打造一款优质的公文处理系统的策略探索

□ 李秀珍

公文处理系统是以网络系统为背景，建立起来的系统办公环境，办公人员可以是固定的办公形式，也可以是移动的办公形式，或者是远程的办公形式来完成办公活动，这就是在现代技术支持条件下的办公自动化。它是系统概念，基于公文处理系统在单位行政管理中的重要作用，如何打造一款真正实用、便捷、高效的系统，笔者认为应该从开发公司遴选、前期需求整理、软件开发、售后维护四个方面进行全方位打造。

一、开发公司遴选

近年，一些经营开发办公自动化的软件公司如雨后春笋般成立起来，公司的大小实力也良莠不齐，如何在众多的公司中选择适合本单位特点的合作公司，需要进行三看:

(一)看公司业绩案例。是否开发过成熟、稳定的公文处理系统非常重要。拥有成功行业经验和最佳实践，就可以借鉴原来好的经验、做法，又可避免原来开发过程中走的弯路，节约时间与成本。另外，只有经过实践检验并真正在单位使用不断完善起来的系统，才算一个成功的案例。选择公司时最好选择与同系统、上级单位有成功合作的公司，以利于将来有对接的可能性。

(二)看可否个性化定制。目前一些公文处理系统开发公司都设有固定的工作流，简单针对单位机构人员信息进行稍加改动，便可使用，优点是可缩短开发周期，降低成本，但弊端是灵活性不强，功能模块不全。软件公司如能根据单位的需求进行个性化定制，那么既能遵循以往单位的办公习惯，又能灵活增加一些功能，使用起来会比较简捷。

(三)看单位预算。看公司的报价是否符合单位在办公系统方面的预算，报价过高与单位在这方面预算不符则无法通过审批，如果报价过低系统功能过于简单或者模块不全，会影响系统使用效果。

二、前期需求整理

(一)单位高层的重视程度。单位高层的重视程度几乎可以决定实施的成败，软件的实施过程就是业务流程的梳理过程，因要规范员工行为，转变工作模式，没有统一的思想认识，将难以推行，这就需要决策层的有力态度，购买软件是第一步，实施过程中对既有工作流的变更以及一些困难环节的推进都需要坚定的支持与包容。

(二)需求采集要全面细致。开发公司的需求采集人员要深入到单位内部，熟悉单位运行情况，采集功能模块、工作流程、单位组织架构、人员节点、印章、手写签名等信息，对每个流程、节点、功能进行分析，对于可以实现的功能，充分沟通细节，精细到每个人的人员信息，岗位职责，及所产生的工作流，每一流程步骤要尽可能详尽，这样可以避免在实施过程中因为考虑不周而反复修改流程，延误工期。如果通过分析或基于技术原因无法实现的功能，要提早放弃，以免做无用功。

(三)提前采购软硬件设备。根据公司提供的系统需求，提早采买软、硬件，包括计算机、手写屏、服务器、数据库、移动办公设备、各种辅助软件等。另出于安全方面考虑，一定提前搭建与互联网隔离的内部网络环境。

三、软件开发

(一)平台与架构合理。搭建软件平台一定要有前瞻性，以备将来增加的上层架构和功能留有充足的空间，保持在若干年内系统的可升级完善，不会因系统落后或空间不足而造成重新开发。

(二)美观与便捷统一。一个好的办公系统一定是界面风格庄重、色调典雅，功能节点一目了然。这就需要技术开发公司选派美学功底较高的美工人员进行总体设计，以达到界面美观友好，办公效果舒适，如绿色界面底色对缓解视觉疲劳具有一定效果。目前机关工作人员计算机技术的掌握上还有待提高，而且也不可能花很多的精力去学习计算机，因此就要求在办公系统的设计上要尽量做到“两高一型”，即高智能、高技术、系统操作傻瓜型，把能做的事情尽量交给计算机自己来做，人员操作最好仅限于点点按钮，最多录入一些办理意见，只有这样才能减轻人员的工作压力，也有利于在单位内部迅速推广使用。

(三)创新与传承结合。保留一些单位工作流程和习惯，这里的创新主要是指单位工作流程、工作方式和机制的创新，可以打破传统纸质文件传递过程的时间、空间局限，充分利用电脑智能，做到依托办公系统的整个单位运转的提质、提速、提效。例如，采取协同办公、虚拟抄送的技术方式，可多人、多部室同时办理一个文件，不必像纸质公文一样逐人、逐单位传递公文，大大缩短文件传递时间;领导如果出差、开会，可以在移动办公手机上签文，可以打破空间局限，不必因不在办公室而无法签文。但创新的同时也要保留一些必要的传统办公习惯和好的经验做法，不要全面改变，那样不利于员工迅速熟悉与接受。

(四)稳定与安全并重。安全是系统的生命线，办公系统中的部分公文与资料属于政府机密或者只限于在内部传达的敏感信息，而部分是需要向社会公开的信息，这就需要处理好信息保密和资料共享的关系，建立并严格执行保密审查制度，安装杀毒软件，堵住系统漏洞，严防黑客攻击，同时也要防止因工作人员失误导致的泄密事件。数据稳定同样重要，最好建立备用的服务器、数据库，及时备份数据，防止因断电、系统问题引起的数据丢失，不然纸质文件基本取消，如发生系统长时间不能使用的情况，完全依赖电子办公系统的单位，工作运转也将陷入瘫痪。

(五)注重试运行。系统搭建基本完成后，选择具有代表性的行政层级人员进行特定小范围内试运行，选择人员范围尽量要全，代表性要强，一般工作人员、中层管理人员、领导层人员都要涉及，过程中鼓励试用人员多提使用问题，发现问题的过程就是系统完善的过程。只有经过不断发现问题，解决问题的循环往复的过程才会使系统不断完善。

四、售后维护

(一)售后人员选择与培养。售后人员的选择非常关键，开发人员在实现系统全面运行，并进行交工验收后，一般会被开发公司调回开发其他项目，这时，面临新的售后人员介入，而售后人员一般对进行个性定制后的系统会较陌生，需进行很长一段时间的熟悉才能掌握，另外一般公司都会把公司的业务主力放在研发软件阶段，而轻视对售后人员的配备，还有一个原因是IT行业人员流动性强已成为普遍现象，几年内新手成长为高手后都会选择跳槽，所以，单位必须要求公司在撤回开发人员之前对售后人员进行传帮带，等熟悉系统能进行日常维护后再撤回公司，另外擦亮眼睛，认真挑选一些思维敏捷、动手能力强、勤奋好学、责任心强的人员进行主动培养，已期开发与售后阶段的顺利过渡。

(二)建立应急反应协作机制。单位与开发公司应建立一套完整的应急反应机制，因为纸质文件已经取消，单位完全依赖电子办公系统进行办公，一旦系统发生故障，则整个单位陷入无法运转的境地，所以一般故障，售后人员应立即修复，较大故障单位应加派熟悉系统的人员约定在一定时间段内修复完毕，以不能长时间耽误办公为前提，要建立惩罚机制，如果因延误而造成较严重的事故，开发公司要承担相应的责任。

［1］孟宪宇．办公自动化系统中公文管理的实现［J］．辽宁工学院学报，2004，3

［2］黄英．OA系统在公司管理中的应用［J］．电脑知识与技术，2009，12