对OA 协同办公系统应用于高校管理的思考

□叶涵敏

一、OA 协同办公系统概述

(一)办公自动化。办公自动化，即Office Automation(以下简称OA)，是发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响问题的背景下，发展起来的一门综合性技术。［1］办公自动化是科学技术发展和社会信息化发展的必然产物，它以行为科学为主导，以系统工程学为理论基础，综合应用了计算机技术、网络技术和现代通信技术来完成各项办公业务，以达到提高工作效率和质量的目的。［2］实现办公自动化，必将提高日常办公事务的质量和效率，必将有效地提高管理水平和提高劳动生产率。因此实现办公自动化，对于提高生产力，推动现代化建设具有重大的现实意义和深远的历史意义。

(二)办公自动化系统。办公自动化系统，即OA 协同办公系统，是指通过先进技术的应用，将人们的部分办公业务物化于人以外的各种设备，并由这些设备和办公人员共同完成办公业务的人机信息系统，可以形象地理解为，办公人员运用现代科学技术，如通过局域网或远程网络，采用各种媒体形式，管理和传输信息，改变传统办公的面貌，实现无纸办公。随着计算机技术、互联网建设及信息化工程的飞速发展，OA 管理系统经历了多阶段的革新和本质性的突破。从20 世纪80年代为实现文字处理的单机版办公自动化;到20世纪90年代以局域网和关系数据库技术为基础、将工作流作为中心的办公自动化系统;再到21 世纪初期以群件技术为基础、以协同工作和知识管理为目标的办公自动化;在2010年以后又进入了新的阶段，把办公自动化系统作为整个组织内部信息化的入口和平台，形成跨功能多系统的全面信息和流程整合。办公自动化不再局限于办公领域，行政办公和业务办公集成为了一体，更加强了隐形知识的管理和对决策分析的支持。

二、高校行政管理的现状

(一)金字塔式的组织结构，不利于信息全方位传递。目前我国高校行政管理中普遍采用“校—院—系”三级管理层次。一级管一级，隶属关系清晰，建构了一个金字塔式的组织结构。在这种金字塔组织结构下，传递信息通常通过几种形式:层层下发文件或通知、召集开会、层层上报等。在这几种信息传递形式下往往会产生以下问题:一是公文流转效率低。传递公文主要还是通过人工传递，有些紧急重要的文件经过党委书记、校长、分管领导、部门领导到具体工作人员等层层传递，对文件要求开展工作所剩余的时间已经不多了，有的甚至已超时了。同时流转程序的不规范也使得效率降低。二是不利于跟进督办。各项工作任务下发后，信息反馈慢，跟进督办较为耗时费力。三是文山会海。虽然中央下发了“八项规定”，文山会海已经有所减少，但是在信息传递单调的情况下，发文开会依旧是一种较为常用的方式，行政人员还是常常疲于应付各种会议，影响了工作效率。

(二)多校区办公，机关人员精简。随着近十几年的发展，全国各高校均在不断壮大，往往会设立多个校区协同办学的情况，而行政人员常常要在不同校区之间奔波办公。同时这几年机关人员精简，一个人往往承担着多项分工任务，一旦有人因出差或者生病等原因而不在岗位上，将会使工作搁置不前。

(三)事后处理多，事前预测少。管理人员被繁琐重复劳动耗去大量时间，没有充分的时间和精力去综合、分析、解决管理中出现的重要、重大问题，往往重心都是在事后处理上，而不是事前预测上。

(四)人员存在流动性，知识不能固化。学校管理人员存在一定流动性，使得很多工作经验未能保留，没有使知识固化下来。

(五)业务流程繁杂，制度执行带有随意性。学校各种门类的业务流程复杂繁多，如果第一次办理业务的师生不了解流程，不熟悉各个职能部门的话，从提交申请到最终完成往往需要往返多次才能完成。另外，业务流程虽有一定的制度，但是细节上仍然会因人的不同而有所变化，带有一定的随意性。

(六)数据统计工作多，人工收集分析效率低。高校经常有各种调研问卷，基本采用人工收集统计的方式，无论对于被调研人员还是调研工作人员都是一件较为麻烦的事情。同时统计工作量大，也比较容易出错。

三、OA 协同办公系统应用的意义

(一)OA 协同办公系统对于高校行政管理水平的意义。一是合理改善了金字塔式的组织结构模式。OA 协同办公系统采用全方位且多层次的网络模式，改变了传统单一垂直的信息传递方式，拓宽了信息传递途径，大大提升了信息传播速度。更使得高校行政组织结构朝扁平化发展，各级成员尤其是基层人员，有了合适渠道再去倾诉合理意见，真正参与到校园事务中去，打破了传统的层级限制，淡化了层级区别。二是提高决策的科学性。在有着成千甚至上万规模的高校中使用传统的人工收集处理数据的传统决策方式显然是会影响到最终的决策时效和准确性的。随着高校办公自动化的发展，高校各职能部门间实现了数据共享，大大提升了高层决策的时效与科学性。三是深入促进高校行政管理科学化和透明化。传统的行政管理模式人工操作为主导，有着一定的随意性和潜在的不合规的可能性，而上级的监督也存在不及时性。随着OA 办公系统的应用，可使得高校行政管理更加透明并且科学。四是促进管理成本下降，提升管理效率。OA 办公系统的应用，有效减少了人为负担，大大提升了日常行政处理速度。

(二)OA 协同办公系统对于高校提高教学管理的意义。除了行政管理外，教学管理同样是所有高校的一项重点工作。教在日常教学管理中，例如公文管理审批、会议管理、日程安排、公共信息查阅、甚至是高校学生的选课安排，及学科成绩查询等，均可通过办公系统紧密联系起来，因此OA 协同办公系统能有效平衡并分享教育管理信息资源，从而对提高高校教学管理水平的工作效率具有重要意义。办公系统在高校中的应用程度，更可作为一项评估指标来衡量高校的教学管理水平。

四、OA 协同办公系统实施的对策建议

(一)领导重视，立项规划。高校各领导应该充分认识到OA 协同办公系统与现代管理结合的重要意义，重点立项并牵头规划，并在建立和推广过程中给予坚定支持与监督，如此方能确保该项目能按时合理实施。

(二)技术支持。OA 协同办公系统是现代科技的产物，因此无论是建立和维护都离不开技术的支持。高校应当视OA 协同办公系统的功能相结合，统筹规划，分步落实，对高校硬件设备与应用软件进行淘汰与更新。

(三)传统办公与办公自动化的衔接与过渡。随着OA协同办公系统的建立，传统办公与办公自动化的衔接同样是需要高校考虑的问题。由于目前公文的法定效力只有在纸质文件呈现的基础上才能得到公认，所以对于公文审批签署流程可以通过办公自动化来完成，但最终的公文仍需要通过纸质形式来保存。因此在办公自动化系统和传统办公系统并行阶段，需要做好传统文档管理工作，以便顺利过渡。

(四)办公人员综合素质提升。OA 协同办公系统离不开办公人员的操作，虽然高校中办公人员素质普遍较高，但也不排除部分资历深但计算机技术不足的人员，因此有效的专业技术培训和办公自动化意识宣导与灌输还是必不可少的。只有办公人员综合素质提升了，才能有效推广高校办公自动化管理。

(五)制度设立，明确责任，加强督查与反馈。在实行办公自动化时，针对系统的安全性、信息可靠性、管理科学性和发文规范性制定一个完整的规章体系，从而明确各岗位人员的职责，并加强督查和反馈，使得整个管理系统能有效、安全运营。

［1］李民强．办公自动化设备与应用［M］． 北京:中国铁道出版社，2007

［2］余慧，王晓永．办公自动化(OA)系统设计浅析［J］．今日科苑，2010

［3］陆剑江，钱培德，杨秀文．OA 系统的现状及发展趋势研究［J］．办公自动化，2003