国外档案网站研究现状以及对我国的启示

2015-03-20闫丽侠

长春师范大学学报 2015年8期

闫丽侠

(长春师范大学档案馆，吉林长春130032)

随着互联网的不断发展，全球信息化的浪潮席卷了整个档案界。从20世纪90年代中期开始，国外档案界便大规模地在互联网上建立自己的档案网站。迄今为止，在全球范围内已经有2000余家档案机构、档案协会等在互联网上建立了自己的网站。这些档案网站的建立极大地促进了档案信息资源整合以及用户对档案信息资源的利用。笔者通过对美国、加拿大、英国三个国家的档案网站进行调查比较分析，从中发现这些档案网站的特点，以期为今后我国的档案信息网站建设提供一些参考。

1 国外档案网站概况分析

1.1 美国国家档案与文件署网站

美国国家档案与文件署网站(http://www.nara.gov)，是美国国家档案馆、总统图书馆和文件记录中心，网站内容包含了美国联邦政府在管理控制的过程中形成的所有文件材料以及法律和历史记录。1949年，美国国家档案馆改组成为国家档案与文件署(NARA)，在此之后国家档案馆成为网站内容的一个部分。

NARA是美国国家档案馆面向公众视线档案信息资源社会化共享的服务平台，首页页面分为上下两栏，简单大方、主次分明而不失庄重，从而给来访者以现代化的视觉享受。NARA信息资源之间的链接十分紧密，这就使站内丰富的信息资源交织成为一个相互联系的网络。对于类目的划分，NARA也做到了尽其所详，光一级类目就设有18个，二级类目更是接近200个，有些信息资源中还设有三级、四级和五级目录。各级目录内容囊括了美国国家档案馆和联邦政府工作的方方面面，用户只需要进行简单的点击，跨越3个世纪的丰富多彩的内容便能呈现在眼前［1］。及时的更新维护也是NARA的一大特点，大约每10天NARA的主页便会进行一次页面更新，在保留原有的信息内容的基础上，还会刊登出最新的馆藏信息供公众阅览。

档案网站的检索方式是否便捷有效是衡量网站信息资源可获取性的一个重要标准，而NARA在检索方面就做到了细致周到。“搜索NARA网页”和“搜索NARA网站数据库”将网站信息内容一分为二，使用户对网站信息资源的需求更具有针对性。“搜索NARA网页”包含简单检索和高级检索两种，简单检索可使用户方便快捷地找到网页上的相关内容，若使用高级检索，则可以利用全文、标题、时间、关键字、URL地址等字段实现多元查找。而“搜索NARA网站数据库”包含5个特定的数据库链接:NARA档案信息定位器(NAIL)、缩微出版物检索、肯尼迪遇刺时间档案检索、联邦登陆处出版物和NARA图书馆目录。NARA档案信息定位器分为缩微出版物检索和档案馆藏检索，在档案馆藏检索中又提供了标准检索、数字复本检索、专家检索和物理馆藏检索四种检索方式，为不同层次、不同需求以及不同类型的用户提供了适合自身的检索方式。

1.2 加拿大国家档案馆网站

加拿大国家档案馆网站(National Archive of Canada)简称为NA，网址为(http://www.archives.ca)。加拿大国家档案馆成立于1872年，是加拿大唯一一个中央级的联邦国家档案馆。加拿大国家档案馆内馆藏档案采用了英、法两种文字，所以NA也同样使用了这两种文字版本。

NA的主页以白色作为背景，深沉的蓝色作为前景，简单而庄重，其主页内容设置简单明了，分为主页、新闻、视频、链接、特色档案、优先事项六个板块。虽然设计结构简单，但是NA的信息资源内容非常丰富。加拿大联邦政府历史档案包括了19000公里的微缩胶卷，2000多公里的数据卷宗，以及60多公里的文本、地图和照片，这些资料记录了加拿大从18世纪到现在的各方面的历史。NA不仅刊登了国内最新的档案期刊、图书的出版发行情况，而且将《档案工作者》刊登到了网站上。不仅如此，NA还对加拿大省级和地区的档案馆、加拿大国家图书馆、网上档案资源、国际档案理事会等设置了热点链接，以此来让用户能够更加方便地获取档案资料。

在检索分类方面，NA数据库的信息资源按主题分类可分为:邮政档案、土著居民档案和战争档案等;按载体形式可分为:文本档案、声像档案、照片及胶片档案等。网站按照人们检索习惯设计了三种检索方式:检索句法、检索点和详细搜索。

1.3 英国国家档案馆

英国国家档案馆成立于2003年4月，它由皇家历史手稿委员会和原英国公共档案馆合并而成。英国国家档案馆网站有两个地址，包括(http//:www.pro.gov.uk)为原英国公共档案馆网址，以及新的网址(http//:www.nationalarchives.gov.uk)。

英国国家档案馆网站主页框架设置清晰明了，首页以教育、文献、信息管理三大模块以图文并茂的方式呈现给用户，颜色鲜艳、个性化十足，给人以华丽的视觉冲击。三大模块下面是最新消息和快速链接两个板块，包括:目录;公民出生、结婚和死亡信息查询;国家注册档案馆信息查询;英国政府在线档案查询;公民入籍证书查询;历史手稿委员会等内容。

英国国家档案馆网站不仅拥有文本、图像、视频等多种多样的档案信息资源，而且多年来不断完善的目录数据库建设，也使其拥有了超强的信息检索能力。例如，覆盖950万卷档案目录信息的PROCAT联机目录(online catalogue)就是一个多级式目录数据库，这个多级目录数据库包括多种本地和远程检索途径，如简单查询、自由检索、档号检索、引导检索、高级查询、熟练查询等。用户如果需要提高检索的查全、查准率，只需要在高级检索中设定相应条件，如主题、关键词、日期等［2］。

国家档案目录信息网的建设，旨在使全球的互联网用户能够随时随地地对档案信息资源进行检索。当前，英国国家档案目录信息网也在不断地建设与完善之中，它由与高等院校文献部门英格兰、威尔士文献部门的“姐妹项目”(sister projects)及由英国国家档案馆参与建设的“利用档案”项目(The Access to Archives，A2A)构成。A2A系统的建设为广大用户提供了极其丰富的档案信息资源，它涵盖了除英国国家档案馆外的英格兰各地各类文献部门所保存的自公元900年至今的数据资料，极大地方便了档案用户对这些珍贵文献遗产的利用。A2A系统不仅可以通过英国国家档案馆网站进入，也可以通过互联网直接进入，使用户能够方便地获得所需档案信息服务。

2 国外档案网站对我国档案建设的启示

2.1 加强档案网站信息资源建设

本文介绍了三个国外建设较为成功的档案网站，其信息资源都非常丰富，各具特色，而且这些信息资源之间的联系也十分紧密，内容更新周期短，方便了用户对档案信息资源的利用。国内许多档案网站凸显出的一个问题就是内容单薄。这些网站上缺乏档案业界的新闻、学术动态等方面的信息，信息资源数据库建立不够完善，大部分档案信息只有全宗目录，而不提供档案的全文浏览，如果想要获取档案原文则需要去档案馆进行查询。并且国内大多数档案网站一般只向用户提供当地范围内的信息，而对于全国范围内的档案信息动态以及兄弟单位的档案工作报导少之又少。网站内容的匮乏直接影响了用户对档案网站的浏览兴趣，所以我国档案网站建设首当其冲的应是加强对档案网站内容的建设力度，拓展档案网站内容的深度与广度，缩短更新周期，提高馆藏档案数字化进程，用更加丰富和及时的内容为公众服务。

2.2 建设统一的检索平台

我国大部分档案网站都具有检索功能，但是这些检索引擎所提供的检索方式不一，检索深度也互不相同，并且检索的易用性方面也不够完善，有些检索条目一般用户根本看不懂，极大地阻碍了档案利用者对于档案信息资源的获取。［3］可以将国内所有档案网站的检索项分为客户和研究者两种，这样即可提高检索功能的易用性。这两种检索分别下设简单检索和高级检索两项，高级检索可以利用标题、全文、关键词、URL地址等实现多元化查找，以此帮助用户快速检索到自己所需要的档案信息资源。

2.3 注重“以人为本”，建立互动性的网站

目前，我国档案网站在线咨询方式还比较单一，档案网站同用户之间的交流互动性不强而且难以进行深入沟通。部分网站设有“在线交流”栏目，但对于用户的提问回复得十分缓慢。这样就无法了解用户对于档案网站的需求，更无法根据需求来完善网站的服务。因此，对于国内许多档案网站来讲，建设一个可供用户与档案工作者进行快捷方便交流的平台也是一个亟待解决的问题。

2.4 建立全国档案网站网络体系

我国各地区省、市级等档案网站较多，由于档案网站建设不够规范，没有统一的入口，用户想要进入某地区档案网站是较不便的。我国可以建立一个全国性的档案网站网络体系，比如在“中国档案网”主页上设立一个“全国档案网”栏目，点击之后出现的是中国地图，地图上按地理划分出我国省、市、自治区和直辖市等，再经过点击进入具体地区，各地区均标有当地的档案网站图标，再点击图标便可链接到地区档案网站。这种方式更加便于用户查找档案网站。