切实推进档案信息化步伐

刘 欣

（晋冀鲁豫烈士陵园管理处，河北 邯郸 056000）

自国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》正式颁布以来，我国档案领域的信息化进程更是日渐深入，各个地区及组织环境内部都开始将信息化建设纳入档案事业规划系统之中，并进一步追加了大量资金和人力资源。在这样的背景环境之下，一方面档案的信息化建设工作取得了长足进展，另一方面也暴露出一定的问题，亟待解决。

1 档案信息化的相关概念与内涵

要想有效实现档案信息化，第一个问题就是界定清晰的档案范畴。尤其是对陵园以及其他类似单位而言，档案不仅涉及到常规的人事档案及组织内部的工作档案，更涉及到某些特殊非物质文化遗产的内容。

从思想的角度看，非物质文化遗产可认为是与历史密切相关的各种传统文化的表现形式和文化空间，其自身具有一定的传承性和传承价值。近年来，我国相关部门对非物质文化遗产的保护也在不断加强，在充分对其展开价值层面的肯定的同时，《中华人民共和国非物质文化遗产法》以及国务院办公厅《关于加强我国非物质文化遗产保护工作的意见》等多个文件纷纷出台，从不同的角度强调非物质文化遗产的档案管理思路。陵园本身是对我国抗战历史片段的承载，肩负着忠实反映历史的重要职责。

在这样3类档案共同存在的环境体系之下，想要切实有效地实现档案管理工作，信息化已成为毋庸置疑的重要手段和途径。信息化档案管理工作是在国家档案管理部门、文化管理部门的统一规划和组织下，合理选择现有的信息及计算机等相关技术，将包括非物质文化遗产在内的档案转换、再现、复原成可共享、可再生的数字形态，最终逐步实现对相关档案材料的保护、管理、开发和深入利用，帮助档案实现自身价值而非单纯实现存储优化。

从更大范围和高度对档案信息化工作展开考察和审视，发现其可表示为以现代信息技术在档案工作领域的实际运用为基础，以档案信息的资源优化为主导，以实现资源共享为目的推动档案工作发展的进步过程。因此，无论何种档案，都应将信息化视为手段和途径，并且以档案信息本身的价值实现作为最终目标。但就当前档案信息化体系的建设工作而言，存在两个方面的问题，首先在于目标的偏移，即从服务档案信息形成和利用这一过程的目标方向，朝向单纯的信息化追求目标方向。此种状态的形成主要是基于当前社会上信息化技术的成熟以及应用进程本身，但对档案资料的有效管理反而存在不利影响。另一个方面则是在信息化过程中，档案价值并未有效实现，档案材料本身的对未来工作的支持和指导作用，以及相关思想和文化的传承并未通过信息化得到进一步彰显。因此，从根本上来说信息化仍然处于初级阶段，需要大力发展。

2 切实实现档案信息化体系的建设

基于当前我国档案信息化体系建设的发展现状以及技术环境的总体特征，可发现想要切实有效地推动档案信息化建设，应重点从以下几个方面展开，这不仅能有效推动档案信息化建设的进程，还可对当前存在的若干问题以及方向的偏移状况展开修正。

2.1 加强对档案信息本身价值的认识

档案信息化工程，本身是帮助档案资料实现信息化，应明确信息化是档案管理工作的手段，其价值主要在于提升管理工作的准确性和整体效率，以加强档案资料本身的价值建设。目前在档案信息化的进程中，以信息化本身作为行动目标，而忽视档案管理工作及档案资料本身价值的问题时有发生。这一方面是信息化工作体系本身的庞大特征所致，另一方面则是对档案信息本身价值认识的模糊所致。无论何种原因，当前最重要的问题都应当是进一步明确档案自身价值以及如何通过信息化手段加以实现。档案本身，尤其是对陵园等具有纪念职能的组织而言，由于其本身包含大量的非物质文化遗产性质的档案材料，因此从资料的获取、形成、重构等方面，都与常规的人事档案及工作档案存在极大差异。这种差异决定了一方面需要对既有档案资料的来源“本真”实现保护，另一方面要确保档案信息的有效传播，同时认识到这也是相应非物质文化遗产资料本身所必须承担的职责。基于此，一方面应加强档案相关材料的信息化获取终端建设，确保更为完善的档案信息能够通过整个工作团体来实现完善的收录，并且由专业的档案管理工作人员展开深入的分析和妥善存储。另一方面则应深入加强档案资料体系自身的开放特征，尤其是对非物质文化遗产方面的档案材料更是如此。所有的资料信息，只有在实现其对现实工作和相关人员行为的指导价值的时候，才是其职能的有效实现。

2.2 合理选择信息化技术

当前我国信息化技术的发展，完全可以实现对档案信息化系统的完备支持。但考虑到相关信息技术在档案信息化体系中的核心地位和价值，仍需审慎选择，以确保其技术层面的可行性、管理操作层面的适用性以及易用性同时实现。可行性原则是指非遗档案信息化建设过程中应采用相对成熟，建设成功率较高的技术。而适用性和易用性则要求非信息专业人员，包括组织内部工作人员甚至游客都能方便地驾驭相关技术且能及时获取自身需要的信息材料。