浅谈中德合作生态造林项目的档案管理
2015-03-20刘秀英
刘秀英
(北票市林业局,辽宁 北票 122100)
中德财政合作辽宁朝阳生态造林项目是1998年5月底在中德两国政府发展政策合作委员会第16次会议上获得批准,列入两国政府合作计划的,到2000年5月30日两国政府正式签署了该项目的《财政协议》。该项目的范围为:辽宁省西部朝阳市所辖的北票、凌源、朝阳3个县(市)的土质退化、侵蚀严重、荒山面积大的贫困乡、村。项目建设目标为:改善项目区域生态环境,增加森林覆盖,为当地农民提供短期就业机会,增加其收入,并从林地经营中获得长远的收入。项目自2001年6月开始实施,到2010年已全部完成工程建设任务。在历次的档案检查中,都受到了各方各级领导的好评。尤其在2003年4月,德国复兴信贷银行检查团对该项目进行的检查,认为“档案管理可作为其他项目的样板”。因此,笔者就项目的档案管理谈点粗浅的认识。
1 提高对项目档案管理的认识
项目在建设之初,国家林业局、省、市政府都要求对项目加强管理,与国际接轨,按国际惯例来管理项目,决不能搞原有模式的重复,简单地说,项目管理主要是工程管理、财务管理和档案管理。而档案管理在项目管理中又显得尤为重要,因为它是德方强调“过程管理”的重要环节和体现。它能客观地反映项目实施的过程,全面系统地记载项目实施的工作程序,是德方检查项目的第一手资料,也是德方评价项目的重要依据。在过去执行的项目中,档案管理往往被忽视,而在国际项目的管理中又是必不可少的。因此,加强档案管理、提高管理水平,是与国际接轨,按国际惯例来管理项目的显著标志。所以,各级项目管理者,必须高度重视项目的档案管理工作。
2 明确项目档案管理的范围、原则和要求
2.1 档案管理的范围
项目的立项、内容及方法,可行性研究,评估认证,中德双方签署的会谈记要、备忘录,参与式林业规划,技术措施,科学管理等有关资料;项目的小班卡、合同、宜林荒山使用权协议书;实施、检查、验收、报账全过程的资料;项目培训、考察等有关方面的资料;项目文件、简报和宣传材料及推广示范等方面的资料;项目的财务活动资料;在项目实施过程中所形成的具有存档价值的文书、图纸、表格、照片、录像带等材料。
2.2 档案管理的原则
统一管理,分级建档,常抓不懈,认真求实。
2.3 档案管理的要求
全面搜集,系统整理,准确分类,及时归档。
3 档案管理的内容和方法
这里主要谈文书档案管理和技术档案管理。
3.1 文书档案管理
3.1.1 文书档案管理内容
文书档案主要有文件类和宣传类两种。文件类是指国家有关部、委、局和省、市、县的有关文件以及中德两国政府间签署的有关项目协议等来往文件。宣传类是指会议材料、记录、纪要、简报、录像、照片、宣传材料、领导讲话等。
3.1.2 文书档案管理方法
对文书档案要及时、认真地整理、分类,并分别装订成册,归入档案;要在文件索引目录中写清接收文件的文题、页数及时间,并在档案封皮注明文件类别。
3.2 技术档案管理
技术档案主要包括规划设计、计划、总结、检查、验收和技术推广、技术培训等相关资料。
3.2.1 参与式规划设计类材料的档案管理
规划设计涉及的资料最多,它包括项目建议书、可行性研究报告、土地利用规划、年度作业设计、各类合同、小班卡、协议书、参与式林业规划等诸多材料,这些材料的收集归档是技术档案管理的重点,也是整个项目档案管理的难点。规划设计材料既繁多又复杂,每搞完一次规划设计,就有一摞材料堆在办公桌前,必须按照规划程序,理顺每一个步骤,及时整理归档。否则,日积月累,很难理出头绪。例如:参与式林业规划,涉及的项目乡镇多、村组多,规划面积大,需要填写许多预选项目村的情况调查表、农民意愿单、申请表、决策表和项目村的三次会议记录、土地利用规划示意图等,要签订合同书、协议书,小班卡一式四份,如果是联户的小班,还要有联户代表委托书,所有这些材料进行认真地检查、验收,发现缺项、漏项的要及时补充纠正,然后整理清楚。除小班卡、合同书、协议书外,所有材料都要分门别类地放入档案盒,要制定简明的参与式规划目录,粘在档案盒内醒目处;最后,在档案盒的小侧面标明该项目乡镇的名称、合同序号、涉及到的村、林班、造林类型及年度,这样有利于在以后的工作中既迅速又准确地查找该项目乡镇的有关材料。装完档案盒后紧接着进行“两书一卡”的归档工作,按照德方要求,必须以小班为单位,将小班卡、附有小班图的合同书和荒山使用协议书装入档案袋,为今后工作、检查、验收提供方便。在装袋前,要将小班卡、合同书、协议书检查核实,准确无误后方可入袋。装袋后还要在档案袋外粘上标签,上面注明该乡镇的名称、合同序号、通过验收年度和监测验收面积,这样在工作应用中比较直观。同时要制定一个小台帐型的卡,记录小班的有关情况,如小班所在乡镇、村、组、林班、小班面积、造林类型、参与人数、监测验收时间、面积等等。虽然这样做很麻烦,但有利于统计报表,并能灵活自如地掌握各个乡镇小班的情况。规划设计完一个项目乡镇就要及时整理归档一个乡镇,分年度、分乡镇整齐有序地放在卷橱内,以备查阅。
3.2.2 计划、总结类材料的档案管理
计划总结主要包括项目的执行计划、年度实施计划、年度工作计划、项目的各类工作总结、进展报告、简报等。这些材料都要在整理好后装入档案盒,做好记录,编好索引,以备实施过程中随时查阅。
3.2.3 检查、验收类材料的档案管理
检查、验收类材料主要包括国家林业局、省项目办、监测中心和市项目办的工程检查、验收材料以及县项目办工程自查、验收和有关工程技术方面的专题检查材料。这些材料都要整理归档,并要认真阅读,总结经验,查找不足,以便在今后工作中改进和完善。
3.2.4 技术推广、培训类材料的档案管理
技术推广、培训类材料主要包括对县、乡、村级技术人员和参与农户进行有关造林、整地、育苗等方面的技术推广和培训所涉及的材料。对技术推广、培训的内容和参加人员都要有记录,并及时存档。
4 小结
档案管理工作是一项精心、细致、繁杂、科学性非常强的工作。档案管理人员对搜集的各种资料都要认真及时进行整理、分类、归档、编号、编制检索工具,并做到科学运作、妥善保管、存放有序、查找方便、整齐美观。要定期检查档案保管情况,对破损或变质的档案要及时采取补救措施。要配置必要的设施,确保档案安全。