对新建本科院校二级学院办公室工作的若干思考

詹开卷

(莆田学院 音乐学院，福建 莆田 351100)

对新建本科院校二级学院办公室工作的若干思考

詹开卷

(莆田学院 音乐学院，福建 莆田 351100)

二级学院办公室作为学院管理工作的中心枢纽，在教学、管理、科研、党政管理等各项工作中发挥积极作用。文章在介绍新建本科院校二级学院办公室在日常工作事务管理、参与学院各项政务、服务协调全院师生、参考决策谋划等基本职能的基础上，指出二级学院办公室工作中存在的问题及原因，进而提出新形势下改进新建本科院校二级学院办公室工作的具体对策。

办公室工作；管理理念；二级学院；高校

随着高校教育体制改革的不断深入，高校管理也发生根本性的转变，从机关直接管理转为宏观上的把握，从过程管理转为目标管理，且多数的行政职权都下放到二级学院。二级学院办公室作为学院行政的综合部门，其工作方式、性质、范围同学校管理大不相同，新时期如何进一步明确职责、改进风气，保质保量地完成学校下达的各项任务，更好的服务师生成为当前二级学院管理体制改革中需认真考虑的问题。

一、新建本科院校二级学院办公室的基本职能

(一)管理日常工作事务

新建本科院校实行二级管理后，学院办公室成为衔接学校各机关部门和全院师生的内外窗口，不仅要处理学校各职能部门下达的任务，还要解决学院内部的各项日常工作事务问题，加大了办公室日常程序后的工作事务。加上高校教育管理的复杂性、多样性、繁琐性，有不少突发事件和意外事故要处理，对管理人员的素质要求也日益增加[1]。对于办公室管理人员而言，首先就要具备过硬的思想政治素质，注重政治理论知识和办公技能的学习；其次要有扎实的业务技能，除了要掌握组织学、管理学、秘书学、公文写作等知识外，还要掌握一定的法律法规、心理知识、计算机应用技能等。

(二)参与学院各项政务

二级学院都有自己的学科发展、专业设置、实验实训、课程体系等发展情况，需要量体裁衣，对症下药，制定与学院发展相吻合的相关规章制度。二级学院的办公室就是要协助党政领导完成各项规章制度的制定和完善，对各类数据进行采集、统计、汇总、分析，因地制宜地根据学院已有的资源配置、发展机遇、校园环境、学风院风等来制定工作计划和发展规划[1]。对办公室人员来说就要具有一定的综合分析能力、组织协调能力、语言沟通能力、社交能力、信息技术和文字处理能力，只有这样才能更好的参与完成学院日常各项政务。

(三)服务协调全院师生

办公室很重要的职能之一就是上传下达，服务的对象较广，有学校相关职能部门、学院党政领导、各系部及全院师生，负责日常的教学、科研、创新创业、党政管理等工作。无论是在组织会务、信息督察、交流沟通、协调平衡还是在学院调研、师生服务、学术竞赛、教学管理中都要保证与学校相关职能部门有效沟通[2]，与学院内部系部、教研室、学工办有良性互动沟通，处理好各项事务，减少内部冲突和运行障碍，保证协调功能的正常运行，以便更好的服务师生。

(四)参考决策谋划职能

学院的工作多是以教学为中心，围绕教学科研来展开，推动学院的学科发展、人才培养、专业建设等，但由于领导的精力和时间都是有限的，加上工作繁忙，不少决策和政策制定和实施并非领导个人能力所能及，需要依靠办公室、教研室、团委、工会等基层组织来完成。二级学院办公室就要发挥其参政谋划的职能，在师生工作、教学、学习等各个环节中及时了解情况，收集信息，做好调查研究，为学院领导提供有用的决策信息，协助领导制定切实可行的决策方案。

二、二级学院办公室工作中存在的问题及原因

(一)工作任务繁重，人员压力大

目前二级学院办公室普遍存在“人手缺、任务重、工作细、事务繁、事情杂”的现象，办公室既要上传下达，又要协调校内外各项事务，包括校企合作、专家讲座、人才招聘、项目申报、课程安排、教学检查、实践教学、公务接待、学科竞赛等事项。加上学校扩招，教师队伍的增加，人手不够的现象使办公室人员都有超负荷工作的现象，压力剧增，但又缺少有效的排压减压项目，存在一定的抵触心理和压抑感。

(二)工作要求高，专业性缺乏

办公室的工作带有多样化、多向性、多学科、多功能等特性，对工作人员的素质要求比较高，不仅需要较硬的政策理论水平还需要有较强的洞察力和敏锐性，各方面的知识都要懂一些才能有效协助学院各项工作顺利开展。加上要协助领导完成各种学科建设规划、学院发展中长期计划、教学计划等，要求从业人员要具有一定的文字功底和发展战略眼光。由于工作人员缺，个人的知识结构和专业技能有限，很难在短时间内成为领导眼中的“多能手”，只能依靠长期的工作经验和团队的力量，取长补短，在工作实践中培养知识技能和综合业务能力。

(三)团队协作差，管理意识淡薄

多数二级学院办公室人员缺少团队协作能力，不少办公室事务需要成员共同努力，有共同的工作宗旨，在协作中有分工，倡导相互搭配，相互弥补，共同服务师生。办公室日常事务繁琐，难以做到面面俱到，也缺少统筹安排，少数工作人员对工作态度的认识不够，既不分工，也缺少合理的规划和安排，在学院管理系统的整体运作中容易出现负面影响。如果认识不到位，理念发生扭曲的话，就会降低办公室同其他部门的配合度，产生抵触心理，甚至带来不良影响。

(四)数据统计大，突发事件多

二级学院办公室承担着大量的行政事务管理和教学业务管理，具有典型的随机性、偶然性、无间断性等特点。每年都有大量的公文要登记、签收，报批和流转，有时候还要负责自己学院文件的起草、把关、印发等工作[3]。学院经常也要接待外来客人，邀请专家做讲座等，每年还要完成各项工作计划、工作总结、评估材料、领导讲话稿等，一般学校的教务处、科研处等部门还要每个月上报各类报表和数据，任务可谓艰辛。此外，办公室人员也要承担领导临时布置的任务，这与自身的工作职责和沟通交流密切相关。比如要举行一个学术报告或者学术会议，可能时间紧迫，办公室人员要加班完成，在时间弹性上难以自主把握。

三、高校二级学院办公室工作的创新思考

(一)坚持以人为本，提高思想认识

社会主义核心价值观从个人层面要做到爱国、敬业、诚信、友善，办公室管理也要坚持以人为本，个人利益服从集体利益，将学院师生利益摆在首位。办公室人员要端正认识，牢固树立为师生提供优质服务的理念，科学管理，尽可能获得全院师生的支持和认同，要正确处理上下级、同事、师生间的关系，挖掘办公室人员的潜力，充分调动大家的积极性，确保办公室工作呈良好发展态势。要转变思想观念，将被动工作转为主动工作，主动学习前沿知识特别是高等教育的法律法规、高效管理知识，拓宽视野，提高自身的业务技能和专业素质，优化资源配置，将人力、物力、财力、信息等资源实现最佳配置，为二级学院的教学科研提供良好的环境。学院领导也要提高思想认识，深化管理内涵，将人心作为管理的中心，突出对办公室人员权利的尊重和价值的体现，从办公室管理人员的实际需求和行为动机出发，进一步激发他们的积极性和创造性，提高工作效率。

(二)强化队伍素质，提升业务素养

办公室管理要实现信息化管理就要强化个人的业务技能提升和综合素质提高，适应现代高效管理模式的运作模式，走信息化办公道路。要善于学习各种软件，利用先进的技术办公，提高工作效率。要重视综合技能、业务公关、协调处理、竞争力的能力培养和技能提升，同社会同行业其他部门保持友好相处关系，为二级学院各项工作的顺利开展创造优质的外部环境[4]。要努力学好法律法规、办公软件、人文科学等方面的知识，突出科技创新、教学管理、实践教学的创新和服务，为实现教学成果的转换和推广提供更优质的服务。要深入师生群体，深入基层，注重调查研究，将师生的问题诉求成为个人改进的目标，为学院领导提供高质量的决策依据。学校要利用本校的资源为管理人员提供更多的学习和进修机会，通过深造获得学历学位，突出对管理人员的业务指导和学习培训，完善知识结构，提高文化素养，同兄弟高校和学院进行交流，相互取长补短，将他人可以融合的经验为我所用，培养浓厚的情谊。

(三)创新管理模式，完善运转机制

要建立起以人为本的教学行政管理模式，办公室人员除了强化自身素质以外，要做到公平、公正、公开地处理各项人和事。办公室管理工作要建章立制，明确分工，增强工作的责任感和使命感，及时向领导反馈师生诉求，结合目标管理做好绩效考核[4]。将日常的工作细化和整理，找出其中的规律，体现工作的周期性和累计效应，避免无章可循；要找准切入点，做好工作准备，避免准备不充分而导致工作混乱和工作遗漏的现象出现[3]。在工作中要抓住机会，针对学院发展中遇到的困难进行认真研究和思考，深刻剖析办公室系统运转中的障碍，找出制约的因素，发挥新媒体、新载体的作用，利用微信、微博、QQ群等新媒介，完善的教学管理办公系统、办公系统交流平台，打造高效运转的办公室治理体系，有效提升二级学院办公室的运转效能。

(四)优化服务质量，发挥参谋作用

以人为本是二级学院办公室管理人员应遵循的服务理念，服务师生、服务学院的发展是日常工作永恒的话题。要立足实际，牢固树立服务意识，明确工作流程，在做好本职工作的前提下要细化工作环境，讲究工作方式和方法，注重工作质量和工作效能，为师生提供热情周到的服务，用个人的实际行动推动学院各项工作的有序推进。要胜任好各项工作，还需要有个健康的体魄，管理人员需要拥有健康的工作心态和强健的身体素质，具有很好的自控能力和条件能力，确保在工作中有较高的服务质量和工作效率[2]。另外办公室管理人员要转变工作思路，除了日常工作、传统工作以外，也要发挥参谋助手的作用，积极搜集各类有参考价值的信息，利用数据统计分析好，及时向领导反映师生诉求，为学院发展献言献策，提供有实际参考价值的信息。

(五)强化制度建设，注重绩效考核

从学院的实际出发，精心制定和设计各项规章制度，强调制度化管理。从教职工和学生的需求着手，在充分尊重师生的意见上发挥人的主观能动性，促进师生的全面发展。制度建设首先要职责分明，权责清晰，避免办公室人员互相推脱的现象，与其同时也要注重奖惩分明。要引入行政岗位绩效管理体系，从不同角度、不同群体、不同对象去获取办公室管理人员的行为资料，获得更加全面客观的评价，在办公室管理人员的“德、勤、俭、能、绩”等方面下功夫，突出综合素质的考核[1]。而绩效考核更应注重的是考核过程的体现，考核结果同职称评定、职务晋升、绩效工资挂钩，让办公人员能有一个合理的职业生涯规划，对未来和生活充满希望，对本职工作有热爱知心，进而实现个人的人生价值。

[1]刘立霞,陈洪芳,刘美荣.高校二级学院办公室工作的新思考[J].黑龙江高教研究，2015，(1).

[2]范宝祥,荣芳倩,李静.加强高校办公室团队建设的思考[J].学校党建与思想教育，2014，(3).

[3]吕宏玉,张菁,齐辉.提高高校办公室管理工作效能探讨[J].河北农业大学学报(农林教育版)，2014，(8).

[4]李莹.浅析高校办公室管理中的现代管理理念应用与思考[J].中国校外教育，2013，(3).

2095-4654(2015)08-0149-03

2015-04-18

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