浅谈知识管理在档案开发利用中的应用

刘英俊（安徽大学 230601）

随着社会现代化的发展，尤其是信息产业，大数据的崛起，各行各业的工作方式发生了显著的改变，一直闭门造车的档案管理工作亦无法置身其外。如今资本和知识正在成为经济发展的主要驱动力，知识管理的横空出世，标志着新经济时代管理理念和方法的诞生。知识管理是知识经济时代的组织管理新模式，其作用是利用现有的知识来获得新的知识，并通过各种知识连续性和管理连续性，优化业务效率管理，提高组织的创新和创造价值的增长，满足组织的需求，解决组织竞争压力。因此我们可以把知识管理作为切入点，通过与档案研究相结合的做法，引导档案理论和实践的工作，实现跨越式的发展，将档案事业带入前所未有的新时代。

一、目前档案开发利用中存在的问题

（一）档案意识普遍缺乏

首先体现在大多数档案工作人员不同程度地存在知识结构老化，满足于简单的档案处理，严重制约档案管理水平的提高。其次是档案部门往往以保管为宗旨，档案资源更多的用于接收和静态的被动管理，缺乏档案资源的开发利用以及创新。此外，由于组织长期忽视档案工作，领导普遍缺乏对档案的认知以及缺少对档案发展的支持。

（二）档案管理机制不健全

实际上，在组织中知识管理不仅支持档案管理，而且还包括对内在信息的挖掘和延伸，设法与组织的发展宗旨想相呼应和匹配，为组织创造出更大的价值。可惜的是大多数组织仍然停留在实体的档案管理，对档案只停留在利用档案信息本身，对共享隐性知识，挖掘和整合知识的工作还远远不够，对知识资源的利用不深入，缺乏对知识资源的有效利用，在档案部门知识资源的浪费非常普遍。

（三）档案管理缺乏信息共享

从目前来看，信息文件集中存储在档案部门的情况并不多，仍分散在组织的不同地方，没有意识到所有文件应该集中管理。大多数组织没有建立良好的知识资源管理的机制用以分享档案的知识，档案部门收集到的知识和信息也没有用来不断创新和利用，并且没能顺畅有效的传达到每个部门和个人，当然也就无法实现与其他资源的共享，更加没有办法使整个组织的知识资源有效的整合统一。

二、知识管理对档案工作的启示

（一）转变档案管理思想

首先档案工作者不能死守旧往的工作经验，一定要学习知识管理的理念并融会贯通应用到档案管理的工作当中。还要系统的学习知识管理的应用工具，包括数据库、数据仓库、搜索引擎和数据建模等，特别是客户资源建设与管理方面的企业资源计划系统（ERP）、客户关系管理系统（CRM）。总之要运用知识管理的体系通过网络化，智能化的方式来达到改造档案管理流程的目的。其次就是提升档案工作服务意识，不仅仅是要把服务对象从档案文件本身转换为档案利用者，更重要的是要深刻领悟到服务两字的精髓，必须时刻从利用者的角度考虑，向广大公众提供专业性的档案知识。最后组织经营者必须拥有把档案视为能够增强组织竞争力的重要战略资源的信念，这样才能发挥档案工作的潜力，充分利用档案资源。

（二）注重挖掘档案的隐性知识

隐性知识是知识管理中一个相当重要的概念，组织只有掌握隐性知识的精髓，使其能够显性化才能够在如今瞬息万变的信息时代立于不败之地。同样在平时的档案工作中，也可以运用隐形知识的原理深入挖掘档案资源，扩展档案的用处。虽然隐性知识一般存在于人的思维之中，很难捕捉也难以具现，但是随着知识管理理论的不断发展和成熟，通过建立良好的组织内部知识分享制度以及借助高科技的技术手段，相信只要档案工作人员平时多留意，多与其他部门沟通交流，深入挖掘档案隐藏于字面背后的实际参考价值，档案工作必然会对组织的发展进步产生极大的作用。

（三）加强档案工作与组织内其他部门的协同合作

知识管理中不仅强调知识上下级的纵向流通，也关注组织内的横向协作，在这一点上档案部门似乎除了收集和接收相关部门的档案外，就再也没有与其它部门发生交集。如果能够遵循知识管理中知识流动分享的原则，多参与到其他经营部门，市场部门甚至是决策部门的工作中，利用原有以及搜集到的档案，发掘分析出组织竞争对手的情报，产品的资料以及市场的走向，就能让组织做到知己知彼，百战不殆，还可以协助组织开发，制定策略，进而让组织在市场上具有竞争优势。

（四）促进档案知识的分享

在组织内部，档案工作者默默无闻，档案部门也没有存在感。其实档案从业人员平时做了很多辛苦的工作，积累了数量可观的知识，只可惜苦于无法分享，只能孤芳自赏，这真是何其浪费。若组织可以借助网络化，智能化的知识管理系统大力宣传档案部门，甚至可以单独构建一个档案知识的传播平台，通过网上教学，线下培训的方式分享档案工作的成果，员工们就可以结合自身背景创造出属于自己的个性化知识，为组织的进步添砖加瓦。

（五）向知识管理取经，拓宽档案工作的领域

传统的档案工作仅仅局限于档案本身这一块，与其他行业并没有过多的交集，但从如今的趋势来看，这种“各人自扫门前雪，不管他人瓦上霜”的局面是不能满足于利用者的，也是落后于时代的。随着服务对象的要求越来越高，需要档案工作人员把各种相关学科和行业背景的知识融合在一起呈现在顾客面前，而知识管理正是这样一种挖掘知识，创造知识，分享知识，进而利用知识的综合框架体系，通过借鉴知识管理的相关理论，相信档案的服务领域将会呈现出一片新天地。

综上所述，在知识管理席卷全球组织的浪潮下，档案工作如何顺应当前形势，结合知识管理走出一条具有档案自身特色的道路将是以后档案工作者不懈努力，为之奋斗的长期目标。为此，不仅要充分领会知识管理的核心思想和意义，还要具体把握知识管理的模式和流程，从而把知识管理完美的应用于档案工作之中。由此可见，档案工作者只有化被动为主动，不断吸收新的管理理念、改进工作方法、实现由知识的保管者向知识的提供者的转变，才能提升自己的工作价值，扩大档案工作的影响。

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