高校档案管理人员信息化素质提升的探讨

田 英

(西南石油大学 档案馆，成都 610500)

高校档案管理人员信息化素质提升的探讨

田 英*

(西南石油大学 档案馆，成都 610500)

高校档案管理人员的信息化素质的高低是实现档案信息化建设的关键。分析了高校档案管理人员素质现状，阐述了在推进档案信息化建设的新形势下，如何提高档案管理人员对档案信息化的认识，提出了档案管理人员应具备的3种信息能力及其措施。

高校；档案管理人员；信息素质

随着信息化浪潮的到来，高校档案信息资源以其不可再生的原始凭证性及可重复利用性逐渐受到人们的关注。社会对高校档案信息的依赖程度与需求日渐增多，档案馆(室)已不仅是档案实物载体的“库房”，还是档案信息流通的“枢纽”。档案信息化日益成为高校发展不可缺少的重要组成部分，档案管理人员的信息素质高低决定了高校档案信息的利用效果。高校在深入开展档案信息化建设工作中，档案管理人员不再只是对各类档案进行简单地收集、整理与保管的“保管员”，还应是高校档案资源信息化、网络化、数字化的“先行者”，负责将传统的纸质档案向以借助计算机为载体的多媒体信息化为主的机读档案转化。因此，档案管理人员的综合信息素质，尤其是信息能力成为高校档案管理信息化建设事业发展的“关键点”。

一、高校档案管理人员素质现状

《全国档案信息化建设实施纲要》明确高校要以档案信息化建设带动档案事业各项工作的开展，其中以提高档案管理人员掌握和运用现代信息技术为主要任务。高校档案管理工作正由自我封闭向开放服务转变，传统的“库房保管员”式的管理模式正快速地被改变，而现有档案管理人员的素质已难以适应信息时代的要求。

(一)思想观念落伍，缺乏档案管理信息化意识

由于高校大部分档案管理工作处于校内各项工作进展的末端，加之档案工作默默无闻的特点导致档案管理人员普遍缺乏事业成就感，不去主动熟练掌握、运用先进的信息管理技术，部分高校仍依赖传统的、手工检索利用等方式开展日常工作。部分档案管理人员工作责任心不强，安于现状，对档案工作缺乏热情，放松了对专业知识的学习[1]，对高校档案管理信息化工作的重要性认识不足，缺乏对信息化工作系统性的认识，甚至有部分人员片面地认为档案管理信息化建设就是将整理好的档案资料以检索目录的形式录入所用的档案管理应用软件系统即可，没有把高校档案信息当成一种重要的信息资源加以认识、管理、开发和利用，缺乏档案管理人员应有的档案信息素质。

(二)人员结构不合理，综合信息素质不高

高校具备档案专业教育背景的人员匮乏，大都是中途转行。尽管现有档案管理人员的学历水平都有很大提高，但真正精通高校档案管理专业知识、并掌握相关的现代信息处理技术的档案管理人员很少。档案管理人员的整体专业水准不高，只能进行常规的档案资料的接收、整理、上架入库和日常的借阅查询等工作，对现有馆藏档案信息的挖掘不足、编研水平有限，导致很多有价值的档案信息资源成为深藏库房的“死档案”，无法充分发挥其潜在的重要作用，影响了高校档案管理工作信息化建设的开展与创新。

(三)进行档案信息资源开发应用的能力不足

部分档案管理人员对计算机网络技术、数据库技术、档案管理软件的运用不熟练，档案管理信息化工作还采用传统模式，例如只能将部分现存或新产生的档案资源以目录形式进行简单的存储与编辑，形成初级的检索目录，而对现有馆藏档案，特别是有重要利用与保存价值的档案资源进行全文数字化并深入挖掘、拓展的工作进展缓慢，甚至毫无进展，造成馆藏档案实体全文与档案检索目录信息的不能完全对接、不能依据现有档案信息形成更多有新利用价值的衍生档案信息。另外，档案管理人员信息资源开发能力不足，不能熟练地运用现有的信息化设备来解决工作中出现的各种问题，给现有馆藏档案资源的信息化开发带来严重的影响。

二、高校档案管理人员应具备的信息能力

高校档案信息化建设是高校档案管理工作发展的必然趋势，是档案管理模式从以档案实体向以档案信息为重心转变的过程。换句话说，高校档案管理信息化建设在档案信息源提供、信息技术服务手段、用户需求等方面向档案管理人员提出了更高的要求，而信息处理技能是其中最核心的部分。档案信息化建设仍面临许多基础、连续、繁杂的手工整理过程，如档案信息资源的收集、整理、鉴定、编目、建库、保管与提供利用等环节；同时，还应强化归档档案信息化管理的过程，及时将库存档案中有重要价值、利用频率高及未来有重要潜在利用价值的档案进行全文数字化的工作，从而加快高校档案管理信息化建设中的信息技术推广和应用，实现档案信息传递的网络化。如用户可直接在档案软件系统的档案信息检索过程中能查到所需信息；在做好电子文件加密工作中，要进一步加强电子文件归档和电子档案规范化管理，推动馆藏档案的数字化和网络化的建设与推广，使档案管理部门拥有更丰富的档案信息资源，为利用者提供全面、优质、便捷的档案信息服务。因此，为适应高校档案信息化建设的需要，档案管理人员应具备以下几种能力：

(一)良好的信息意识和信息认知能力

在信息时代具备良好的信息素养是档案管理人员必备重要素质之一。高校档案具有数量庞大且内容繁杂的特点，涵盖学校各个时期的教学、科研以及党、群、行政管理等诸方面形成的、具有保存价值的文件、图像、视频等原始记录。档案管理人员承担着准确、迅速地收集有效的档案信息，及时地提供各类档案信息的重要职责，因此必须加强对有关计算机网络、信息技术运用、信息管理的方法等方面知识的学习。信息认知能力是指人们对信息的识别并判断其性质及其价值的能力[2]，具体来讲，信息认知能力是人们对信息及信息活动的识别，并在判定其特质与价值时，能对其进行综合利用的一种能力。档案工作者具备良好的信息认知能力主要取决于其信息意识与信息知识[2]。提高高校档案管理人员的信息认知能力，就是要加强他们对信息资源意识、信息产权与信息安全意识、信息道德意识等方面的认知。信息意识是指信息及其活动在人们头脑中的反映，表现为信息敏感力、观察力及创新能力，具体指能够积极认识到高校档案信息的重要性以及档案管理人员在档案信息的传播、利用中所起的重要“桥梁”作用，并具备对高校档案信息的鉴别分析能力，能认识到迅速更新与传播档案信息是未来的趋势。

(二)扎实、熟练的信息处理能力

高校档案信息管理工作中的信息处理能力包括获取与整理档案信息的能力、鉴别与生成数字信息的能力以及在工作中开展档案信息的组织开发与交流的能力。

1．获取与整理档案信息的能力

在高校档案管理信息化的建设中，由于档案信息产生与传播的方式、分布范围、密集程度与更新速度都是以往所不及的，所以，高校档案管理人员还要精通计算机技术，熟练掌握互联网技术、多媒体技术、数据库技术等，这是高校档案信息化管理的必备技能[3]。档案管理人员获取档案信息的能力就是利用一定的信息技术获取所需信息的能力，表现为运用信息检索方式和相应的信息处理技术来搜集、检索相关的档案信息，并对所获取信息的价值进行选择的能力。它不仅要求档案管理人员要熟悉馆藏的内容与获取相关信息的方法，而且要及时收集各类档案信息资源，以丰富现有的馆藏资源。同时，还要具备档案信息整理的能力，能及时、准确地将搜集来的档案信息，按照《高等学校档案实体分类法》的分类标准进行分类、筛选、分析鉴别与整理，为后续的档案信息化处理做好准备。

2．鉴定档案信息的能力

处于信息社会的高校，有大量的电子文件与各类数字档案信息，对这些档案信息的原始性、真实性、有效性等进行评估更为重要、也更困难。这需要高校档案管理人员具备相应专业的档案信息鉴别能力，主要包含：对所搜集来的档案信息进行鉴别、整理，依据档案信息的原始性、真实性、适用性进行筛选与鉴别，使档案信息更加条理化、系统化。比如将每年由各院系交来的本科、硕士、博士生的成绩单、毕业证及学位证号、派遣证等各类教学信息进行核实、整理鉴别，然后将核实后数据进行链接整理，导入所用档案软件系统，产生新的富有不同专题特色的档案信息，为档案用户提供更为便捷的查询利用。

3．对馆藏档案信息的组织开发(编研)的能力

对现有馆藏档案信息组织开发与利用是高校档案信息化档案工作的核心工作点之一。这要求高校档案管理人员要依据档案管理的工作标准进行有组织的编研工作，以形成各类专题档案数据库，并能依据查档用户的需求，从档案信息的深层次、广泛性以及档案信息开发与利用的时效性等方面进行深入挖掘，不断形成二次、三次等不同层次的档案编研文献。如我校已完成的《历届毕业生学历学位证编号档案索引》《科研成果汇编》《西南石油大学历次党代会简况》《新都校区基建档案常用档案资料索引》等编研成果，提高了教学、科研、党群、基建等类别档案信息的检索效率。可见，档案管理人员信息开发的能力，决定了高校档案工作的服务质量和档案用户对档案信息的利用频次，进而影响着高校档案工作和其他各方面工作的发展。因此，要求档案人员要具备较高的档案信息的敏感性，能迅速捕捉到档案用户的需求热点、及时有效地提供相应的档案信息。这种能全面掌握并合理运用档案管理学的知识、方法和手段对所获取的有价值信息进行有效利用并能进行创新知识的能力即档案信息的开发与利用能力，它是档案管理人员应具备的最主要的信息能力，也即具有创新性质的工作能力。

(三)良好的外语应用能力

信息化时代，各国之间的交流越来越频繁，档案工作也离不开信息的传递与交接[4]。由于信息资源共享程度的增加，高校档案管理人员不仅要了解档案专业方面的动态，还应充分地利用互联网，及时、准确地获悉国外档案管理工作中重要的档案信息资源与研究成果。如果档案管理人员具备良好的外语能力，就能学习、借鉴国外档案信息管理中先进的理念和方法，及时共享许多有价值的档案信息，有利于加强学校档案信息的深入开发与利用，从而提高高校档案信息管理水平。在基础工作方面，如出国人员成绩单、毕业证、学位证等相关学籍信息的翻译工作，也都需要有较强的外语水平。档案管理人员具备良好的外语能力才能更好地为利用者提供优质的翻译与中英文信息的审核、服务工作。

三、提高高校档案管理人员信息化素质的措施

1)提升高校档案管理人员对提高信息能力的认识。高校领导重视是做好档案管理信息化工作的重要保证，也是提高档案管理人员信息素质的基础。高校档案管理人员要提升对档案信息化工作的认识，不断更新思想观念，拓展档案专业知识、提高档案信息化应用的能力，积极主动适应高校档案信息化建设工作的要求。只有及时提高高校档案信息化的认识，不断更新档案信息化管理的理念以及档案信息化管理的技术手段，并与档案工作结合起来，才能担负起高校档案信息化建设的重任。

2)聘请从事档案专业教育的高校教师对在职档案管理人员进行定期的专题培训活动，使高校的档案管理人员能全面、系统地学习不断更新的档案知识；聘请信息专业人员在计算机网络、数据库开发与使用等信息处理技术方面对档案管理人员进行培训，提高运用新信息技术手段处理档案信息的能力，使其成为档案信息化建设业务的能手。

3)将开展有关信息管理方面的专题讲座常规化。聘请信息管理方面的专家、学者举办讲座，使高校档案管理人员不断丰富在档案信息领域的新动向与新发展，熟练掌握并灵活应用高校档案信息管理的新方法与新技术，不断强化档案管理人员自身的信息素质与能力。

4)运用档案管理软件系统开展档案信息化建设、网络化服务工作。这要求档案管理人员要全面掌握档案管理软件的应用，同时还要能够熟练使用各种类型的扫描仪、高拍仪、摄像机等设备，并结合其他图像处理软件对一些纸质文件进行数字化处理、加工、压缩成JPG、TIF、PDF等文件格式，然后再上传至档案管理网络系统，为用户提供各类档案利用服务。如我校部分新生录取名册、成绩单、派遣证号、毕业证及学位证号等重要、常用的教学类档案信息已实现了电子与纸质档案的一致化，提高了查找利用率。

5)积极鼓励、支持档案管理人员参与高校间的档案学术交流活动。如组织高校档案管理人员参加档案工作学术研讨会，提高分析、解决问题的能力，并支持他们不断学习、借鉴并运用新思路与新方法，提高其对档案信息的敏感度及对处理各类信息的能力。

6)加强档案管理人员终身学习的能力。高校档案管理人员要认识到继续教育的重要性，在日常工作中自觉、主动地学习档案新知识与档案信息管理中的新知识与新技术，不断拓宽档案职业视野，完善自我的档案职业体系。

7)加强档案管理系列的培养制度与机制的健全。学校档案部门领导应重视和加强档案管理人员的岗位培训和继续教育[5]，建立健全高校档案管理人员在档案管理、档案信息化建设方面的教育、培训、考核等制度，逐渐健全并完善高校档案管理人员的选拔、聘任、晋升与奖励等管理制度和机制的建设。以制度建设来优化人才成长的环境，加强高校档案管理人员信息化能力的培养力度，促进档案队伍的信息素质提高，使高校档案信息化工作水平适应未来档案事业信息化发展的要求。

[1] 李薇.信息时代高校档案管理人员的素质建设[J].知识经济,2011(5)：108.

[2] 睢壮.浅谈档案管理人员如何提高信息能力[J].办公室业务,2012(23):144，148.

[3] 郭章芬.试论信息时代高校档案管理人员素质的提升[J].新西部(理论版)，2012(10)：123，126.

[4] 李晶.略论信息时代下高校档案管理人员的业务素质[J].科技创新导报,2011(35):214.

[5] 熊薇.信息时代高校档案管理人才培养问题[J].江西金融职工大学学报,2010(4):155-157.

The Promotion of Information Quality for University Archives Management Personnels

TIANYing*

(Archives,Southwestern Petroleum University，Chengdu 610500,China)

With the development of information construction of university archives management, the level of information quality of university archive management personnels is the key to realize the archives information construction. In this paper, through the actual analysis of the university archives management personnel quality, how to promote the construction of archives informationization is elaborated in the new situation, and how to improve the file management staff awareness of archives informatization process is depicted as well. The three kinds of information capacity are necessary for archive management staffs, and the specific measures of improving information capacity are put forward. It is conducive to the establishment of a professional, high-quality archives management team, and to promote the long-term development of university archives.

university; archivist; information quality

2014-03-18

田英(1969— )，女(汉族)，馆员，研究方向：高校综合档案管理，通信作者邮箱：631296304@qq.com。

G271.6

A

2095-5383(2015)01-0075-03

10.13542/j.cnki.51-1747/tn.2015.01.022