大学办公室职能转变的实践与探索

□张莉莉

随着时代与社会的发展，原来的事物都面临着新事物的挑战，高校办公制度也存在这样的问题，当然这并不意味着旧时的办公方式是错误的，或者一无是处的，而是其中部分或者一些方面已经不能适应现阶段社会发展和教育发展的要求，原有的合理性正在消失，需要一种新的，更能很好地适应现阶段发展要求的办公室管理办法，来发挥办公室的重要作用。

一、大学办公室职能的特殊性

大学办公室与一般单位的办公室不同，学校是培养人才，科学研究，服务社会的地方，高校办公室也应必备达成这些目标的相应的职能，为社会输送更好的人才，培养更优秀的教师，承担巨大的社会责任。另外，高校办公室处于学校领导的周边，可以为领导的决定提供意见，帮助领导作出更合理、正确的决定。因此，作为承上启下，综合协调作用的现代高校办公室面临着严峻的挑战，现代大学办公室通过职能的转变，工作方式的创新，与时俱进，才能更好地承担社会责任。

二、大学办公室管理的形式

技术的飞速发展，现代科学技术发展到了今天，已实现现代人无数的梦想，也被大多数人所接受，电子产品的迅猛发展，信息时代的到来，交通地铁网络给社会带来的便捷，技术的发展给现代办公室也带来了更多的改变，创新无处不在，更多的现代办公设备的出现，为现代高校办公室职能的转变也提供了便利，同时，也带来了严峻的挑战，技术的发展对大学办公室管理提出的要求是必须面临的问题。

高校办学规模急剧扩大，自1999年教育改革至今，我国高等教育迅猛发展，高校的办学规模、办学方式、办学理念都与以往有很大的不同。这也是高校办公室不得不面临的一个新的形式。高校学生人数、结构的骤然变化为高校办公室造成了一个一时间难以适应又必须尽快适应的形势。我国高等教育规模的骤然扩大和由此引发的教育投资、办学、教学、管理、就业等问题使全国高校办公室不得不重新调整其工作的范围与工作的方式。

三、新时期高校办公的要求与存在的问题

一是高校的发展水平决定着国家的进步速度，作为一个事业单位，理应发挥其应有的作用，即以为国家培养高素质人才为目标，通过创新、改革运营模式、管理方式，来提升办学质量，达到既定要求，二是现代高校面临巨大的压力，为了紧跟时代的进步，为了在同行竞争中获胜，为了回应国家对教育的重视程度和大量的投入，高校之间竞争日趋激烈，为此高校必须从内部着手，提升其效率，节约成本，提升水平，坚持以人为本的科学发展观，以谋求在竞争中获胜。高校是先进文化和先进生产力的集散地，社会主旋律要求高校也必将其办学和行政理念随之改变，促进其与整个社会的接轨，最终推进高校的发展进步。

现阶段所暴露出的办公室问题有很多，主要集中在以下几个方面:一是在工作内容上，高校办公室对工作的认识还停留在收发文件，盖章签字等简单为领导打下手的工作上。二是管理制度方面有待完善，缺乏一系列的促进办公人员工作的措施，存在责任分工不明，工作无计划性，时忙时闲，工作积极性低等问题，办公室人员缺乏管理经验，无法形成有效的管理机制。三是现代办公设备没有有效利用。随着技术的飞速发展，多数高校高额引入计算机、复印机、传真机、报到机、投标机等现代化办公设备，建立了各种数据库，但这些并没有得到有效利用，反而闲置起来，导致资金的流失，办公的效率低下。四是管理人员素质不能满足现代管理的要求。尽管高校办公室管理人员，基本上具有专科以上文化水平，但大多忙于处理日常工作，疏于专业方面的学习研究，以致不能适应现代办公室工作的变化，更有部分岗位可能是由学生兼职或临时顶替，他们缺乏经验，不具备专业管理能力，采用过去的工作方式和态度，按部就班完成工作，缺乏主动性，积极性，这些问题都限制了办公效率的提升。五是信息档案管理工作存在滑坡，领导不予重视、档案管理人员工作态度不认真、归档材料马马虎虎、保管措施不到位，高校的信息资料的管理水平的高低就决定了高校的再学习能力。以上高校办公室存在的问题亟需解决，工作职能转变成为高校教育改革的必然要求。

四、解决高校办公室问题的办法及建议

目前我国高校办公室管理中存在的问题制约着我国高校办公室的发展，应当引起高校领导的注意，在讨论这些个问题的时候，应该注意如何解决实际问题而不能只注重形式，对此，笔者有以下几点建议。

(一)信息科学化的办公室，办公室信息化与科学的管理。想要提高办公室的工作效率，首先就要建立信息化的办公室，在技术迅猛发展的现代，科学技术对职能部门的存在尤为重要，建立先进的现代化办公室，对于高校与高校之间的交流、工作协调，各院系的交流，工作协调，以及内部的沟通，工作的上传下达，命令的执行都十分重要。

(二)提高工作人员的专业素质是核心。在办公室人员的选拔方面，要挑选专业性强，工作心强，再学习能力强，认真负责的人员，并由经验丰富的人执教，平时除日常的工作之外，要研究如何更好地提高办公室效率，定期学习，补课，对办公软件数据库的运用，对现代化设备的使用等，以便更好投入工作。

(三)培养办公室的工作人员求实的意识。求实就是要求工作人员对各种工作都力求做到“准确、务实、认真”。一是要紧抓工作重点，了解工作内容，干出实效。特别是领导的每项重大决策和命令传达，要迅速反应，迅速行动，跟踪反馈，做到条条落实，事事有回复，掌握每项工作的动态。二是细节决定成败，各项工作力求在细节方面做到极致。三是要加强检查，适时开展内部研讨、资料整理、工作汇总等内部工作。将这种求实的理念作为自己行动的目标，用高标准严要求，提高自身素质，同时提高工作效率。

(四)在档案工作方面做到细致认真。负责高校档案工作的从业人员，要定期对自己主管的档案工作整理、归档、分类，对各项工作认真分析加工，切实反映问题，为学校的各项工作提供有说服力、真实、有法律依据的资料，提供后备力量。建立健全的管理机构，加强对档案工作的领导。高校要成立档案工作领导小组，细化档案工作，建立综合档案室，网络资料库，配备专职档案员。各办公室、各院系都应有兼职档案员在工作中配合专职档案员的工作，档案工作领导小组应定期研究档案管理工作中各方面的问题，提出合理建议，改善档案管理条件，记录解决所遇困难，使档案工作与高校其他管理工作共同发展。

(五)办公室职能转变。高校办公室绝对不是只负责日常轻微零碎的文秘工作，而是应该由校领导组成，在校领导的带领下，讨论、处理学校存在的各种问题，对于突发状况的解决，以及学校目前形势提出合理的解决方案、处理方法，改革后的办公室工作职能应当可以参与学校决策的讨论与敲定，对学校负责对学生负责，是学校的核心，围绕在校领导的周围，提供后备支持，转变后的办公室应当是一个功能具体化、职能多样化、设备现代化的工作室。