高校人事档案管理信息化建设探讨

丁灵濛

(华北水利水电大学人事处，河南郑州450045)

传统的档案管理模式一般是以档案实体为核心。因此，几乎所有的档案都是采用纸质书写的记录方法，管理的工作量非常庞大，并且查阅档案信息非常不方便。随着现代科学技术，尤其是互联网技术的发展进步，档案管理的重点逐渐由档案实体向档案信息的方向转变，客观上对高校人事档案管理工作提出了更高的要求。因此，加快高校人事档案管理信息化建设步伐，提高管理与利用效率，已经成为了高校人事档案管理工作的重要任务之一。

一、高校人事档案管理信息化建设的重要性

实现信息化是我国社会建设的主要目标之一，是判断现代化水平的重要指标之一［1］。高校人事档案管理信息化建设，是指转变传统的以档案实体为核心的管理方法，利用现代互联网技术，实现资源的优化管理。它是一种具有高度应用价值的新型人事档案管理方法，有助于提高高校人事档案管理工作的整体水平。

(一)信息化管理便于档案的保存与查阅

在信息化管理中，都是采用电子载体作为存储的方法。这种方法具有保存方便、稳定性好、安全性强、查阅方便等特点，并且比较环保，符合国家所强调的可持续性发展原则。传统的高校人事档案一般都是纸质档案，而纸质档案在潮湿的环境里容易受到污染，上面的字迹会变得模糊不清，丧失了档案本身的意义。并且纸质档案的管理工作量非常庞大，需要占用大量的人力资源与物力资源，同时查阅也比较困难，存在着明显的局限性，难以满足高校发展的需求。信息化管理可以最大限度地压缩档案所占用的空间，减少工作人员的工作量，方便查阅。

(二)信息化管理便于提高档案的利用效率

与传统的文字记载与纸质保存方法不同，高校人事档案管理信息化的主要实现方法是将相关的资料输入计算机当中，并储存在计算机内的相关部件当中，在调阅的时候可以直接查看其数字信号，比较方便。此外，实行信息化管理可以与各大高校或事业单位之间实现联网，以网络为平台，进行人事档案信息的共享，提高资源的利用效率。主要的优点包括如下两点。一是进一步优化人事档案管理的整体结构。在传统的高校人事档案管理工作当中，只是保护式地进行管理，分类工作并不细致。而信息化管理可以将全部的人事档案资料按照时间顺序、重要性、种类等标准进行分类处理，在查阅的时候可以节约查阅时间，提高档案资源的利用效率。二是拓宽高校人事档案利用的广度。信息化管理还可以延长高校人事档案的使用寿命与保存时间。由于信息化管理采用的都是电子载体，不易受到外界的侵蚀，保存的时间更长，更加符合高校人事档案管理工作的整体特点。

二、高校人事档案管理信息化建设的现状

(一)信息安全意识有待强化

与传统的高校人事档案管理方法相比，信息化管理确实具备着多方面的优势，然而其保密性却远远不如传统的密封式管理方法。信息化人事档案管理系统平台需要与互联网连接，存在着涉密方面的安全隐患，如果高校的人事档案管理信息系统遭到入侵，往往会造成严重的信息泄露。目前，部分高校由于信息安全意识较为薄弱，只重视信息管理平台的建设，而忽略了信息保密方面的工作，严重损害了档案填写人的隐私安全。

(二)高校人事档案信息化管理人员的水平有待提高

信息化管理只是提高高校人事档案利用效率的手段与方法，管理人员才是其中的主导者。管理人员的专业管理水平的高低，直接决定着高校人事档案管理信息化进程的发展，其主观能动性的重要性不言而喻。然而，当前我国的部分高校，尤其是社会知名度较低的高校，其人事档案信息管理人员的水平难以满足实际的工作需求，信息化管理形同虚设。此外，部分高校的高层管理人员，普遍认为人事档案信息管理岗位是一个闲职，因此往往安排兼职人员担任管理人员。这些兼职人员缺乏必要的专业知识，无法正确操作计算机，导致高校人事档案管理信息化的发展进程停滞不前。

(三)高校人事档案信息化管理的方式有待改进

仅就目前而言，部分高校的人事档案管理理念尚停留在传统档案管理的理念当中，无法彻底摆脱其影响［3］。人们对于高校人事档案管理的定义往往存在着较大的局限性。在信息化平台的基础上对人事档案进行检索，一般采用的都是手工检索的方法，并未采取更加高效的软件检索方法，信息管理的意识较为薄弱，管理的方式也过于单一，亟待改进。如信息共享的渠道过于狭窄，尚无法实现快捷共享，降低了高校人事档案资源的查阅速度与利用效率，阻碍着高校人事档案信息化的发展进程。

三、提高高校人事档案管理信息化建设水平的措施

(一)提高管理人员的专业水平

人是高校人事档案管理信息化建设的核心要素，管理人员的水平直接影响着信息化建设的整体质量。基于此，必须提高管理人员的专业水平，具体措施如下。第一，加强对现有的人事档案管理人员的培训力度。主要转变其对人事档案管理工作的理念，使其充分认识到高校人事档案管理信息化建设的重要性，培养其工作责任心。同时，提高其操作计算机的专业技能，丰富其信息化知识，使其了解高校人事档案管理信息化工作的基本流程，并且培养其自主学习的热情。第二，高校是培养人才的圣地，因此可以从校内吸收计算机专业的毕业生投入到人事档案管理信息化建设工作当中，利用其丰富的计算机与网络知识，对其进行短暂的培训之后，便可投入到管理与建设的实际工作当中。与社会上其他企业的人事档案管理信息化建设工作相比，这是高校得天独厚的条件之一。

(二)完善高校人事档案网络化管理系统

准确的原始资料是高校人事档案管理信息化的重要前提之一，具有无可替代性［5］。完善高校人事档案网络化管理体系是实现现代化建设的基础条件之一，而完善高校人事档案网络化管理体系则需要依靠科学的资源整合手段。以位于广东省的中山大学为例，1999年至2004年的5年期间，中山大学人事档案管理室联合本校计算机应用专业，研发了一套完整的人事档案网络化管理系统。该系统以Windows9X系统为主要运行平台，具有良好的兼容性，在WindowsNT系统下，同样可以照常运行。以各个客户端作为连接节点，多个服务器共同运行，集人事档案保存、调阅、共享为一体，具有高度的智能化。

(三)落实信息化管理软件的开发工作

自2000年以来，我国的高校人事档案管理出现了许多改革与发展的良机，为人事档案保存、调阅、共享三位一体的实现提供了很大的可能性。随着社会主义经济的发展，国家越来越重视教育事业，对高校的物力与财力投入都达到了从前未有的力度。自上世纪90年代启动“211工程”与“985工程”以来，各大高校都已经开始大力推进信息化管理软件的开发工作。我国的许多著名高校，如中山大学、清华大学、北京大学、上海交通大学等，在人事档案管理软件的开发方面都取得了斐然的成就，数字化系统、OA系统等都得到了广泛的应用。软件的开发与应用同样需要硬件的支持，各大高校的计算机硬件设施都得到了及时的更新，为高校人事档案管理信息建设提供了理想的大环境。

综上所述，当今社会是信息化社会，转变高校的人事档案管理方法与理念，实行信息化建设，对于促进高校适应时代发展的客观需求，革新人事管理制度有着重要的现实意义，同时也有助于促进我国高等教育事业的发展，提高整体的教育水平。

［1］吴杰．高校人事档案管理信息化建设初探［J］．兰州教育学院学报，2013(1)．

［2］张洪婷．对普通高校人事档案管理信息化的思考［J］．红河学院学报，2008(2)．

［3］刘佳宁．人事档案管理信息化建设的策略探讨［J］．办公室业务，2012(11)．

［4］郝小红．新时期人事档案管理信息化建设研究［J］．办公室业务，2012(15)．

［5］史丽波，于连美，赵迎东．浅谈高校人事档案管理信息化［J］．中国管理信息化，2011(15)．