提高办公室档案管理工作效率的策略探索

2015-03-19宋胜华

产业与科技论坛 2015年20期

□宋胜华

办公室档案管理主要负责的是对于资料数据的收集、整理以及保存，办公室的存在是为了通过记录档案来反映事物发展的过程，具有借鉴和查询的价值。纸质档案通常是办公室出现问题的主要所在，由于任何档案都具有机密性，相关管理人员查询起来将会比较麻烦，而且纸质档案的另一缺点是占地空间大，有些档案常年堆积在办公室，给工作人员的生活工作带来了一定的影响，造成大家的困扰。办公室里的档案需要被合理保存，档案管理人员应该做好机密工作，防止机密文件的泄露，影响工作的顺利进行。要促进企业单位的发展，提高办公室档案管理的效率，关键要素在于加强档案的管控。

一、办公室档案管理工作的现状

办公室档案管理人员的工作是确保档案的整体性，这样一来便能够方便需要的人员进行借阅，从而实现档案的最大利用价值。尽管档案的重要性很多工作人员都知道，仍然有许多单位对档案管理工作不予以重视，使得各种档案管理方面的问题不断出现。这样的问题不仅阻碍了借阅人的借阅，还在一定程度上影响了档案的价值。

(一)档案管理人员的素质较低。企业管理档案的工作人员对自己的工作认识不够，管理意识薄弱，不具备专业的管理水平，造成大多数办公室档案长期处于堆放的状态，这都是由于档案管理人员的素质偏低造成的。大多数办公室档案都呈现堆积的状态，管理人员没有及时整理档案，导致档案的价值无法实现，而档案管理人员的工作态度不端正直接导致档案的价值低落崖谷。由于档案管理人员的知识较为局限，而档案涉及的领域较多，在整理档案的时候，管理人员将会出现各种状况，不能够及时准确地分类各种档案，严重影响到档案的管理和整理。

(二)管理制度落后。目前而言，大部分单位对于档案管理的制度都是存在各种问题的，致使有能力的档案管理工作人员不能够正确进行档案管理工作。由于企业领导并没有看重档案管理工作，使得许多管理人员无视这些管理制度，甚至有些态度不端正的工作人员与企业制定的制度相反而行，给档案管理的工作带来了极大的威胁。管理人员对档案管理工作不予重视，在整理档案的过程中出现不认真，且对于档案的保密工作也做不到位，对于借出的档案也没能够及时归档，导致档案缺失损坏，甚至对整个企业的信誉造成了极大的威胁。

(三)档案管理工作硬件投入低。随着科技的不断发展，许多单位也采用了计算机网络来管理档案，但是由于之前的种种问题，档案管理人员的专业知识水平偏低，他们接受新事物的能力较低，对于新媒体根本无法接受，这就是很多办公室人员仍然在使用纸质化的档案的原因。并且传统的档案是以纸质档案为主的，由于社会的不断变化，企业所需整理的档案更加广泛，那么档案管理人员将难以应付这一工作，同时也使得企业跟不上社会的变革。

(四)档案文件的利用率较低。在一般的企业里，办公室档案管理工作人员接受的都是落后的管理制度，并且长时间受到落后的管理制度的约束，无法与先进的管理技术进行接触，造成较低的办公室档案管理工作的效率。此外，由于借阅档案的原则和步骤也颇多，一般的借阅人会由于繁杂的借阅原则而放弃借阅，使得一些具有重大价值的档案无法正常实现自身的价值，降低了档案文件的利用率，使得档案成为了一堆无用之物。

二、提高办公室档案管理工作效率的策略

办公室档案管理工作的管理效率直接关系到企业单位的信誉以及收益，制定出合适的档案管理工作策略具有十分重要的作用，这样既加强了档案的利用率，也树立了企业的形象。各单位的档案管理工作也在不断改变，提高管理人员的管理水平也是极为重要的。由于档案的种类比较多，管理人员的工作较为重要，而管理步骤相对复杂，这就需要制定更加全面的档案管理制度才能保证档案的安全，进而提高企业的工作效率。

(一)提高档案管理人员的专业水平。档案管理人员需要对档案重要性有充分的认识，即档案的价值所在。单位可以聘请专业的档案的管理人员来对单位人员进行培训，让档案管理人员认识到档案信息化建设的重要性以及必要性。企业加强对档案管理人员的培训，不仅能够提高工作人员的专业管理水平，还能够间接地提高企业的形象。此外，提高档案管理人员的专业水平不仅要靠单位，还要求管理人员自身的参与以及配合。管理人员应该积极配合单位，不仅接受专业的培训，还要积极学习新的事物，完善自己的工作能力，更好地完成档案管理工作。

(二)完善档案管理制度。目前许多单位在认识到档案管理工作的重要性作用之后，大部分单位都进行了档案管理工作的修改，然而尽管制定了很多档案管理制度，各类信息都分类得很整齐，但是在执行方面却未落实到位。单位仅仅是制定完备的管理制度，而不强调执行力是不行的。单位不仅仅要加强档案管理人员在管理方面的能力培训，也要对他们进行法律知识的培训，让管理人员了解法律并且守法。此外，单位需要实行奖罚分明的策略，该奖的要奖励到位，该罚的也要罚的严惩，加大对管理工作制度的执行。

(三)加强档案管理的意识。目前而言很多单位对于办公室档案管理的工作方面都缺乏充足的认识，并不了解档案管理的管理意识，这样严重影响了档案工作的效率，阻碍了档案管理工作的顺利开展。这不仅是单位的领导层所需要意识到的，也是档案管理工作人员需要认识的。档案管理意识的加强需要企业的领导层和工作层的共同配合和努力，建立并完善档案管理意识，树立管理理念，从而更好地为档案管理服务，取得更好更快的进步，进一步提高办公室档案管理工作的效率。

(四)加快无纸化档案的建设。社会的不断发展使得纸质档案的弊端逐渐暴露出来，传统的档案管理不仅浪费资源，还消耗了大量宝贵的时间。而且借阅者在借阅档案的时候往往会因为操作步骤过于复杂，而放弃借阅，导致档案价值流失。不论是在整理档案方面，还是在存档方面，都很大程度上浪费了人力物力，可见纸质档案的弊处。因此，在加快无纸化档案建设的过程中，单位应该对档案管理人员进行培训，并且利用计算机建立无纸化的档案，这样不仅适应了目前社会的发展，还解决了借阅者查阅资料步骤过于繁杂的问题，大大提高了档案的利用价值。

(五)大力投入硬件设施。档案管理所涉及到的领域较为广泛，这对于档案管理人员的素质是有很大要求的，不仅要求档案管理人员的专业水平到位，还要求管理人员相关领域的知识准备充分。因此，单位在引进计算机这一媒介的同时，应该加强对管理人员计算机知识方面的培训，提高自身的管理能力，这对于全面促进档案管理的工作具有莫大的帮助，同时也提升了档案管理效率。