或者在开始批量生产前来厂参观。

2.4.2 收取预付款

如果客户认同工厂所生产的样品的质量、包装等要素后，即会安排预付定金，以便我们安排生产。公司会第一时间收到银行收汇信息后并核对客户信息无误后，即可安排批量生产。

2.4.3 批量生产

产品经过打样之后，在批量生产的过程中，如果符合客户的要求就直接批量生产；如果客户对于样品有整改意见，贝雅特公司就会根据它的实际需求进行重新打样，最终将确认后的样品进行批量生产。

在批量生产的过程中，工人的技术水平，制作丁基胶的设备都是贝雅特高度重视的部分，这直接关系到成品的质量以及抽检合格率。同时，自动化生产成为企业具有核心竞争力的硬件保障。在此，注意发挥ERP操作系统优势。确认批量生产后，将每一笔订单的产品名称、型号、包装方式，包装材料以及客户信息等内容，通过ERP系统搭成BOM，做到相同的订单ERP系统中就有齐全的资料，不需要再向客户询问这笔订单的具体内容，方便日后直接在ERP系统中下订单。既有利于生产部排产不发生错误，做错产品，也避免了公司人员更替导致的资料丢失。

2.4.4 订单跟进

订单跟进过程是对客户以及工厂进行有效的衔接。产品生产的进度如何、产品的质量怎样、是否有返工或者不良品，这是客户所关心的，也是跟单人员对产品进行实时了解的重要来源。如果由于跟单不当，造成客户进行索赔或者企业的任何损失，都是没有必要和得不偿失的。作为跟单人员最重要的就是跟得住单以及实时跟单，这样无论什么问题，都可以在最短的时间内降低最大的损失，也能合理有效的采取适当的方案同客户协商解决。企业采用ERP系统，也有利于对订单处理的跟踪。

2.4.5 验货

当内胎生产完成以后，在交货期前一周，要通知公司验货员验货(部门跟单员跟进)，客户也可能要自己或指定验货人员来工厂验货或指定由第三方验货公司或公证行等验货。对于贝雅特公司主要是看货物的胎身、印字是否清楚，包装材料是否出错，包装方式是否正确，一旦检验合格后那么这批货物就可以准备订舱出货；如果检验不过关，就要重新做或者返工。

在客户验货之前要对产品质量进行自检是必须的，这样可以提前发现问题，避免客户验货不合格和海关查验等问题。曾发生海关检验出品牌混装而遭到客户投诉的案例，后来费尽周折找对方商家提供了海关需要提交的混装品牌的商标注册证，并且写了该公司的中英文证明函，才避免被海关罚款3000美金的问题。

2.4.6 商检

属于国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票, 装箱单等商检所需资料。而且要告诉工厂产品的出口口岸，便于工厂办理商检。并在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。除法检货物外，特殊的进口国，对于商检的要求亦不同，其中也门、塞拉利昂、埃塞俄比亚、埃及、伊朗和苏丹需实施装运前检验制度，也要提前报检(自2015年6月1日，埃及取消装运前检验制度)。

例如，贝雅特公司非洲市场占较大比例，对于出口苏丹的货物，我们国家实行装运前检验制度，前期要提前向国检局报检，在装箱的当日，国检局会派人监装、抽样检测、拍照然后封箱并加封国检局CIQ封识，符合要求后，国检局会出具装运前检验证书。

在制作报检单据的时候一定要仔细核对货物和纸质单据是否相符。如果报检人员在制作报检资料的时候出于疏忽申报品名的英文名称和实际货物包装上描述的不一致，会被监装人员判定为不合格。

2.4.7 租船订舱与报关

FOB术语下由买方支付运费，保险费，但一般仍由卖方代为租船订舱。确认实际交货周期后，在产品无不良品的情况下，贝雅特公司要向货代订舱，发订舱委托书，里面标明收发货人、商品数量、种类、产品HS code、重量、体积、拟定提货日期等信息。船公司根据托书安排舱位。在这之前要让货代提供具体的报价、船期航次等，确认比较匹配的航次、价格等。舱位确定后，要将单证资料寄至报关行，包括申报要素、箱单、发票、报关单、代理报关委托书供其出口报关用。后期相应的根据客户需要去商检局或者贸促会做原产地证，为出运产品投保等。单证的齐全，内容的准确，是产品顺利通关的前提条件。要求单证员对单证的含义、内容的填写、每个时间段的把握十分熟悉。通常是出运前一到两周订舱，提前一周寄报关资料。船开前进行提单确认。

2.4.8 货物发运

舱位确认后，货代会发进仓通知给贝雅特公司，根据进仓通知的具体内容，跟进人员将和工厂物流部门进行沟通，如提货日期、货柜信息、船名航次等。公司的物流部门只负责调度，根据货物数量，发货地址联系物流，贝雅特有常合作的物流公司，例如：安捷物流、致远物流。遇到偏远地区的，公司有一个付费的软件“天下通”，可以将信息发布出去，这样会有物流来联系公司，便于发货。提箱由货代操作，货物完成以后，会提前一周订舱，当装箱的时候，装箱司机会将箱单等单据带到公司，而装箱由本公司仓库安排人员。工厂物流部根据包装以及装货时间、人员的安排。做到出运前信息的流通以及有效衔接。在装柜前还要对货柜进行唛头黏贴、包装的再次检查等作业。注意对于配箱也要尽可能做到准确，否则会导致亏箱。比如，操作人员在安排装箱的时候没有仔细计算集装箱的实际尺寸和装箱体积(20GP：5.69*2.13*2.18；40GP：11.8*2.13*2.18；40HQ：11.8*2.13*2.72)对应的实际计算体积还是以箱子的实际体积来计算，以20GP为列，我们在计算货物体积的时候，会把货物的体积扩大到28方左右，而操作人员业务不熟，会循规地将其按照26方计算，这将导致装箱到最后的时候，箱子亏空很大，故装箱的体积一定要与货物体积核算准备，这样避免箱子的体积浪费。

接下来可以安排提箱、装箱。以上海港为例，需在确定船期后，在船公司规定的截关时间内提前报关进港，不同的船公司对进港的要求也不一样，所以要提前把箱子从码头提出(一般7天免箱使)，然后运到工厂进行装柜，与此同时，国检局会到厂监装并施封。

货物发运是产品最后工序中十分重要的环节，它决定着客户收到产品质量的好坏。因为在运输途中，比如因为过度潮湿或者干燥或者海水浸泡导致的产品物理性能改变，都将会引起后期的索赔或者款项拒付。公司的包装作业要由专人负责，做到工作职责明确，不得跨岗位作业，避免因为不专业造成运输过程中的质量隐患。在最后的环节中做到严格把关。包装不合格的箱体进行重改后再发出。

2.4.9 提单的确认

货物离港后，货代会于出运后三日内提供提单正本。在出运前提单确认及报关单内容信息确认很重要。在确认提单的时候一定要核对仔细，否则就要重新签发提单，这样公司不仅仅要额外支付改单费用，还要承担货物延期的责任。因为重新出单时间较长，一般需要提供相应的文件，如担保函、证明函等等说明内容错误的原因。这种案例比较多。如操作人员在货代提供提单确认件的时候没有仔细核对收货人一栏，导致提单签出正本后将扫描件提供给客户的时候，客户发现他们的名称有个单词输入错误，导致歧义，要求需重新签发提单，而由此产生的改单费，则由出口公司自己承担。

2.4.10 费用的确认与货物跟踪

在提单确认完毕后，货代会出具费用确认通知书至发货人，核对此票货物的实际发生项目，发货人亦可对不明的费用提出质疑或者拒付。费用付款完毕后，货代则会无条件接受发货人的指令，寄出正本提单或电放提单。

发货人可以通过船公司的网站根据提单号查询此票货物的实际离港时间和预计到港时间，方便跟踪货物并及时收款。此处提出要密切关注到港时间，注意及时跟踪货物，否则可能会导致收款周期变长。因为出口货物，远洋航线较多，突发情况多，航行时间有时并不确定，疏于跟踪，可能会导致箱子到了，没人接收滞留目的港的情况，不仅产生额外费用，还会影响收款时间。所以，在我们费用确认与货物跟踪的过程中我们一定要跟进，否则就会产生额外的费用及带来不必要的麻烦。

2.4.11 收汇

收汇一般是指出口企业在出口货物或提供服务等而产生的应收货款, 从境外汇入的外币到境内指定收汇银行的外币账户上的过程。贝雅特公司较多采用电汇T/T，客人先给30%定金，另外70%是客人见提单(B/L)复印件付清余款。当然也有一些是40%定金，60%见提单。一般只要当货物发出以后，就会通知客户，货物到港以后，通知客户付剩余货款，一旦收到货款以后，我们就会把提单交给客户，客户才会凭提单去提货。

这里要注意的是，电汇属于商业信用，货物装船后，卖方将单据的副本(通常提单)传真给客户，客户收到后即汇钱给卖方，但是如果客户不汇款，会使卖方既收不到货款还要支付对外运费，因此，该方式只适应客户资信好、成交额不大或规格质量统一的商品和库存积压商品，对于专为客户生产的制品，数量又大的商品，严禁使用。其次，外汇的去向以及金额的多少，是外汇管理局监管的重点，务必做到金额及来源相一致。有时候会遇到一种问题，客户会由于写错发货方公司名，造成货款挂账进不来。这时需要提供银行一份担保函说明事由及金额以及客户的信息，必要时提供双方签订的合同，已示证明其合法来源。

3 建立科学的流程优化管理系统

对于生产型外贸企业，需要控制生产、销售、外贸整个过程。在当前信息化普及的大环境下，任何企业的发展扩大都必须依赖一系列的信息化管理系统来协助企业的管理和信息存储。因此借助外贸ERP管理软件可以进行有效管理和优化。

ERP外贸软件，它涵盖了从询价接单到收款完成整个流程，即在订单下发之前分别对客户及产品进行管理，客户管理：建立客户资料、客户信息搜集与整理；产品管理：了解产品工艺，对产品价格熟悉。根据这两方面进行报价以及订单的形成。形成订单之后，下生产单到工厂，经审核后，产生物料需求BOM表，根据物料情况排定生产计划。在原材料充足的情况下，做排产安排，ERP协助进行生产工序管理，领料并生产。还包括对生产过程的监管及品质检验，合格的产品入仓库，不合格的重新返工或者产品召回。在物料不充足的情况下，需要原材料的采购。原材料的采购即需要对供应商进行管理。先请购、后采购，收到原材料后进行材料的检验，合格的入库备用，不合格的退回至供应商。供应商提供货物后会开具发票，即产生应付款。产品检验合格入库后要做产品发货管理，安排物流进行发货。后面开具发票做收款催款作业。这种供应链式的管理软件极大的方便了每个环节的有效进行。从客户管理、订单管理、生产计划管理、采购管理、库存管理、财务管理、发货管理、物流管理、出口作业管理及单证管理、产品管理以及邮件管理，所有的作业模块都必须经过上级主管以上人员审核方可进行下面环节的作业，这样从根本上限制了员工的权限，也杜绝了资源浪费的现象。每个人分工明确，责任落实到个人。其次，通过管理软件可以清楚地看到公司和客户的一个基本联络状态，可以根据不同客户不同市场的具体情况，及时调整公司的外贸策略。

通过ERP软件管理与控制，使企业的管理更为有效，流程更为优化，使其准时交货率平均提高50%，误期率平均降低30%，公司的信誉将大大提高。同时通过精益化管理也会使库存费用、采购费用、劳动力成本下降，公司的经济效益将得以提高。

参考文献

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中图分类号：F752.62

文献标识码：A

文章编号：2096-0298(2015)05(a)-104-04