浅议高校公务卡支付结算的财务管理

●湖北大学 彭晓晴

浅议高校公务卡支付结算的财务管理

●湖北大学 彭晓晴

公务卡是主要用于公务活动开支结算的信用卡，其作为现代财务管理的工具，在普通高等院校全面推行以来，改变了高校传统的财务报销模式，大幅提升了高校公务开支的透明度，加强了高校预算管理监督，完善了高校费用支出内控机制，提高了高校财务管理的科学化、规范化、现代化水平。本文从分析实行公务卡强制结算给高校财务管理带来的影响入手，研究提出了公务卡强制结算方式下高校财务管理如何加强风险防范的建设性建议。

公务卡财务管理 风险防范

引言

公务卡是主要用于公务活动开支结算的信用卡，其作为现代财务管理的工具，在普通高等院校全面应用推行以来，改变了高校传统的财务报销模式，提升了高校公务开支的透明度，加强了高校预算管理监督，完善了高校费用支出内控机制，有效提高了高校财务管理的科学化、规范化、现代化水平。但由于公务卡具有财务管理工具和金融信用卡双重属性，加之高校推行公务卡强制结算起步相对较晚，相关的用卡环境和配套制度还不够健全，公务卡在高校财务管理的应用中还存在一些风险，如何防范风险，怎样充分发挥公务卡的现代财务管理功能，是高校财务管理部门的必修课。

一、实行公务卡强制结算对高校财务管理产生的影响

近年来高校侵吞、挪用、滥用科研经费以及贪腐的案例频繁曝光，高校的财务管理也因此备受关注。反思高校的腐败案例，我们不难发现，财务支出缺少约束、经费使用不规范、相关监督机制不健全是主因。而公务卡结算强调授信有据、开支有序、报销有度，正是有效解决上述问题的利器。可以预见高校公务卡结算的全面推行，必将有效规范高校的财务管理行为，进一步推动高校财务管理的规范化、科学化。

（一）公务卡强制结算改变了高校传统的财务报销模式。高校作为相对独立的事业单位，长期以来其财务管理相对比较封闭，虽然校园卡、银联支付已广泛应用于高校财务运转之中，但高校的账务报销以及大多数员工仍习惯于用现金方式结算。随着高校强制实行公务卡结算，新的、非现金的财务结算方式，正悄然改变高校原有的结算方式，公务开支一般不得使用现金，必须用公务卡开支，并凭刷卡底单和发票报销正逐渐成为高校财务管理的新常态。

（二）公务卡强制结算大幅提升高校公务支出透明度。高校公务开支点多面广，开支项目比一般的行政事业单位复杂。而公务卡作为一种网络化、信息化的现代支付结算工具，其用卡消费的信息，包括收款方以及消费发生的时间、金额、项目等均会被如实、准确地记录在案。在传统报销模式下，高校公务活动费用支出的真实性是难以甄别的，财务人员能做的往往只是核对票据的真假，而不能掌握实际开支使用情况。如某高校某科研课题主要负责人，多次用科研经费为个人购买家具和装修材料，一律开具实验器材发票，财务人员仅凭票据根本查不出来。因此，传统报账模式让账务管理人员承担了许多无法承担的风险和责任。而公务卡的强制使用，使得发票、POS单等核查有据，信息追踪反馈及时到位。高校财务部门在公务卡报销审核阶段，可直接通过集中支付系统来核实相关信息，从而对公务消费行为实施有效地甄别、审核，大幅提升了高校公务开支的透明度。

（三）公务卡强制结算有效加强了高校预算管理监督。传统的预算管理监督属于事后监督，预算单位期初报预算，期末报决算，很多预算单位为了把预算花掉，往往年底突击用钱，甚至虚列费用，年初缩手缩脚、年底大手大脚，财政部门只能按其上报的决算报表对公务支出的情况进行事后评价，预算事中控制不得力，预算管理监督容易流于形式。公务卡使用信息的电子化、网络化，为高校财政管理部门将公务支出信息及时准确地纳入财务活动动态监控提供了硬件平台支撑。财务管理人员根据工作需要，可经常对公务卡开支、结算信息进行分析审核监督，一旦发现违规支付行为，即可及时进行核查处理，从源头上有效预防和避免了财经违规违纪现象的发生。

（四）公务卡结算完善了高校费用支出内控机制。在公务卡强制结算背景下，高校普遍实行的是“四位一体”的财务管理模式，即“专项经费、公用经费、自有资金、工资”等财务管理业务必须在一家银行开户办理。这样高校自有资金账户必须与该单位零余额账户是同一家开户银行，并与其零余额账户联网管理，共同纳入财政国库动态监控系统，接受财政的动态监控。同时，高校的员工只能在本单位零余额账户开户行开立一张公务卡，高校包括公务卡在内的所有支付业务也必须在这家银行办理。目前，高校的自有资金也必须并入国库集中支付系统统一管理，在国库集中支付系统和公务卡的双重紧箍屏障下，单位的每一笔开支都能做到清晰明了，有迹可寻。这种管理模式完善了高校费用支出的内控机制，有利于杜绝资金挪用、冒领等腐败行为的发生。

二、公务卡强制结算背景下高校财务管理的风险防范

自2007年下半年我国普通高等院校全面推行公务卡制度改革以来，公务卡强制结算逐渐成为高校财务管理的新常态。公务强制结算在减少高校财务管理现金流量、规范公务支出行为等方面发挥了积极作用。由于是新生事物，公务卡在运用和管理中也出现了一些问题，如：公务卡发放不合规、公务卡使用事前报批制度不完善、信息维护系统不完整、公务卡消费信息传递不及时、公务卡查询渠道不顺畅、代理银行记账滞后、用卡网点终端分布不广等。这些问题直接影响了部分预算高校公务卡使用效率，制约了公务卡强制结算制度的全面施行。同时，这些问题也给高校的财务管理带来了一些风险，也使得违规和腐败行为仍有发生的可能。笔者认为，各预算高校在积极推行公务卡结算方式过程中，除了加强员工廉政教育，保持廉政建设高压态势外，还应从加强公务卡管理制度机制的建设入手，从根本上防范公务卡强制结算背景下的财务管理风险。如何防范公务卡应用中的风险，笔者有以下建议：

（一）明确对象，严格发放。公务卡是信用卡的一种，且在使用方面优于一般的信用卡：如终身免收年费、很多联网商家消费打折力度较大。而公务卡作为公务人员身份象征，也受到了一些社会人员的推崇。我国的高校普遍经过整合，教职工人数众多，大大超过一般行政事业单位。受传统的尊师重教思想的影响，高校教职工给人的社会印象一向较好。有的银行为了完成信用卡任务，对高校公务卡发放大开绿灯。相当一部分高校财务部门也没有充分认识到公务卡独有的特点，认为反正是信用卡，还不了账跟单位也没关系，甚至对高校非正式人员也盖章发卡。针对这些问题，预算高校应根据国家政策规定，结合本校实际，由人事部门和财务部门联手制定具体的发卡、销卡制度，人事部门负责正式人员的管控，财务部门负责审查资格，同时应与协议银行签订公务卡发放管理及代理服务协议，明确双方的责任、权利、义务及管理边界，切实保证发卡银行、持卡对象责任义务明确规范。对于个人持卡对象，应保证正式教职员工一人一卡，杜绝一人多卡。对于单位持卡对象，则应严格把握资质条件，严格控制副卡发放范围，杜绝单位公务卡随意和无序使用。

（二）事前报批，流程控制。无论是个人公务卡，还是单位公务卡，其用于公务消费的范围都是比较广泛的，而高校在某种程度上是个“小社会”，高校公务卡应用范围则更为复杂多样。要确保公务卡用在“应该用、必须用”的地方，那就要建立公务卡预先报批制度，按照预算管理规定预先审核公务卡消费行为，以确保每笔公务开支都能按预算要求有序实施。同时，明确公务卡特别是单位卡的用卡规范，如：单位卡消费时必须有两名以上经办人员同时在场；办理公务卡结算报销手续时，必须调取该公务卡消费信息，核实合规，方能报销。笔者所在的高校是一省属高校，为落实中央八项规定，对校外公务接待费的支出报销明确规定：报账时需提供“五单”，即事前审批单需说明缘由、事后报销单需部门负责人认可、餐饮发票、详细酒水菜单、就餐人员单位接待函、公务卡消费POS底单。此项举措措施得当，尤其是事前报批和接待函两项具体要求，实施效果显著。老师们普遍反映该吃的饭少吃了，不该吃的不敢吃了，办事简化了，效率提高了，酒桌压力没有了，仅推行当年公务招待费开支就下降了90%。

（三）规范授信，调高从紧。公务卡的银行卡和信用卡属性，使其具有一定的透支信用额度。根据有关财务管理规定，公务卡的首次授信额度是有一定要求的，但在实际使用中有时会遇到需临时调高额度的情况。为避免违规行为发生，预算高校应明确要求公务卡委托代理银行严格按规定确定公务卡的授信额度，并明确规定临时更改、调整特别是调高额度的办理规范和流程。公务卡对公用于公务消费刷卡，对私可用于个人消费刷卡，其作为新型的公私统一消费结算工具的便利性越来越为人所熟悉。发卡银行也抓住了这一商机，游说持卡人提高信用额度、分期付款，甚至不需要书面文件，只需电话沟通就调高了透支额。笔者所在的单位就经常有职工反映银行随意上调授信额度，而且并未得到单位授权。虽说绝大部分持卡人都能自觉地按国家规定合法用卡，但也不排除少数人抱着侥幸心理，如透支套现，甚至炒股等，一旦不能及时还款，也会给所在单位造成困扰。财务部门应该向本单位公务卡发卡行预告警示此类风险，对持卡对象确因公务需要，要求临时调高额度的，必须由持卡对象所在的单位财务部门按程序向代理银行提出书面申请；事务紧急的，也应先通过电话、短信或网络等方式申请，事后再补办有关手续。

（四）强制目录，结算有据。高校的公务开支活动因高校工作的特殊性，具有其自身的特点。为确保开支有据、报销有序。高校财务管理部门应当根据公务卡管理相关制度规定，结合本单位公务开支的特点，制定本单位实施公务卡强制结算目录。高校可以考虑将制订的强制结算目录作为内部财务管理规范的重要组成部分，并张贴在财务部门报账大厅的醒目位置，或通过网络、微信等方式让每位持卡人知晓。同时，预算高校的公务卡强制结算目录还应随着国家政策调整和用卡环境的改善，及时调整更新。

（五）控制现金，支取从严。在公务卡强制结算背景下，高校教职员工的工资福利支出通过个人工资卡来管理，而日常的公务活动开支则必须用公务卡结算，高校现金结算仅限于少数零星开支及一些特殊的无法使用公务卡结算的事项。且实行公务卡结算方式后的大额现金提取必须强制实行财政审批制度。这样一来，高校财务管理中的现金流量理论上已大幅减少。高校虽然是非营利性单位，但仍有一些小额日常现金收入，如查档费、补考费、四六级考试报名费等，甚至受传统现金观念影响有的学生家长还坚持现金缴纳学费。如笔者所在的学校收费室，日均现金收入有时达到10万之巨。出纳人员有时懈于缴存银行，日常报销时应报销人员的要求直接给予现金，这种现金的内部消化表面上既免除了财务人员进账的麻烦，又避免了公务卡转账繁琐的流程，有的单位领导也对此现象睁一只眼闭一只眼，无形之中成了不成文的常规做法。公务卡管理规定虽然明文规定严格限制现金结算，但是面对人治的大环境仍不能完全排除现金的使用。因此一方面将现金收入及时进账，实行备用金限额控制，另一方面建立结算报销现金支出限控制度就成为当务之急。各预算高校财务部门应严格遵循国家和所在省级财政部门的规定，全面研究分析本单位现金开支的特殊情况，科学合理地制订本单位实行公务卡结算方式后的现金管理办法，对各类特殊情形制定明确的办理规定和规范，从而有效控制日常现金流量和现金风险。

（六）信息同步，更新及时。公务卡持卡对象及消费行为的信息是动态的，因此与之相关的财务管理也应是动态及时更新的。高校是人才密集之地，高校的教职员工特别是教师流动性高于一般的行政事业单位。高校应建立人事部门、财务管理部门和公务卡代理银行三者之间的联动机制，以随时掌握职工异动信息，确保每张公务卡都不失控。此外，为了避免因国库、银联、银行信息系统的不顺畅等非人为因素造成的报销打款不及时，引起的公务卡延时还款纠纷等，预算高校还应从人性化管理的角度出发，对公务卡报销时限、特殊或突发情况的处理作出具体规定，并制定纠纷和突发的情况处理预案。如笔者在工作中曾遇到这样一次纠纷：报账人几年前办了一张公务卡，但是在有效期内一直未激活。几年后财务部门补办一批新卡，该职工又取得第二张公务卡。两张公务卡在单位的系统中都有记录。一次公务活动中，该职工持第二张公务卡消费。报销时，系统自动默认第一张卡为有效转款卡。持卡人很是疑惑：第一张卡已失效，账是如何转上去的？而且因为第一张卡已过了有效期，钱也无法取出。经与银行信用卡部联系，报销款最终通过第二张公务卡取出。这件事虽然得到圆满的解决，但也给我们提出一个问题：怎样才能准确掌握每张公务卡的全面信息？有鉴于此，高校除了对公务卡消费信息进行及时收集管理以外，还应通过集中支付系统对职工的还款信息异动、公务卡用卡状态、持卡人信用等情况进行及时的反馈和维护。

在高校财务管理中实行公务卡强制结算制度，是进一步深化国有单位公务支付制度改革的有效举措，简化了预算高校财务结算与报销流程，减少了财务管理的人力、作业成本以及财务成本，给高校的财务管理带来了新常态。预算高校要学会充分利用和发挥这种新型、现代化财务结算管理方式的功用，在建立健全公务卡强制结算管理制度的基础上，进一步加大公务开支强制使用和公务卡结算的宣传培训力度，鼓励引导职工优先在具有刷卡条件的商户进行公务消费，使公务卡真正成为高校财务管理的强大工具。■

湖北省财政厅.2014.公务卡使用资料汇编。

（本栏目责任编辑：王光俊）