高校照片档案的管理现状及对策

摘要：高校照片档案是指在高校活动中直接形成的以静止摄影影像形式存在，有保存价值的历史记录。传统的照片档案和新型的数码照片档案都是高校档案的重要组成部分，作为高校档案的重要档案信息资源，不论是传统的还是新型的照片档案的规范管理都应该提上议事日程。从高校照片档案管理存在的问题入手，探讨了照片档案管理的有效途径。

文献标志码：A

文章编号：1674-9200（2015）05-0108-04

收稿日期：2015-04-16

作者简介：陈正娇，文山学院办公室馆员。

一、高校照片档案的定义、种类、特点

（一）高校照片档案的定义

高校照片档案指在高校教学、科研、管理等活动中直接形成的以静止摄影影像形式存在的，有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。

（二）高校照片档案的种类

1.按照片影像存储材料，分为银盐感光材料照片、数码照片。

2.按摄影的目的与表现方式，分为记录照片档案、艺术照片档案。

（三）高校照片档案的特点

1.形式、规格多样。

2.时间、空间感强烈。

3.形意结合、形象逼真。

二、高校照片档案管理存在的问题

（一）制度不健全

《照片档案管理规范》（GB/T11821—89）自1990年7月1日实施以来，为照片档案的收集、整理、保管等过程的规范化、标准化起到了重要的作用，但却忽略了照片的鉴定、统计和利用等方面的规定。尽管之后对《照片档案管理规范》有所修定，即现行的国家标准《照片档案管理规范》（GB/ T11821-2002），但目前该规范仅适用于银盐感光材料照片档案,即传统的胶片型照片档案的收集、整理和保管工作。但随着科学技术的迅速发展，各式数码相机被广泛应用，传统的胶片照片几乎已被数码照片取代，在数码相机给各单位带来便利的同时，其特殊性也给照片档案的管理带来了新的挑战，而《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）并未涉及对数码照片档案的管理。缺少制度可依，数码照片档案的管理呈现无章可循，制度不健全的问题。

（二）安全性、完整性及真实性隐患

1．由于制度的不健全，多数部门的照片处于自由形成、自由处理的状态，没有统一管理。许多珍贵的照片散落于各职能部门，许多人员对照片档案没有意识，甚至将照片视为己有，不愿意上交或者不妥善保管，以至照片被丢弃、遗失，直接影响了照片的安全；数码照片存储介质的特殊性，也会直接因其存储设备的故障影响数码照片的安全；再有，不备份，利用与存储都只用原始档案，利用不当使照片档案丢失或损坏，或者备份了没有异地保存，没有定期检查等现象的存在。

2．随着数码相机的广泛使用，学校各职能部门在一次活动中往往会形成几十甚至上百张照片，学校档案馆（室）没有及时和各部门交流沟通，各职能部门没有及时删除质量不佳的相片，也未对具有代表性的照片补充文字说明，时间一长，随着存储照片数量的增多，拍摄者也无法补充齐全照片的各要素，这直接导致许多珍贵照片无法归档和利用，而完整的数码照片档案是由数码照片、文字说明、EXIF信息构成的。这三要素，只要其中一样不真实、准确，数码照片就无完整性可言，其再具有代表性，也无法归档并体现其应用价值。

3．数码照片依赖于计算机、磁盘、硬盘等介质存储，对先进介质的依赖性也决定了其易更改性，数码照片的元数据即文字说明和EXIF信息一旦被人为更改或被其他不定性因素如计算机病毒、各种软件编辑器、软硬件损坏等影响，照片的真实性就无法保障。

（三）存储条件差，照片档案寿命堪忧

传统照片的制成材料是银盐和磁性介质，数码照片依赖计算机、磁盘、硬盘等介质，相较纸质档案，照片档案的保管条件更加严格，但许多院校库房条件差，“八防”（防火、防水、防潮、防日光及紫外线照射、防污染、防有害生物、防震、防盗）工作无法达标，甚至没有专门的库房，没有专用的照片档案设备，大量的照片档案和纸质档案共存于文书档案柜，时间一久，照片乳剂层中的化学物质发生变化，照片颜色变黄，影像亦逐渐消退，照片档案寿命严重折期。

（四）信息化建设步伐滞后

档案信息化是信息时代实现档案信息资源共享和最佳便捷利用的必然发展趋势，照片档案的信息化亦如此。照片档案的数字化是其信息化建设的第一步，然而，多数高校传统的照片档案仍然没有实现数字化，以传统的手工查找为主，但由于照片档案的特殊性，目录查找无法第一时间体现照片的内容，查全率、查准率低。数码照片档案无底片，以数字形式存储，数量多，内容繁杂，科学的数码照片档案管理软件是实现科学管理和信息化的必然选择，与校园信息化建设密切关联，实现数码照片档案信息的汇集、内容的提炼、分类、处理，以便更好地服务民生成为必然。但是，多数高校信息化建设步伐仍然相当滞后。

（五）照片档案编研工作发展迟缓

照片档案编研，指的是以照片档案为素材，按特定的主题和编研方式，将照片档案通过加工做成成品，以便更好地利用与研究。目前有直接利用照片粘贴成册、将照片复制粘贴并编辑制作成简单的画册或者画报、将照片编制成版直接印刷出精制画册等。不管以哪种类型编制，首先要确保照片档案的完整性，即照片、底片、文字说明的完整，历史照片要么没底片，要么没文字说明，完整性极差，且因照片保管条件等原因造成质地差，图像不清晰等问题，这都会阻碍照片档案编研工作。照片档案编研工作投入的人力、财力相较纯文字的书籍和文章，成本相对较高，照片数量的繁杂，更是增加了筛选工作的难度。各高校在举办展览、校园宣传橱窗、招生宣传画册、年鉴等工作中都充分地利用了照片档案，但以照片档案为基础的专题照片档案编研工作仍然发展迟缓。

三、提高照片档案管理的有效途径

（一）加强制度建设

1．各档案馆（室）要加强《档案法》的学习，并在实际工作中切实体现出《档案法》所赋予档案工作者的义务性、权利性、禁止性、职责性，依据这些规范建立健全高校的各种档案规章制度，使档案工作有法可依，有章可循。除了加强自身对档案法律法规的学习，各专职档案工作者还要担起培训各职能部门专兼职档案人员对各档案法律法规的学习责任，尽量扩大档案法律法规的宣传力度。

2．建立健全数码照片归档制度

根据已有的《照片档案管理规范》，不断完善学校的照片档案管理规范，并根据实际建立适用于各校的数码照片档案管理规范，使照片档案从归档范围、收集方法、价值的鉴定、整理、归档到保管统计利用，每一个环节都有标准可依，特别是数码照片数量多，拍摄者多，形成于各职能部门，摄影者必须按规定定期向各单位档案机构或档案员移交，实行集中管理，任何单位和个人不得据为己有；档案工作人员鉴定照片时要把握主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点，并确保数码照片的元数据齐全；坚持移交不跨年原则，并在整理过程中，始终遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。

（二）库房、设备保障

1．照片档案库房条件除了努力达到“八防”要求外，其他的各项指标都应符合JGJ25（档案馆建筑设计规范）的规定；管理人员在确保库房的整齐、清洁的同时，要严格遵照库房使用、存放规则，规范库房管理，努力改变高校档案库房即保管室、储藏室的混乱现状。

2．工作人员必须保证底片、照片的贮存柜架的制作材料除了必不可燃、耐腐蚀外，其喷涂用料亦应稳定耐用。库房管理要确保恒温、恒湿，鉴定照片的贮存期限后，严格按照《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）中关于长期贮存、中期贮存的条件和要求保存照片档案；同时，如果提供利用房间的温度、湿度与库房的温度、湿度相差较大，为确保照片档案在其提供利用前缓冲过渡，那么就很有必要设置缓冲间。

3．特殊照片、底片如幅面超过底片册芯页尺寸的大幅底片，应在乳剂面垫衬柔软的中性偏碱性纸张，再放入专用的档案袋或档案盒中；硝酸片基胶片会释放出有害气体，因此要单独存放，并配备单独的通风系统；对于珍贵的、重要的、使用频率高的底片必须进行拷贝，并异地保存，提供利用拷贝片，尽量避免使用母片。

4．在贯彻执行对照片、底片的抽样检查和全面检查时，工作人员要根据照片档案的实际，相对缩短检查周期，随时抽查照片档案，并对发现的问题及时采取补救措施。

（三）提高档案人员及拍摄人员素质

1．档案业务素质的提高。学校建立档案人员终身教育体制，不断加强其继续教育，通过培训、进修、交流考察、自学等方式不断扩展其知识面，提升其业务水平和服务能力，并定期对各专兼职档案人员进行培训、指导、监督。

2．摄影技术的提高。数码照片的形成容易，产生量大，分散程度高，储存依赖性强等特点决定了档案工作者在照片档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作环节中工作量的增多。因此，凡是涉及拍照的人员，不管是档案专业人员还是兼职人员，都应该加强对摄影知识的学习，只有技术过硬，才能拍到有价值的可以保存利用的珍贵相片，做到少而精，尽量减轻后期照片的筛选、鉴定工作量，同时也是对学校发展过程中每一个历史点最真实的的记录，因此，学校摄影工作者摄影技术的提高势在必行。

3．计算机运用维修能力、图片编辑软件能力、网络运用技术能力的提高。新时期的档案工作人员，要确保照片档案的安全性、完整性和真实性，在加强对档案业务知识学习的同时，要增强对计算机、网络技术等相关学科知识的掌握力度，要能熟练地掌握计算机运用维修技术、图片编辑软件技术、网络技术等相关技术。

（四）照片档案的利用

充分发挥高校照片档案的文化魅力，让照片档案在校园文化建设中体现其价值。学校可以通过把记录学校地理概貌、校园建筑风格、校园风光、教学设施、标志性实物、领导以及著名人物参加本校或与本校有关的重大公务活动的照片，学校组织的重要外事活动照片，记录学校教学科研的照片，学生活动照片等重大事件及其他具有保存价值的各种反映高校主要职能活动的照片合理地与学校的招生宣传、校史陈列、展览、年鉴等工作相结合，这些形象逼真、画面丰富的照片生动鲜活地承载着学校的历史沧桑，在记载学校发展历程的同时，又反映出学校发展过程中大的社会背景和人文环境、教风、学风，是学校物质文明和精神文明不可或缺的演绎者，其原始性、真实性是宣传教育最好的说服者，甚至其浓厚的文化底蕴比文字更具说服力和感染力，因此，档案工作者要充分利用照片档案的文化传承作用，让其与校园文化建设的每一个环节息息相扣，让其在被利用中求发展，在发展中体现其价值。

（五）照片档案工作与学校档案信息化建设同步

基于数码照片的激增和高校信息管理的发展趋势，高校照片档案的科学管理迫在眉睫。利用现代科学技术，将照片档案的信息汇集，提炼其精华，正确科学地分类和处理，实现照片档案信息资源的共享，以便更好地服务师生，是高校照片档案信息化建设的最终目的。高校的照片档案要想实现这一目的，必须和所对应的相关的文字类档案信息环环相扣，做到收集、分类、鉴定、归档的同步，并依赖学校的信息建设平台实现其和档案信息建设同发展共进步的发展目标。

（六）加强照片档案编研工作力度

高校档案工作者要紧紧抓住学校举办的各专题展览、宣传橱窗、招生画册、年鉴等工作时机，积极争取资金和人力，将能真实有效地反映学校历史原貌的各照片档案科学地、有机地、系统地再编研以达到更好的利用效果，充分体现照片档案的价值。

The Current Situation and Countermeasure of the Management of Photo Archive of Universities

CHEN Zheng-jiao (School Offi ce,Wenshan University,Wenshan 663099,China)

Abstract:The photo archive of university is still photography image form and worth preserving records.Traditional and new digital photo archives are the important part of vniversity archives.The standard management of traditional or new photo archives are the important archival information resources of university photo archives,which should be put on the agenda.According to the problems of archive management,the paper explores the effective ways of photo archives.

Key word:university;Photo archive;management;countermeasure

（责任编辑　杨爱民）