浅谈ERP信息系统提升固定资产过程管理

●浙江中烟工业有限责任公司 黄 芳

浅谈ERP信息系统提升固定资产过程管理

●浙江中烟工业有限责任公司 黄 芳

烟草行业的快速发展，对烟草企业财务管理提出了新的要求。利用简便、高效的信息化手段，正确核算和科学管理固定资产，特别是对易地技改等重大在建工程、固定资产进行过程管理提出了更高的要求，从而促进企业正确评估固定资产的整体情况，有利于加强固定资产管理，提高固定资产使用效率。本文结合当前烟草企业固定资产管理的实际情况，探讨通过信息化手段，如何来提升固定资产的过程管理。

信息化 固定资产过程管理

引言

固定资产是企业的生产工具，通过其对原材料进行加工，生产出产品，是企业创造价值的物质基础。固定资产构成的合理性、分布状况符合生产的需要、管理水平的高低等因素都直接影响着企业的生产、运营和发展。对于资金密集型行业的烟草企业来说，所需的固定资产价值上百亿元，项目数万个，具有投资时间长、技术含量高、资金占用量庞大等特点，使得企业管理部门在固定资产的管理和核算上面临着许多困难，在及时、准确地反映固定资产使用状况、使用效率、资产变化等方面产生了诸多问题和不足。

随着“卷烟上水平”的开展，各家烟草企业在面临易地搬迁的同时要进行技术改造的新情况，如何解决固定资产的管理方面的不足，对固定资产进行规范化、制度化、科学化管理在当前情况下显得尤为重要。本文结合实际工作，就当前烟草企业固定资产管理的现状，结合ERP信息系统和工程进度管理系统的推广实施，深入分析固定资产管理需借助信息系统的重要性和相关措施，并对促进资产过程管理做了进一步规划和深入。

一、ERP信息系统在企业固定资产管理中的优势

（一）改变了传统的固定资产管理理念。传统意义上的固定资产管理是指企业对各使用部门固定资产的投资、运用、维护、管理等环节进行管理，由于固定资产的实物管理与价值管理分属企业的财务部门和管理、使用部门，财务部门仅从价值上进行管理，而且还常常出现不能及时反映资产的增减变动情况，而管理、使用部门是对固定资产进行实物管理，一旦实物上出现损坏、严重的无形和有形磨损被观察到，此时固定资产管理的价值管理和实物管理就产生了脱节，彼此间存在着明显的被动性和延后性。

固定资产管理模块是ERP系统的一个重点环节，它改变了过去传统的固定资产管理模式，把传统的固定资产核算的会计处理同发生这种会计业务的实际业务结合起来，不仅反映固定资产的原值、累计折旧、净值等资产价值的增减变动情况，也可以反映固定资产实体的购置、建造、改扩建、维修、保养、毁损、清理等情况，它将固定资产的价值流与实物流紧密地结合起来，ERP系统中的固定资产管理模块有效地协助了企业管理层在管理理念、技术、方法的运用等多方面进行革新，把过去的固定资产被动管理改为主动管理，实现了固定资产的跨部门流程控制，加强了资产监控和动态管理，能及时掌握资产的增减变动情况，资产管理的灵活性和科学性大大增强。

（二）实现了固定资产数据集成和共享。ERP信息系统按照固定资产的性质分房屋、建筑物、生产设备、辅助设备、器具家具、电子设备、运输工具、土地等类别，引入了固定资产主数据的概念，每一项具体的固定资产都拥有一个固定资产主数据。通过ERP系统本身具有的强大查询功能，能够全面地查询固定资产增加、减少等明细变动情况，同时将固定资产实物管理系统与固定资产会计核算系统紧密结合起来，使得有关资产业务的财务信息能及时准确地得到反馈。根据预设的业务流程，实现资产变动信息的自动记录与传递，各固定资产管理、使用部门均参与到固定资产的管理过程中来。

例如，各使用部门根据生产、管理的需要在进行必要的可行性分析之后，提交固定资产购建申请，管理部门在ERP系统内通过采购申请、采购订单、收货和发票校验、固定接受验收、创建固定资产卡片等一系列流程处理，将固定资产增加的相关信息录入，这些资产信息会根据ERP系统的预先设置，自动关联到会计的固定资产核算模块中，并生成核算固定资产的相应会计凭证，会计人员根据财务、预算方面的制度规定，直接对固定资产购建业务进行审核、付款，如有错误及时要求固定资产使用、管理部门进行修正。这种核算和管理的流程保证了固定资产经济业务发生的同时，财务数据也能同时反映到会计信息系统中，节约了会计凭证和会计报表的生成时间，为财务管理与控制的开展奠定了及时的信息基础。

二、ERP信息系统在固定资产的过程管理上的局限性

随着各烟草企业易地技改项目的开始，涉及的工程项目众多、价值巨大，这对企业财务管理特别是固定资产管理提出了新的要求。虽然借助ERP信息系统中的固定资产模块，在固定资产管理上得到了一定的优化与提升，但由于ERP系统功能分散性和多系统之间的接口集成复杂性，在固定资产的过程管理上还存在着下列一些局限性：

（一）在固定资产过程管理中ERP系统的基础信息采集功能不完善。现行的ERP系统中固定资产管理模块已经实现了购建固定资产的增加、固定资产交换、接受捐赠、固定报废清理、固定资产出售转让、盘亏毁损、计提折旧等功能，但在处理这些业务过程中，管理模块中仅仅实现了固定资产数据的增加、减少和修改等数据的录入和核算功能，而在固定资产和在建工程的资产归口管理和现场管理中所需的基础数据，管理模块中没有直接的数据采集功能，这些基础数据的信息采集大多数仍然通过其他方法进行手工或计算机线下采集整理后，再输入到ERP系统中的固定资产管理模块。由于企业需要安装的固定资产和在建工程涉及的工程物资和其他资产种类繁多，数目巨大，线下数据的采集工作量相当重，原始数据的采集、整理等都存在着一定的困难，难以实现在建工程管理的信息全面性和及时性，因而企业固定资产管理部门不能得到全面、可靠、及时的信息进行分析处理，影响了固定资产，尤其是在建工程的管理，也影响到在建工程和固定资产的会计核算。

（二）ERP系统的在建工程管理功能缺失。ERP系统在企业固定资产管理上的实施仅仅是企业资产管理部门在系统内进行固定资产数据的输入与管理，对企业建造的尚未完工的固定资产即在建工程的管理功能缺失，而这些在建的工程项目也属于企业固定资产管理的重大组成部分，特别是当前易地技改的重大工程项目，更加具有重要性，这个功能的缺失造成了在建工程管理数据上的基础性、准确性、及时性大打折扣，是企业固定资产的核算和管理工作中一个重大缺憾，也给日常管理工作带来不小的困难。

如何实现在建工程在ERP系统中的管理，企业能够从事前在建工程到事后固定资产信息的反馈，到固定资产管理信息实时处理，再到支持多层次固定资产管理，使得与固定资产有关的各项经营业务数据和财务信息能及时准确地在ERP系统中得到反馈，从而加强对固定资产的全局管理和控制，应该将在建工程管理吸收并内嵌ERP系统的固定资产管理模块中，从而进一步完善ERP系统功能的应用和实施。

三、ERP信息系统提升固定资产的过程管理

在现有ERP信息系统基础上，为固定资产管理特别是易地技改工程项目提供合同管理、供应商付款进度跟踪、工程项目明细、供应商实际支付信息、合同执行情况、在建工程转固和后续固定资产管理等一整套信息。借助于服务于易地技改项目的工程进度管理信息系统，促进ERP系统功能的进一步提升与在建工程财务核算业务的进一步标准化，实现在建工程从合同到付款，从发票入账到工程建账，从未完工到项目完工结转固定资产的全过程管理，使资产在购入企业开始到资产退出的整个生命周期内，都能针对资产进行全程跟踪管理，促进固定资产的批次化、可追溯、全过程的管理与控制，并在以下方面实现了突破，推进了资产过程管理：

（一）在建工程、固定资产等业务、财务、信息流充分整合。通过ERP信息系统和工程进度管理系统，将业务部门、财务部门、信息部门通过统一的平台融合在一起，资料互通、数据共享、各取所需；打破了以往业务部门管业务、财务部门管财务的局限性，将固定资产全员管理深入每位员工的心里，确保管理理念深入到资产的每一个生命状态。

（二）从在建工程业务触发会计凭证。当业务部门进行一项在建工程业务时，先维护基础的资产信息，如资产名称、资产分类、使用部门、预算编号等，会自动生成一条流程编码；当业务部门将发票、结算单等单据流转到财务部门时，财务人员比对系统内的这条流程编码经审核后付款，使固定资产、无形资产和在建工程业务，均从业务部门始发，并自动产生财务凭证；解决了原先只有固定资产是业务部门触发凭证而在建工程必须由财务部门手工录入凭证的难题，财务凭证形成更便捷准确，当财务部门将凭证保存过账后，SAP系统会自动通过待传输的代码格式回输给工程进度系统，确保了数据的及时性和准确性。

（三）在在建工程起始阶段就考虑固定资产竣工验收。预测易地技改在建工程目录和固定资产清单，在在建工程起始阶段就考虑最后的固定资产竣工验收。在输入每一笔在建工程发票的时候，即刻关联到固定资产号，并通过分摊比例即时实现在建工程一对一、一对多、多对一地摊销计入各项固定资产中，将固定资产的竣工时点提前分摊入在建工程时期，确保了固定资产管理的前瞻性和全过程性，实现资产在企业中从“无”（未形成固定资产时）到“有”（形成固定资产）的过程。

（四）固定资产自动转化为成本费用。企业中的固定资产最终是通过折旧、报废或变卖等方式，分摊入企业产品成本，从企业的利润中收回。在业务部门发起业务的时候，切入使用部门，直接关联到每个生产车间、每条生产线；使用部门作为一个关键字段，覆盖了从在建工程始到固定资产竣工验收的全过程；再进一步延伸至使用固定资产的各个成本中心（折旧费用归属部门），借助折旧年限、残值比率等财务因素，直接可以推出固定资产的折旧是计入管理费用、销售费用、制造费用中，包括在固定资产投资的计划阶段，与固定资产有关的研究开发费用、安装调试费用；固定资产运用阶段的运行费用（能耗费、人工费等）和后续支出（维修材料费、劳务费等）；固定资产报废清理阶段的报废清理费用等。利用ERP信息系统的强大统计和查询功能实现对单台设备的产量、费用的归集、统计和评价，做到对固定资产的实时更新和维护；然后根据生产管理需要对单项固定资产进行综合管理，更加准确计算折旧在各成本中心的状况，创造了资本和费用相结合的模式，实现资产从“有（形成固定资产）”到“无”（分摊入产品成本和企业利润中）的过程，实现了资产流转的完美闭环。不仅能确定出固定资产全寿命期内的全部费用，而且能够根据生产管理的需要，对企业固定资产进行有效管理，促进企业有限资源的合理配置。

（五）在建工程、供应商等管理用报表。在初步形成了在建工程名录及其基础信息的基础上，形成了供应商的相关信息资料，开发在建工程报表和供应商报表，可将在建工程按安装地点、子项目、总项目、完工进度等进行查询，也可实现在建工程按价资本化价值和付款金额进行查询；供应商可按合同性质、付款进度等进行查询，也可从供应商为基本点出发，实时查询某个供应商关联到的在建工程、固定资产等；并可将在建工程和供应商相联系，考虑供应商信用因素，实现对供应商的付款按工程进度进行付款的配比性，提升资金的使用效益。

（六）固定资产管理与预算管理相结合。在固定资产的购建阶段，就对每项购置固定资产和在建工程确定一个工程码（即WBS号）和预算码（即每项资产的预算号）。通过WBS号下达财务预算额度，实时控制购置项目和在建工程的进展实施情况，确保固定资产投资严格控制在批准的项目预算范围内。当费用支出接近投资预算时，ERP系统自动发出警告信息，提示操作者，将有关信息反馈到固定管理管理部门和财务预算部门，由他们对照工程和预算及时进行相应的处理；当费用支出超过预算时，ERP系统发出警示，不再允许财务部门的会计凭证过账，只有经过重新获得新预算才能恢复ERP系统运行，从而达到对固定资产投资进行实时监控的目的。这样既保证固定资产投资严格控制在批准的预算范围内，又能按照内部控制和业务流程对固定资产进行实物管理。

随着ERP信息系统和工程进度管理信息系统的运行和固定资产业务流程的不断整合，相信通过建立ERP系统中科学合理的固定资产管理信息系统，能继续深化固定资产管理各项工作，为企业资产管理提供全方位、可靠、高效的动态数据与决策依据，实现固定资产管理的信息化、规范化与标准化；全面提升企业资产管理的工作效率与管理水平，促使企业资产高效益、低成本运营，使固定资产的管理变得轻松、准确，快捷和全面；从而在不断提升固定资产管理水平的基础上，进一步提升烟草企业的整体管理水平和综合竞争能力，向建设一流卷烟企业的宏伟目标不断迈进。■

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