高校图书情报档案一体化管理探析

李咏嘉

【摘 要】分析高校图书情报档案一体化管理的涵义、可行性，并结合高校实际情况，提出在高校实现图书情报档案一体化管理的有效途径。

【关键词】高校 图书 情报 档案一体化管理

【中图分类号】 G 【文献标识码】 A

【文章编号】0450-9889（2015）01C-0087-02

近年来，高校图书馆管理相关工作情报化的程度加深，大部分高校都基本实现了图书、情报的一体化管理，然而图书馆档案相关管理工作与图书、情报二者的整合程度欠缺。研究高校图书、情报、档案整合的有效策略与手段，实现三者的同步发展，已成为高校图书馆管理工作研究的重要课题。

一、图书情报档案一体化涵义

图书、情报、档案一体化管理指的是把三者原本“独自为政”的系统整合为一个整体的管理方式。一体化管理图书情报档案，就是努力找寻或选择三者的最佳功能点，突破三者之间的种种界限，增强图书、情报、档案工作之间的合作与协调，利用远程存取、网络互建、分布式收藏、资源共享等策略，达到信息、信息标准、信息相关工作人员、信息设备设施与技术等因素相互间的磨合与适应，给予图书馆使用人员一体化的集成式服务。一体化管理建立在文献信息相关知识体系之上，从系统论的视角来看，对三者工作开展科学管理与系统的规划，进而达到规范化、系统化的目的，进而将三者的效能最大地发挥出来。图书、情报、档案的一体化管理实际上就是为三者选择最优化的组合方式。

二、高校实行图书情报档案一体化管理的可行性分析

（一）图书、情报、档案的共同点是高校推行一体化管理的基础

图书、情报、档案三者不但有着一样的本质属性，而且三者都可以归属于文献这一大类，所以三者是文献信息关键的构成部分。图书、情报、档案主要有下面几个共同点：第一，有着相同的服务方式与服务对象。高校管理、科学研究、课堂教学均需要用到图书、情报、档案等相关信息，且三者的服务方式均可应用跟踪服务、展览、咨询、编辑出版、阅读等。第二，有着相同的工作性质。图书馆三者机构都需要对相关文献资料进行采集与整理，通过特定的信息开发与传递，针对高校教师、学生或者社会开展信息服务工作，在文献信息输出、输入、存储、加工等方面，都需要经过编目、标引、分类等阶段。第三，有着相同的载体。光盘、软盘、磁带、胶片、纸张等都是三者的物质载体。三者内容都是以知识、信息作为其主要内容，记录手段均采用代码、图像、文字等信息符号。第四，有着相同的管理方式。传统图书馆图书、档案、情报的管理方式主要是以人工操作作为主要管理方式，如今均应用电脑操作，三者管理的共同趋势均是普遍应用数字网络技术。第五，三者存在一定的内在联系，并且在特定条件之下还可以将三者进行互换。图书、情报、档案三者有着各自的优势与特点，图书有着较为突出的系统性，它是通过总结、归纳而写作出来的系统性较强的文献材料，有着庞大数量的信息知识，较强的理论性与全面的学科特点，总的说来图书撰写的是知识结晶，是客观事物的发展规律与本质；而情报与档案则有着较为突出的本源性，它们直接反映客观事物，有着较强的可靠性，存在历史凭证的意义，总的说来它们是人类社会各种各样实践活动的原始记录。如此一来，图书、情报、档案三者就有着很多共同的地方，这就为实现三者的一体化管理提供了有利的条件；也恰恰因为三者都有着自身的优势与特点，推行一体化管理之后，才可以将它们自身特点充分发挥出来，进而实现优势互补，获得比图书、情报、档案分类管理更好的整体效果。

（二）高校信息化管理趋势是实现一体化管理的客观需要

计算机网络信息技术的发展与普及为推行高校图书、情报、档案一体化管理提供了较好的生存环境与物质基础。在网络全球普及的背景之下，人们获取资源信息的最有效、最快速的渠道就是互联网，人们逐渐认识并接受信息管理一体化的理念，网络自身就是一个巨大的信息资源枢纽，其组成了自古以来最大的信息资源网络体系，提供快速、有效的信息服务途径与策略。在这个信息资源网络体系中，图书、情报、档案都是其构成部分。如今，在图书、档案、情报相关机构中已经较为普遍地利用计算机网络信息技术，从最初的自动化集成管理、信息传递、信息加工逐渐延伸到现今的网络化文献信息服务，许多行业都实现了网络化建设。

在互联网普及的今天，高校已经不可能孤立于计算机网络信息环境之外，电子校务管理和信息化管理切切实实是高等学校发展的方向。作为传播文化知识的主要阵地，高校掌握着大批量的图书、情报、档案信息资源，科学研究活动逐渐增多，学科建设迅速发展，教师与学生对三者的需求越来越大，这就对三者管理的高效性提出了较大的要求。

三、高校图书情报档案一体化管理的有效途径

（一）建立一体化的信息领导机构

建立一体化的信息领导机构，统一领导高校图书、情报、档案相关部门。根据“专用分散、通用集中、局部分散、全局集中”的基本原则，架构能协调、有层次、高效率、多功能的一体化立体化管理体制，对图书馆、情报馆、档案馆三个机构开展合理管理；对图书、情报、档案的文献信息进行科学配置，突破三者独立的状态，扭转原本三者各自为政的体制，建立包容性强的网络管理结构，架构整体性的信息服务群体，进而实现科学共享相关信息资源，加强三者的交流合作；架构一体化的文献信息系统，将原先分散性的档案信息、图书文献、情报信息资源整合成信息网，将三者整体功能作用充分发挥出来；增强图书、情报、档案之间的横向联系，从总体出发，不可偏废三者自身的特殊性，将三个相关部门工作人员的积极性充分调动起来，让三个相关部门在相对独立的前提下，表现出适应当今社会要求的更高水平的协调性、统一性、整体性。

（二）做好标准化建设工作

开展一体化管理图书、情报、档案的相关工作的基础在于三者的标准化工作，缺乏标准性，建设一体化管理的工作也就无从下手，应用电脑等先进技术与手段开展一体化信息服务也就无从谈起。因此，应拟定有效的标准，在通信设备、计算机、检索、信息标引、信息分类、信息著录等方面推行标准化。现今《情报与文献工作词汇基本术语》《中国档案主题词表》《档案著录规则》《中国图书馆分类法》等一系列标准都已经得以普遍应用，这为我们开展高校图书、情报、档案一体化管理提供了坚实的基础。总而言之，为给图书、情报、档案实现一体化管理提供更好的条件，我们需要加快标准化工作的脚步。

（三）架构一体化的数据库

图书馆与档案馆有着相同的用户群体，建立一体化化的数据库，有利于形成优质的信息检索服务体系，在建设数据库与资源数据化的过程中，我们不仅要考量到这两个系统的独特性，同时还要兼顾二者应有的横向联系，进而可以进行统筹安排与统一规划，拟定并使用涉及馆藏信息资源的处理方法、标准与规范等，为实现一体化奠定基础。在高等学校管理体制等其他方面不完备的情况下，可以从学位论文数据库、校史数据库、教师科研成果数据库这三个方面着手，加强合作，深入挖掘本校特色资源，深层次开发特色资源，慢慢实现全方位一体化管理。

（四）重视一体化管理团队的建设

高校推行图书、情报、档案一体化管理，需要有一支掌握先进技术、知识结构合理、思想解放的专业团队。假设缺乏此类专业人才，也就没有办法构建新的服务模式、服务框架、服务理念为基础的新型信息管理服务体系。因此需要重视图书馆工作人员自学、培训工作，促使其树立终身学习的理念，同时开展更深层次的交流合作，引进新型人才，科学进行人力资源的调配。

总之，在高等学校信息管理过程中，图书、情报、档案一体化的发展与完善，需要较长时间来实现，其实现步骤与模式也是多种多样的，所以，在推进高校图书、情报、档案一体化管理的过程中，我们需要加强一体化管理的探索与学习，为早日实现一体化管理奠定更好的理论基础。

【参考文献】

[1]高瑛.试论档案、图书、情报一体化管理[J].兰台世界（下半月），2008（2）

[2]史瑞来.高校图书情报档案应实行一体化管理[J].内蒙古图书馆工作，2007（1）

（责编 王 一）