知识经济时代高校档案管理策略

许景艳

（赤峰学院 社区卫生服务中心，内蒙古 赤峰 024000）

随着科技的迅猛发展，信息化、数字化已向社会各行业普及，这样的变化为档案管理工作迎来了发展机会.为了促进其快速发展，同时为高校建设奠定基础，知识经济时代高校档案管理的出现很有必要.知识管理作为知识经济时代的产物，对促进高校档案管理工作的可持续发展起巨大作用.而高校档案本身隶属知识的一部分，怎样在知识经济时代的今天，充分实现档案管理的价值和作用，为其制定相关的策略，是高校档案管理工作人员在进行管理过程中，所遇到的重要问题，这也是文本进行探讨分析的重点.因此本文就知识经济时代高校档案管理策略进行深入研究和探讨，为高校的可持续发展和建设作贡献.

1 档案管理概述

1.1 档案管理的基本内容

档案是进行社会活动后的产物，其社会活动的对象包括：国家政府相关机构、社会组织、个人组织等等.它的保存形式多种多样，主要形式是文字记录、声音录制、视频图像三种.其档案种类繁多，包括科学档案、教学档案、人事档案等等.

1.2 档案管理的主要性质和特点

档案管理秉承科学合理的原则对相关档案进行有效管理，而档案资源信息的提供时社会实践中的一项重要工作.科学合理地对档案进行管理，满足社会的需求是它的基本任务.它具有独立性，是国家文化艺术事业必不可少的一部分.对比较特殊的部门而言，档案管理是各项工作管理的重要组成部分，如高校档案管理是高校管理工作中的一部分，科技档案管理师科研管理工作的重要部分，对其发展具有深远、重大的意义.

1.3 档案管理的地位和作用

档案工作作为国家建设事业的一部分，它对国家的发展具有重大存在意义.它的发展与国家建设事业的发展密不可分，两者相互存在，相互影响，缺一不可.档案工作扮演的角色是服务者，是国家建设工作的基础条件，对其发展起巨大作用和决定性作用.

2 传统的高校档案管理面临的问题分析

传统档案管理方式作为高校档案管理方式的一种，它的重点体现在对高校资料进行收集、保存和历史记载.它的管理对象是已经发生的事件、活动、历史书籍等等，它的管理方式以纸质记录为主.随着时代的变迁，传统档案管理的局限性越来越大，面临的问题也越来越多，具体问题如下：

2.1 费力耗时、浪费人力资源

在进行传统档案管理的工作过程中，收集、整理资料是必不可少的一个环节，但是此环节需要大量工作人员的参与，同时也需要大量的工作时间.此问题在历史悠久的高校中较为突出.由于高校档案资料信息，来源于高校各个部门，比如：科研部门、财务部门、教学部门、管理部门等等，如果要每个部门逐一进行资料收集，其工作量可想而知.加上后续的整理、编制过程，消耗的工作时间不言而喻.

2.2 不能有效满足用户需求

由于传统档案管理的局限性，用户进行资料借阅时，必须亲自前往档案室，这在一定程度上为用户带来了不可避免的麻烦，降低了用户的学习效率.而寻找资料的过程，也十分漫长，无法快速及时地满足用户的需求.

2.3 带来不必要的资源负担

传统档案管理，保存资料的方式，占据空间大，这在一定程度上给高校带来了不必要的麻烦和资源负担，尤其对于历史悠久的高校而言，由于他们的建校时间过长，因此档案资源信息也显得尤其繁多.占据的空间可想而知，对该高校产生了无形的负担和压力.这种情况下，想要有效地进行档案管理，也显得难上加难.

2.4 不利于保存，具有安全隐患

传统档案管理中，大多是纸质的档案记录，具有时效性，不便永久保存，且容易受到太多因素的影响和困扰.例如，火灾、洪涝现象；鼠啃虫咬；偷盗现象等等.若一旦上述状况发生，将会造成相关资料的丢失和绝迹，影响整个高校的历史记录.

3 高校档案管理的现状分析以及存在的问题

随着时代的变迁和发展，如今已进入信息时代，计算机网络等技术被广泛应用.然而档案管理工作也在不断变化中，它的管理观念和思想也在进行不断转变.如今高校档案管理主要特点是，方便资料的查阅和保存.由于计算机网络技术的广泛应用，档案管理也逐渐信息数字化.多数还被刻成光盘，方便更直观的观看和保存.这在一定程度上解决了传统档案管理的局限性问题.加速了档案管理的发展进程，但在其过程中仍然面临着不少问题.

3.1 工作人员缺乏专业素养

档案管理工作需要大量的档案管理相关人才，但是，由于大多数高校缺乏专业的管理人才，导致档案不能进行及时地更新和被利用.影响了高校档案管理工作的发展.其中更严重的是，部分工作人员缺乏专业素养，以致于无法对档案进行及时的更新、整合和管理，导致档案缺乏的完整性和规范性.

3.2 不能将档案进行合理地分类

由于部分高校依旧无法摆脱传统的档案管理方式，深受传统档案管理的分类方式影响，导致档案无法规范化、合理化、系统化.导致档案杂乱无章，无法满足用户的需求.

3.3 忽略档案资源信息的多样性

在档案管理的过程中，档案包含不同的种类，其中包括：数据类、信息类、知识类等等.然而不同的种类的管理方式又不一样.但是就大多数高校而言，他们将这些种类统称为信息.无法体现档案资源信息的多样性原则.

3.4 网络信息化没有给高校档案管理带来实质性变化

随着社会的进步和时代的发展，如今已进入网络信息化时代，如同一张巨型网，它将整个世界覆盖在这张网里.因此，档案管理也不仅仅只是档案工作人员一人的义务和职责，在21世纪的今天，档案管理者们处在高度的竞争意识下，由于时代变化过快，信息也在不断更新，而管理工作将变得越来越繁重，他们将无满足教职员工的实时需求.在这样的情况下，网络信息化的出现并没有给高校档案管理带来实质的变化和改革，它仍然需要高校所有成员的共同努力，来促进其可持续发展.

4 知识经济时代高校档案管理的内涵及特点

4.1 内涵体现

4.1.1 知识经济时代高校档案管理就是知识管理

简要来讲，知识经济时代高校档案管理就是高校知识管理，即对高校的各类知识进行管理.在进行知识管理的过程中，通过多种方式将高校知识的产生、积累、传递等阶段结合起来，进行管理.方便教职员工快速掌握教学知识，强化工作能力，促进高校教学水平得到不断提高和发展.

4.1.2 知识管理是管理者工作水平的有力保障

知识是高校办学的基础和竞争力来源，而知识管理就是高校竞争力的有效管理.它一方面使管理本身进行知识化，也就是知识管理；另一方面要求管理者本身需具备一定的知识和能力，这样不但能够管理者的工作效率，还能提升它自身的专业素养.因此，知识管理是管理者工作水平的有力保障.

4.1.3 将知识管理提升为知识资源管理

（1）将高校档案知识管理提升到知识资源管理是实际管理工作中必要的阶段，因为档案知识就是知识资源，它还经历过不断地完善和处理.而知识资源的管理需经过“一个应用”和“两个创新”、的过程.前者是将知识应用于工作中，后者是在进行知识创新的同时，实现工作创新.这个过程符合档案知识管理的基本规律，可有效地实现高校档案管理工作的可持续发展.因此将知识管理上升为知识资源管理很有必要.

（2）知识管理的效益性.传统档案管理作为见证高校历史变迁的产物，其最大的价值是记载高校历史，而信息化时代的档案管理的基本价值是实现高校历史信息数字化管理.但这都不是档案管理工作的目的，它的目的就是促进高校工作的可持续发展.为高校谋取更大的效益和发展.

4.1.4 知识资源管理为高校创造新的价值

传统档案管理方式作为高校档案管理方式的一种，它的重点体现在对高校资料进行收集、保存和历史记载.而现代化信息时代档案管理工作的价值在于让历史数字化、抽象化.但这并不是档案管理的价值体现，它的价值体现在实现高校效益最大化，提高其在全国各大高校中的竞争力和办学能力，促进其可持续发展.它的发展性和价值性深不可测，有待教育者和学者们在不断实践中进行深入挖掘和研究.

4.2 知识经济时代档案管理工作的特点

知识经济作为现代经济的重要组成部分，它与农业经济、工业经济有着显著的不同特征.

4.2.1 它们的主导因素存在明显差异

农业经济主导因素是土地，工业经济主导因素是资源，知识经济的主导因素是人才.而人才作为21世纪的基本需求，它对经济的发展起重大作用，也是财富的来源.

4.2.2 它们的竞争对象不同

工业经济下，面临的竞争对象是劳动力和资源，农业经济下，面临的竞争对象是土地，知识经济下，面临的竞争力是人才、信息和知识.也就是说在这样的情况下，谁能够将知识、人才、信息三者纳入囊中，那么谁就成为了时代的佼佼者.

4.2.3 它们的投资侧重点不一样

在工业经济的发展中，它的投资侧重点是形象具体的机器设施等等，它注重的是有形资产的投资；而在知识经济发展的情形下，它的投资侧重点是：人才的培养、产品科技能力的提升、知识型企业的不断发展等等，它注重的是隐形资产的投资.

4.2.4 它们的资源形态不一样

在工业经济和农业经济的发展过程中，自然资源作为所有资源的基础，它的存在是有限的，随着自然生态的恶化和人类的肆意破坏，它将慢慢的消失，因此自然与人类的平衡发展对它们两者的发展起决定性作用.

而知识经济的资源是无限的，具体资源包括知识、文化、技术、智慧等等，不受任何因素的影响，它们是客观存在的，具有无限循环性.可进行无限的索取和使用.

5 实施知识管理的意义

5.1 能够提高决策质量和水平

知识管理可以有效、及时地将高校档案相关知识合理配置在相应的环节上，方便决策者快速及时地获取知识，最大程度地保障他们的决策质量和水平.

5.2 提高教职人员的工作效率

知识管理的有效实施可以在一定程度上，起提高教职人员工作效率的作用.还要想通过降低人力、资源，来对教职人员的学习效率进行检测，其主要方式是对他们的工作质量进行检测.这主要是一个积累经验的过程.而这些经验都蕴含在高校的档案之中.因此，知识资源管理的进行很有必要，它能有效、准确地将档案中的知识平均分配给岗位上的工作人员，提高他们的工作效率.

5.3 能够提高高校的竞争力和水平

知识资源管理，通过将知识应用于工作中，在进行知识创新的同时，实现工作创新.这样的过程对提高高校的办学水平有极大作用，同时也在一定程度上使高校具有一定的核心竞争力.

6 结束语

综上所述，知识经济时代高校档案管理即为知识管理，也就是对高校的各类知识进行管理.在进行知识管理的过程中，通过多种方式将高校知识的产生、积累、传递等阶段结合起来，进行管理.方便教职员工快速掌握教学知识，强化工作能力，促进高校教学水平得到不断提高和发展.它是管理者工作水平的有力保障、提高教职人员的工作效率、能够提高高校的竞争力和水平.促进高校工作的可持续发展是它的目的.然而在其发展的过程中，也面临着不少的问题，这些问题就需要教育者们去不断地发现和分析，提出相应的解决措施，为教育教学事业做贡献.

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