基于PDCA循环的门诊药房自动化系统优化

方 羽，陈 彬，孙 琳，苏克剑（上海交通大学医学院附属仁济医院药剂科，上海 200127）

PDCA循环管理法又称戴明环，由美国质量管理专家戴明博士于1954年根据信息反馈原理提出，是一种目前已广泛应用的标准化质量管理和科学化循环管理体系，是近年来备受推崇的一项科学管理方法[1]。随着自动发药设备在门诊药房的推广应用，给药房管理带来了诸多新的变化和挑战[2]。为提高工作效率、降低调剂差错，我院将PDCA循环管理法应用到门诊药房的自动化建设中，取得了良好的效果，现总结如下。

1 资料与方法

1.1 资料来源

根据2013年7月至2014年7月我院药房的工作记录，以及从自动发药机管理软件系统导出的汇总报表，利用Excel进行数据统计分析。数据内容主要包括补药和落药差错、每月机损药品汇总、自动发药机故障情况和日均补药盒数的各项统计记录等。

1.2 方法

PDCA循环包括P（Plan，计划）、D（Do，执行）、C（Check，检查）、A（Action，行动）4个阶段[3]，分8个步骤进行：第1步，分析现状，找出存在的质量问题；第2步，分析产生质量问题的各种原因或影响因素；第3步，找出影响质量的主要因素；第4步，针对质量问题的主要因素，制定措施，提出行动计划；第5步，实施行动计划；第6步，评估结果（分析数据）；第7步，标准化和进一步推广；第8步，提出这一循环尚未解决的问题，将其转到下一个PDCA循环。

2 PDCA循环的应用

2.1 计划阶段（Plan）

2.1.1 分析自动发药机使用的现状（2013年7－9月），找出存在的主要问题（1）补药过程：①补药品种差错；②药师补药耗时较长，补货速度慢；③补药机械手会损坏药品。（2）发药过程：①自动发药机调配时发生差错，如不落药、少落药、冲药（冲药是指补药过程中药品冲出轨道落到前台的药品传输皮带上）等现象；②自动发药机的落药翻板突然失灵，造成系统死机；③提升机故障。

根据发现的自动发药机存在的主要问题，我院制定了评估的项目和具体量化指标，同时设定了通过此次PDCA项目的预期目标值，具体见表1。

表1 评估数据与目标设定Tab 1 Setting of the estimated and targeted values

2.1.2 分析产生问题的各种原因或影响因素 针对发现的问题，联合自动发药机设备的厂家工程师，组织开展“头脑风暴”，分析查找可能的各种影响因素，得到主要原因。（1）补药过程：①一品两规、外观相似、药盒大小相近的药品，补药时非常容易产生差错；②系统导出的补货清单是按照药品名称的首字母拼音排序，而非药品存放的货位码，取药过程浪费了较多时间和体力；③部分药品包装上没有条形码，无法提供扫描确认信息，需通过手工输入拼音检索，影响补药的速度；④一些药品的轨道可加药容量数不够精确，满轨后最后一盒药突出轨道，机械手在补药过程中会损坏药品，造成系统“复位”。（2）发药过程：①一些包装扁平的药品会发生“冲药”现象，落到正在调配的处方中，干扰药师的工作，增加差错的可能性；②由于发药机内的库存数量不正确，会造成实际落药数量与理论数量不符；③发药机通过检测点来控制翻板运动角度，而检测点容易发生故障，引起死机；④提升机的药斗容量有限，单张处方中的药品数量过多（如超过10盒）时会卡住提升机，使系统暂停工作，且损坏药品。

2.1.3 找出影响工作质量的主要因素 分析总结各类影响因素后，归纳找出主要的、直接的影响因素。（1）软件：系统导出补货清单的药品排序不科学；机内的药品库存不够准确，补药机械手“复位”频繁，影响补药速度。（2）硬件：发药机的翻板检查点容易发生故障，影响整个自动化系统工作；提升机的药斗容量无法满足发药量较大的处方要求。（3）其他：一品两规、外观相似、药盒大小相近的药品，补药时非常容易产生差错；一些药盒的包装扁平，容易造成“冲药”，干扰药师工作。

2.1.4 制定措施，提出行动计划 寻找可能的解决方法，提出行动计划和相应的资源，详见表2。

表2 行动计划Tab 2 Action plan

2.2 执行阶段（Do）

按照既定的计划，执行措施（协调和跟进）并收集数据，联系自动发药机的厂家工程师，安排软件与硬件的改进，开展实施，监测效果。

2.2.1 措施一 在发药机补药系统中建立相似药品库，包括包装、大小、规格相似的药品，拍摄药盒图片，设定补药再确认步骤（见图1），以减少补药差错的发生。

图1 补药再确认步骤界面Fig 1 Interface of reconfirmation of added drugs

图2 补货清单中的药品货位码示例Fig 2 Drug location code in the replenishment list

2.2.2 措施二 将药品货位码导入自动发药机系统，使在每张补货清单上都能显示每个药品的货位码（见图2），实现补货清单按照货架顺序打印，缩短后台的取药时间，提高工作效率。

2.2.3 措施三 记录并统计出经常发生“冲药”的药品品种，进行防冲药轨道的加装。

2.2.4 措施四 改进发药机翻板和提升机的药斗系统，由原来的翻板式换成闸门式（见图3），其电机以固定距离运动带动闸门，技术成熟、稳定性高；另更新为第二代提升机的药斗，最大容积可达4 500 cm3，单次发药运动时间为6 s，从而可减少机械故障和药品损坏。

图3 发药机翻板系统的改进图示Fig 3 Improved flap of drug dispensing machine

2.2.5 措施五 制作相似药品专题培训的PPT并互相学习；邀请厂家工程师开展调整机内库存、常见故障排除的相关培训，组织员工讨论学习。

2.3 检查阶段（Check）

完成原定计划的所有改进后，跟踪各项实施措施，经过近半年（2014年2－7月）的效果考察和数据收集，得到以下评估结果（完成值为2014年5－7月平均值），见表3[注：目标完成率＝（1+│完成值－目标值│/目标值）×100%；改进率＝（完成值－原值）/原值×100%]。

表3 PDCA循环管理评估结果Tab 3 Evaluation results of PDCA cycle management

2.4 行动阶段（Action）

2.4.1 标准化和进一步推广 采取措施以保证长期的有效性，包括将新规则文件化，交流经验、分享成果。（1）根据改进后的补药步骤和注意事项，更新修订补药的操作流程，进行相关人员的培训。（2）制订定期盘点计划，由专人负责盘点发药机内库存，及时调整轨道内的药品数量。（3）发药机工程师列出维修保养计划，按时间表对发药机的机械手、提升机等重要部件进行检测保养工作。

2.4.2 提出这一循环尚未解决的问题，将其转到下一个PDCA循环 在本次PDCA项目实施过程中，又发现一些新的问题，有待转到下一个PDCA循环：（1）补药过程中由于种种原因会造成机械手“复位”的情况，减慢补药速度，影响工作效率，有待整理汇总复位的原因，采取有效的干预措施。（2）在药房的繁忙高峰时段，发药机会出现处方落药的延时，约10 s，有时甚至死机，需要重新启动系统，正在与厂方工程师联系，查找分析原因。

3 结果

通过此次PDCA循环，各项设定指标均全部达标，药房继续保持快速、稳定的处方发药速度，而日均补药盒数大大提高，补药差错次数、每月机损盒数、机器故障率、落药差错率显著降低。在系统软件、硬件设备、人员培训等方面完成优化后，药房自动化系统的使用情况得到了明显改善。

4 讨论

随着越来越多的医院药房使用自动发药设备[4]，处方调配的准确度和稳定性均得到提高，但在使用过程中会出现诸多问题，需要根据实际工作情况不断作出调整和优化[5]。

PDCA循环管理法是一种强有力的阶梯式管理工具，在药房的精细化科学管理中已经被广泛应用，方法成熟[6]。自动化系统的优化步骤烦琐、涉及面广，包括软件系统、硬件设备、人员培训、药品管理等内容，而PDCA循环管理法可操作性强、效果评价严谨[7]。我院实践证明，在门诊药房自动化系统优化过程中实施PDCA循环管理法，发挥了积极的作用，取得了良好效果。当然，还有降低补药复位率、查找高峰时段的系统死机原因、提高发药自动化率等尚未解决的问题，需要转到下一个PDCA循环，以不断推进药房自动化系统的优化工作[8]。

[1]谈超，孙继敏，江小四，等.PDCA循环在病区药品规范化管理中的应用[J].中国药房，2013，24（41）：3 888.

[2]谢明华，葛敏，彭佳蓓，等.自动化发药系统在我院门诊药房的应用实践与体会[J].中国药房，2014，25（41）：3 889.

[3]邵立新，俞珍.PDCA循环管理法在门诊质量管理中的应用研究[J].中国卫生事业管理，2010（12）：77.

[4]王晓萍，周红成，熊存全，等.门诊药房智能化管理系统应用的体会[J].临床合理用药，2014，7（12）：173.

[5]高善荣，田佳鑫，李培红.EIQ-ABC分析方法在药房自动化方案设计中的应用[J].中国药房，2014，25（33）：3 118.

[6]沈志华.PDCA循环法在降低门诊药房处方调配差错率中的应用[J].中医药管理杂志，2011，19（6）：560.

[7]司继刚.PDCA循环在促进我院基本药物优先合理使用中的应用[J].中国药房，2014，25（44）：4 129.

[8]计佩影，顾瑾.医院实施自动化门诊药房存在的问题和对策[J].中国药业，2014，23（20）：82.