乡镇政府档案管理信息化建设路径探索

2015-03-19崔美荣

产业与科技论坛 2015年14期

□ 崔美荣

一、乡镇政府进行档案管理信息化建设的必要性

随着信息化的到来，许多领域都开始引入信息化来为本领域服务。当然，乡镇政府作为一个严肃、缜密的工作单位，将信息化引入到有关的政府工作中来，也显得尤为重要和紧迫。

(一)乡镇政府档案具有数量大、内容多的特点。乡镇政府的工作性质具有严谨、准确等相关特点，它需要管理整个镇的相关事物，这些事物数量较大，内容也不是单一的，而是各种各样的事物需要管理，例如:妇女部门、户口部门、保险部门等多种多样的部门。因此，它的档案管理的内容比较冗杂。所以，这些档案管理起来也比较复杂，而且，一不小心，还容易出现一些漏洞，导致档案信息的不完整，给人们的生活带来不便。基于以上这种情况，将信息化应用于乡镇政府档案的管理上，在一定程度上，可以给管理档案的工作人员减轻工作量，还可以保证相关管理工作的准确度，避免一些信息的遗失。

(二)普及信息化是乡镇政府工作特性的需要。经济的发展，带来了科学技术的不断更新。作为科学技术产物的信息化也引起了越来越多人的注意，被越来越多人应用于各个领域中来，并且为各个领域带来了方便和巨大的利益。由于镇政府工作具有某些特定的性质，将信息化应用于乡镇政府的档案管理中来，能保证乡镇政府工作更好地、更有效地完成。

(三)有利于统筹管理，方便查找。乡镇政府档案管理信息化的建设，有利于统筹管理镇政府档案。将各个部门的档案进行分类管理，这样有利于需要的人能够及时、快速查找相关的档案。乡镇政府之前的档案管理一直是人为来进行档案的管理，这样不利于档案的查找，并且容易将各个档案混淆，会导致乡镇政府工作开展缓慢。如果严重的话，可能使镇政府工作走向错误的轨道。基于上述的情况，乡镇政府应该建设信息化的档案管理，这是对人们负责任的行为，也是对自己本身工作严格要求的行为。

(四)减少档案管理员的工作量，节约时间。乡镇政府档案管理信息化建设，有利于减少档案管理员的工作量和减少储存乡镇政府档案的空间。信息化的档案管理是一种虚无空间的管理，因为，它主要是将乡镇政府的相关档案储存在计算机这一虚无的空间中，如果需要它，就将它调出来为自己的工作服务。因此，它的管理方式是通过计算机网络的形式，在网络空间上进行管理。这样的电子化的档案管理可以减少以前纸质档案管理时所需要的空间，乡镇政府可以将这些空出来的空间应用于别的工作上，使这些空间得到更合理的应用，为乡镇政府的工作发挥价值，这样信息化的管理方式也比之前的纸质档案管理更加有效和更加的方便。同时，它也给档案管理员带来了极大的方便，减少了他们的工作量，节约了他们的时间，提高了他们的工作效率。

二、乡镇政府档案管理信息化建设中存在的问题

(一)档案管理员缺乏计算机知识，水平有待提高。信息化管理档案是一项知识性和技术性相交加的管理活动，它需要档案管理员既懂得相关的档案管理知识，还要拥有计算机水平，懂得如何去使用计算机来进行档案管理。但目前，乡镇政府档案管理信息化建设存在的一个大问题，是缺少计算机水平高的档案管理员。以前的档案管理大都是人为进行管理，对档案管理员计算机水平的要求不高。因此，导致了如今在建设乡镇政府档案管理信息化时，档案管理员的知识和水平跟不上来，他们不会使用计算机来进行乡镇政府相关档案的管理。

(二)没有形成系统的信息化档案管理。目前，虽然一些乡镇政府建立了信息化的档案管理，但它们仍然进行单一的管理，没有形成系统化、统筹化。在建设的信息化的档案管理中，有针对性地建立，每一个部门有一个档案室，这样一个部门负责一个档案室。这样建设的确很方便，但这也是一个问题。例如:一个人想查户口，他就得去户口档案室查相关的信息，他又想看自己的保险，他又得去保险档案室查相关的信息。这样以来，既浪费时间，又耗费很多的精力。因此，乡镇政府应该将这些独立的档案室建立起联系，让他们有着内部的联系，统筹化进行管理。

三、建设乡镇政府档案管理信息化的策略

(一)引进先进的技术人员。信息化是科学技术发展的产物，因此，信息化的应用需要高科技的人员。建设乡镇政府档案管理信息化是在虚无的计算机网络中建立的，因此，它的建立需要拥有计算机知识和技术的人才能建立起来的。建立之后，乡镇政府档案信息化的管理也是需要拥有计算机知识的先进人员来进行管理。因此，乡镇政府应该大量引进先进的技术人员来指导和培训档案管理员，让他们拥有计算机的知识和水平来管理乡镇政府的档案，使乡镇政府档案管理朝着信息化方面发展。

(二)在网络中建设该乡镇政府档案馆。乡镇政府档案管理的信息化的前提是档案的网络化，因此，建设乡镇政府档案管理信息化需要在计算机网络中建设一个属于该乡镇政府自己的档案馆，这样才能使档案管理信息化成为可能。基于以上的要求，乡镇政府一是应该建立一个政府独立的网站，网站上的内容都是关于整个镇的相关情况以及最及时、最迅速的政策消息。二是在这个网站里面建立一个独立的档案馆。三是政府将该乡镇政府中的所有纸质档案通过扫描进入计算机内，在计算机内将这些档案进行分门别类的管理。四是让这些单独的档案室有着内部的联系，彼此之间能够互相弥补。例如:户口部门建立一个户口档案，保险部门建立一个有关保险的档案等诸如此类的档案馆，然后，查找一个人的户口时，该人的保险、教育等信息都会出现。

(三)档案管理员应该拥有计算机知识，会操作计算机。乡镇政府档案管理信息化的建设对档案管理员提出了巨大的要求和挑战。因为，信息化的建设依靠着计算机网络。档案管理员只有懂计算机网络和会使用计算机网络，才能使档案信息化管理成为可能。基于以上的要求，档案管理员应该学习与计算机相关的知识，让自己拥有更多的计算机知识，不断提高自己使用计算机的能力，这样有利于档案管理员更好地在计算机网络上管理乡镇政府的档案。档案管理员在提高自己的计算机水平时，还要不断提高自身的文化素质，如:学习与档案相关的知识，以便自己能够更好地管理档案。