新时期医院财务科档案管理工作存在问题及改进措施研究

2015-03-19开滦总医院李璇

财经界(学术版) 2015年10期

开滦总医院李璇

一、新时期医院财务科档案管理工作存在问题

目前医院财务科档案管理存在如下问题：

(一)管理制度不健全

目前档案管理制度不健全，很多医院对财务本身的管理非常严明，财务管理资料使用过后，档案的整理与收集往往重视程度不够，涉及档案管理的制度不够全面，并且管理考核绩效考核方案中，一般也没有档案管理相关的考核项目，整体导致工作人员对档案管理重视不够，工作效率不高，档案管理缺乏秩序，档案收集分类不清晰，档案不齐全，调取耗时长。

(二)专业管理人才匮乏

财务人员本身并不是专业的管理人才，而随着医院的对档案管理的要求不断提升，人员能力的不足就逐渐显现出来。目前来说，国内在医院从事档案管理人员的专职档案人员比较少，在职的档案管理员具有管理资质的也占少数，都是由财务科的财务人员兼管档案管理工作或者其他人事科的人员参与，这些人员来往变动频繁，通常在熟悉档案管理工作之前就已经被调换至其他岗位。还有一些管理者的工作责任心不强，对档案工作管理的认识不够，并不重视，工作态度不端正，效率低下，缺乏上进心。很多医院的档案管理人员素质不高，这对档案管理工作同样造成了很大的影响。医院本身并不重视这一项工作，而这些档案管理工作者也没有得到正式的培训，导致档案管理工作水平一直难以提升。

(三)现代化管理技术不成熟

很多医院管理工作效率低下是因为计算机的使用仍旧不够成熟，没有真正地使用计算机进行科学管理，在过去，因为纸质档案保存的问题，制约了档案管理工作的发展，而到了现在，计算机技术已经开始运用到各行各业，不断改变着人们的工作和生活，现在来看，医院财务部档案管理工作的问题在现代化档案管理缺乏相应的专业技术。很多档案管理者还财务人员并没有接受到相关方面的培训，对计算机整理档案工作感觉力不从心，工作效率低，一些档案工作还停留在收手工检索上，这些原因都制约着医院档案管理工作的开展，为此，要想使档案管理步入科学合理化的轨道、顺应现代化的要求，就要加大力度培训档案管理者的专业技能。

二、新时期医院财务科档案管理工作改进措施

(一)建立健全档案管理制度

加强档案管理法的普及工作，让领导和各个员工都重新认识并且重视档案管理工作的重要性。医院还需要依据档案管理法，制定出适合医院的管理法则，约束管理人员的工作行为，并且还应当制定出奖惩制度，定期组织管理人员对档案的管理工作进行考核，对于表现优秀的工作者进行奖励，对于成绩不良者适当惩罚，使用绩效奖励机制，鼓励档案管理者更积极工作。

医院财务科应当建立健全管理制度，对于纸质档案的收集整理、保管存放、利用销毁等，都需要有一套完整的规定，以防止档案丢失或者被任意使用，保证档案有章可循、有据可依,向规范化发展。除此之外，医院必须明确规定档案管理的职责范围，并把责任落实到人员岗位之上，做到分工明确。医院的财务工作本身比较复杂，部门之间的资料不同，这就需要医院上下都应该有一种档案意识，积极主动地递交档案、归还使用的档案、遵守登记制度，保证档案完整。为此，医院的主观部门应当界定一套完整的管理规范，作为医院档案管理工作的指导方案，对于电子信息档案的管理同样需要引以重视，对信息系统的档案需要定期备份，定期整理，医院可以设计或者购买档案管理软件进行管理，并且建立医院财务档案管理考核制度，能够提升工作人员的责任意识，让工作人员更加重视档案的管理工作。

(二)对档案管理工作人员进行培训

对于档案管理人员平均水平不高的问题，加强档案业务知识的学习和培训，以便让档案能够真正发挥出其作用，为医院发展提供准确的参考资料，所以，档案管理人员需要树立终身学习意识，医院需要定期对组织档案管理工作人员进行相关的培训，进而不断提升档案管理人员的综合能力，从而适应新时期医院发展的需要，培训一方面需要加强业务知识的学习，并学习使用计算机进行档案信息管理，能够熟练掌握档案管理软件的操作，以便满足档案管理工作的需要。除此之外，医院其他科室部门经常使用到财务部的档案资料，所以档案管理工作者必须熟记资料使用借阅制度，严格按照规定外接档案，保证档案完整，为更好地协调各部门之间的工作，档案管理员还需要注意与其他科室部门的沟通交流，保证各部门合作畅通无阻，提高档案服务质量水平。

(三)提升现代化信息管理水平

随着计算机技术的发展，医院的档案管理很多都是使用计算机设备，档案的存储形式为电子档案，这一部分的管理也是当前医院档案管理工作的重点。目前，国内使用计算机辅助管理档案的情况越来越常见，计算机档案管理软件也发展越来越快，功能越来越强，所以实现人事档案的计算机辅助管理是大势所趋。除此之外，档案管理还可以利于多媒体、扫描仪等器材，完成纸质档案资料向电子资料转化，建立完整的网络查询平台，优化档案信息管理，使不同部门能够根据权限调阅不同的财务资料，减少管理成本，优化管理水平。