品管圈在药品库存精细化管理中的应用与实践

蔡冬明，张 卫，朱建国（苏州大学附属第一医院药学部，江苏苏州 215006）

随着目前医疗体制改革的深化，特别是药品“零差率”的出现，对药品的购销提出了新的要求。减少药品采购成本、提高药品周转率、促使医院合理控制药品库存成了当务之急。随着品管圈活动在医院的各项质量管理工作中的成功开展[1]，笔者结合我院的药品管理实际情况[2]，配合科室目标建设，顺应《三级综合医院评审标准（2011年版）》中第15.2.1条款“85%以上药品库存周转率少于10～15 d”的要求，以传统上的控制药品总金额的管理模式为基础，采用品管圈的管理方法以提高药品周转天数在15 d内的品种比例，取得了满意的效果。现将有关情况总结如下。

1 组圈及主题选定

圈员的组成包括5名药库工作人员以及3名分别来自门诊药房、住院药房、静脉药物配置中心的二级库管理人员，通过投票评选出圈长1名，药库组长任辅导员。全体圈员通过运用“脑力激荡”确定圈名为“优库圈”，旨在通过制订优良的质量管理规范以优化药品库存、创立优质药库。以评价法从上级政策、可行性、迫切性、圈能力各项指标中选定“提高药品周转天数在15 d内的比例”作为本次品管圈活动的主题。

2 拟定活动计划

在确定了主题后，依循品管圈方法的10大步骤及时间分配比例原则，拟定了从2013年4－12月共9个月的活动计划，期间定期召开圈会并就相关的活动做记录。活动计划拟定详见图1。

3 现状把握与目标设定

利用医院信息系统（HIS），收集2013年1－3月每种药品的每月出库（消耗）金额、药品期初库存金额、药品期末库存金额，按以下公式计算周转天数[3]（以月为计算周期）：库存占用金额＝（期初库存占用金额+期末库存占用金额）/2，药品周转天数＝（计算期的天数×库存占用金额）/销售金额。按上述公式计算出2013年1－3月每个月各种药品的周转天数，再分别得到周转天数在15 d内的品种比例：1月72.51%、2月70.13%、3月73.47%，平均品种比例是72.04%。故确定目标值为85%。

图1 活动计划拟定Fig 1 Preparation of activity plan

4 解析与对策拟定

我院药品采购计划是按ABC分类法[4-5]来制订的，即将占总价值约75%左右的药品作为A类药品，其品种数约占库存总数的18%左右；占总价值约20%左右的药品作为B类药品，其品种数约占20%左右；占总价值约5%左右的药品作为C类药品，其品种数约占62%左右。为增加资金周转，主要针对A、B类加强管理，采购周期设定为A类药品每周采购1次，B类药品每2周采购1次。通过对2013年1－3月数据分析发现，A、B类药品周转天数都在15 d以内，与采购周期相符，而C类药品中仅有约60%左右周转天数在15 d以内，所以要提高周转天数比例的关键是加强对C类药品的管理。为提高库存周转率，加快资金周转和减少药品积压[6]，全体圈员从人员、药品、方法及其他4个方面展开分析，绘制出特性要因图（鱼骨图），并根据要因进行讨论和确认，详见图2。

图2 鱼骨图分析Fig 2 Fishbone diagram analysis

5 对策实施与检讨

由图2可得到致药品周转天数高的各项原因，针对人员、方法、药品等方面存在的问题进行持续改进。

5.1 人员因素

针对二级库领药人员不固定的问题，圈员拟订相应的对策并报请科室以制度的形式执行，即固定各小组领药人员，减少不同人员由于领药习惯等引起的数量上的差异。

5.2 药品因素

5.2.1 针对“医技用药申请后未及时领用”的问题 确定先由医技科室提出申请并填写请领单后再采购，到货后及时发放出库。

5.2.2 针对急救储备药品备药过多的问题 对急救药品库存设定适当的上、下限，每天对目录上的药品品种、数量进行巡查，一旦发现低于下限则及时采购；并与供货单位签订突发事件急救药品配送合同，规定急救药品一旦需要必须在2 h内配送到位，以保证这类药品的及时供应，同时又避免其储备过多。

5.2.3 针对其他备药过多的药品 在C类药品中选出只在门诊药房使用的非急救紧缺药品，将此类药品作为直接配送品种。共整理出53种，包括奥替溴铵片、地衣芽胞杆菌活菌胶囊、对乙酰氨基酚混悬滴剂、枸橼酸铋钾替硝唑克拉霉素片、枸橼酸铋雷尼替丁片、牡蛎碳酸钙胶囊等。对此53种药品药库实施零库存管理[7]，门诊药房设定合理的上、下限，药库根据门诊药房开具的请领单再作采购计划。

5.2.4 针对“麻精”药品备药过多的问题 对其配送次数进行调整。这类药品约有30个品种，以前是每个月配送1次，由此造成其中某些药品周转天数较高。通过与药品供应商进行协调，在确保“麻精”药品运输安全的前提下，将“麻精”药品的配送次数调整为每个月2～3次，从而提高了“麻精”药品的周转率。

5.3 方法因素

5.3.1 对领药采用手工计划的方式进行改进 圈员对二级库的请领计划设定每种药品的动态上、下限，由HIS自动生成计划，经二级库管理人员整理审核后上传药库请领。HIS自动生成请领单界面见图3。

图3 HIS自动生成请领单界面Fig 3 Interface for automatic generation of an application form in HIS

5.3.2 提高采购程序单的准确性 对于药库采购计划的生成，圈员结合药品ABC分类管理，在关注各二级库药品的库存和使用情况的同时，以C类药品请领数量、频次、时间间隔作为参数，借助计算机编制采购程序，以避免对部分请领频次低、间隔时间长的药品过早采购，减少了这类药品的在库时间，提高了周转率。药库药品采购订单的自动生成界面见图4。

图4 药库药品采购订单的自动生成界面Fig 4 Interface for automatic generation of an purchase order of drugs

5.4 其他因素

5.4.1 针对滞销药品未及时退回公司的问题 对药品加强养护，及时汇总分析滞销药品。首先根据药品在不同小组使用情况，利用部门之间的药品调拨而使其内部调配使用。若某药品在各小组都滞销且超过3个月以上，则及时联系供货单位作退回处理。

5.4.2 针对医药公司重复送货的问题 要求缺药补货必须由采购人员确认，其同意后方可补货。另外，在计算机验收程序中增加采购清单与验收药品清单的信息匹对功能，防止无计划品种误送。

6 效果确认

6.1 有形成果

经过拟定对策的实施，西药库所有药品平均库存稳定在4 d左右，药品周转天数在15 d内的品种比例稳步上升，从7月份开始已达目标值85%以上，9月份由于国庆放假备药等因素比例有所回落，但仍在合理范围之内，详见图5。

图5 2013年1－12月药品周转天数在15 d内的品种比例Fig 5 Percentage of the drugs with the turnover days within 15 d from Jan.to Dec.of 2013

经计算，目标达标率（%）＝（活动后－活动前）/（目标值－活动前）×100%＝107.9%，进步率（%）＝（活动后－活动前）/活动前×100%＝19.42%，达到了预期的目标。

6.2 无形成果

品管圈为每个圈员提供了成长空间，从责任心、积极性、荣誉感、和谐程度、团队精神、沟通和协调、解决问题的能力和品管手法等方面对圈员进行评价：8名圈员以自评方式评分，每项每人最高分为5分，最低分为1分，总分为40分。以计算得出的活动成长率[（活动后得分平均值－活动前得分平均值）/活动前得分平均值×100%]为指标评价本次活动的无形成果。结果表明，各位圈员责任心、积极性、团队精神、沟通与协调等方面都有明显的提升，详见表1。

表1 品管圈活动前后无形成果比较Tab 1 Comparison of invisible achievements before and after the activities in the quality control circle

6.3 标准化处置

对以上实施效果良好的对策，将其方法形成标准化操作文件（SOP），并将一些参数写入采购程序，优化采购流程，固化成果，不断保持对采购工作的持续改进。

7 检讨与改进

通过品管圈活动，提升药品的管理水平，优化工作流程，形成了一套标准化的操作体系，进一步提高了工作质量和工作效率。

7.1 采购管理

运用制造业的物料需求计划（MRP）理论和方法制订药品采购计划，以采购计划制订日前推90 d为1个周期，并以最近一定次数（15次）领用数量、领用间隔（频次）为基准进行加权平均，建立加权平均模型，计算出在下一个采购周期内预计领用数量和预计领用时间（采购量＝预计领用量+安全存量－现有库存量；采购时间＝预计领用时间－安全周期），最终自动整合产生采购订单。这样既保证了药品的正常供应，又避免了药品的积压；另一方面订单的自动生成又节省了人力成本，使工作人员回归药学服务、监测分析药品使用情况和指导临床安全合理用药。

7.2 养护管理

每月对在库药品领用情况进行分析，对连续3个月未领用的药品（抢救药品除外）作为滞销药品进行公示并清退，以避免积压；每月逐个检查药品效期，对有效期低于6个月的药品给予警示，根据其使用情况作出清退或跟踪观察处理，杜绝药品的损耗。

7.3 验收和发放管理

严格执行药品的验收入库和发放出库制度，入库药品必须票物相符，票据及时入账；出库药品认真复核，及时出账，保证在库药品账物相符，防止发生采购计划重复和未及时补充采购的情况发生。

7.4 局部“零库存”管理

通过对药品的使用情况进行分析，统计出在一段周期内消耗量相对稳定的品种，实施直接配送至二级库即实行局部“零库存”管理的措施。由于受季节、用药习惯等因素影响，部分实行“零库存”的品种可以灵活调整。

7.5 供应商管理

为了既降低药品的库存、减少资金占用，又要保证药品及时供应，必须择优选用符合要求的药品供应商。因此，每季度对供应商的供货配送情况、药品质量、服务体系、紧缺药品的供应、响应度等主要方面进行考核，将考核分数作为选取供应商的参考。

7.6 二级库管理

药品的管理涉及全院，所以在主要针对西药库的药品周转天数的持续改进活动的同时，还协同二级库管理人员按ABC法分类管理二级库的药品，整理药品内外包装尺寸、包装数量以及二级库区面积，根据各二级库区的上、下限量（3～7 d），设定一次领用数量和领用周期，保持合理的库存量（平均7 d以内），以免药品积压或缺货。

8 讨论

品管圈的管理理念和模式是一种自动自发、自下而上、卓有成效的质量持续改善机制。活动的主题选定原则必须是在自己工作中发现的问题，并且是上级政策、可行性、迫切性以及自身能力可及的。本次品管圈活动主题的选定以等级医院的评审为契机，顺应“85%药品的周转天数在10～15 d内”的评审要求，确立此次品管圈的主题。由于西药库的库存周转情况必然要涉及各二级库房，若只有药库人员参加，圈能力是有限的，所以这次活动邀请了门诊药房、住院药房、静脉药物配置中心的二级库管理人员参加，由于是跨小组活动，所以除圈内每周1次常规的所有圈员参加的沟通例会外，每月安排1～2次包括二级库组长参加的药事管理沟通会，以协调各小组请领药品的数量、频次、近期药品和滞销药品的调拨、退换等各项工作。

药品的使用受到诸多方面因素的影响，因此应科学地分析药品消耗以制订合理的采购计划，保持合适的库存，以保障临床用药需求。在国家新的医疗体制改革的大环境下，处理好库存、周转、成本的关系，通过各种手段找出最佳的平衡点，加快周转降低成本，是药库管理的一项重要工作。

[1]张幸国，赵青威，李盈，等.品管圈在医院药学管理中的探索与实践[J].实用药物与临床，2009，12（4）：233.

[2]周玲，缪丽燕.浅议“品管圈”活动在降低药库药品周转天数中的应用[J].湖南中医药大学学报，2010，4（4）：68.

[3]颜耀东，王楠，刘东麟，等.医院药品库存管理系统的构建与效果评价[J].中国医院药学杂志，2013，33（7）：578.

[4]周万森.仓储配送管理[M].北京：北京大学出版社，2005：1-294.

[5]蔡冬明，朱建国.ABC分类法结合90日出库数法在药品管理中的应用[J].中国血液流变学，2010，20（4）：671.

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