人事档案管理中存在的问题及创新措施

摘要：人事档案在人员任用上有着重要地位，但近些年来人事档案的缺陷逐渐暴露出来。只有提高档案管理的水平，才能保证人事制度改革的继续进行。文章对人事档案管理存在的问题及创新措施进行了探究。

关键词：人事档案；企业管理；信息化管理；人员任用；人事制度改革 文献标识码：A

中图分类号：G275 文章编号：1009-2374（2015）36-162-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.36.080

人事档案管理涉及人事、组织和劳资等部门，主要负责对这些部门的培养、选拔和分配人员的工作资料进行记录。人事档案作为人才信息的承载媒体之一，不仅能够详细地反映人才信息，还能够对人员的经历、表现、背景和人品等进行充分反映。利用人才档案我们可以详细地了解职工的个人情况并对其进行合理的分工。在现阶段我国企业的人事档案管理中仍旧存在许多突出的、难以解决的缺陷。这些缺陷主要包括管理制度的缺陷、工作人员素质水平不高和信息化水平太低。如此一来，人事档案管理工作难以跟上改革的步伐，导致制度改革难以进行下去。要想解决这些问题，必须采取一系列措施保证人事档案管理水平的提高。

1 企业人事档案管理的重要性

人事档案管理工作的机密性和专业性很强。人事档案管理工作需要各企业的人事管理部门的全身心投入，要想保证人事档案工作的技术性，相关部门必须高度重视此项工作并且强化自身档案管理水平。如果发现现有的人事档案存在问题，工作人员要立即上报以便领导人员可以及时研讨出解决方案，只有这样才能保证档案管理工作的正确性。人才信息的载体之一是人事档案，由此可见人事档案管理工作在现代社会中的地位。人事档案管理工作决定着人才的选择，如果档案管理工作水平较高，那么企业就需要选择一些全能型人才。在企业中，人事档案管理无论是对员工评价还是对员工规划都起着决定性的作用。人事档案工作并不单单是对各员工的基本信息进行登记，更多的是详细记录了员工的受教育程度和工作经验等信息。各单位不仅可以根据人事档案对员工开展绩效评价工作，还可以通过人事档案的分析结果对员工职位进行规划。最重要的是，通过人事档案企业可以发现业务水平低的工作人员并对其制定培训方案，借此提高企业整体的业务水平。

2 人事档案管理存在的问题

2.1 工作人员没有充分认识到人事档案管理的重要性

人事档案工作多数居于幕后，很多人无法深入了解这项工作。人事档案工作的成绩获取速度比较慢，这样一来这项工作更会被人们忽视。另外，很多工作人员目前对人事档案工作的认识都是错误的。人事档案工作并不是简单的抄写和保管工作，它有着更丰富的工作内涵。有些工作人员认为做好单位保管工作保证不发生泄密事件就是完成了人事档案管理工作，这种想法是错误的。由于工作人员对具体的人事档案管理工作存在认识误区，所以在实际工作中经常会出现无法解决档案问题的事情。

2.2 管理力度不够，管理水平太低

管理力度不够，管理水平太低是目前我国人事档案管理工作中存在的主要问题。管理不仅具有专业性和政治性，它的机密性也很强。所以，有关人事档案的材料必须设置专人对其进行管理并把它们放置在特别的地点进行存储。近些年来，人事制度不断进行改革，管理工作人员工作变动也因此而增多。随着人员的不断调动，档案的整理和分类收集工作难度也逐渐加大。新调动过来的工作人员由于自身专业知识不足，无法胜任档案归档和装订工作。另外，从事人事档案管理的工作人员多是非专业的、非全职的其他部门的人员，这样一来无法及时对材料进行整理存档的事情就会经常发生。

2.3 人事档案可能受到人为操控

人事档案并不完全是真实的，其结果可能受到人为操控。近些年来，我国加大了人事档案的管理力度，但造假事件仍层出不穷。造假事件主要存在于高考、职工调动、公务员报考和考研等事件中。有一些人为了达到自身目的、满足一己私欲而修改人事档案中的资料冒充他人，还有一些知识分子为了升职利用人事档案漏洞伪造资料，甚至有一些领导干部通过人事档案修改下属职工信息。弄虚作假的形式千变万化，造假行为屡禁不止，已经对我国人事档案制度造成了严重的威胁。

2.4 人事档案管理利用的技术水平不高

当前企业对人事档案管理利用的技术水平不高。一般来说，对档案进行收集、整理、鉴别和保管都可以为单位的人事工作的深入提供信息保障，从而实现对档案信息的高效率利用。但是，我国的人事档案管理仍存在一些问题，主要包括档案利用率低和尚未对其服务进行开发等。近些年来，我国人事档案管理的利用率由于档案管理的被动地位而变得越来越低，档案管理制度的执行力度也越来越差。整个人事档案管理的有序性因此越变越弱，甚至已经无法适应其他工作的进行，阻碍了本单位的发展。

2.5 人事档案管理的科学化、信息化程度不高

网络技术发展越来越迅速，人事档案管理的技术水平也随之得到了提高。人事档案管理系统的出现促进了计算机技术更新，计算机技术水平也因为档案管理系统的应用得到了提高。人事档案管理早已不是早期的组织党政机关、领导干部以及人事工作人员的工作，现阶段的人事档案管理不仅涉及身份证明、学历证明和办理证件，还包括多部门的工作协调。虽然现阶段的人事档案管理技术水平比较高，但其技术手段利用尚不充分。有一些单位仍旧使用手工操作代替计算机录入档案信息，这种手工操作不仅容易出现错误，而且耗费时间长，降低了工作效率。

3 对人事档案管理制度进行创新

3.1 提高认识，加强领导

成立一个专门的管理小组，保证管理人员随时可以对档案管理工作进行抽查和指导。通过小组的领导及时对人事档案管理的错误进行纠正，从而保证工作的准确性。另外，各单位的领导干部要高度重视人事档案管理工作，在议事会上对工作计划进行详细的分析。要想保证档案管理建设的制度化和科学化，必须把档案管理工作进行分类处理并按不同的标准进行处理。除此以外，我们还要争取让领导增加档案管理的资金投入，主要是在基础设施方面的投入。这类资金主要使用在档案库的防水和防火建设、为档案库配置空调和灭火器等工具以及为档案管理人员配备一个专门的办公室上。要想保证档案工作的顺利开展，还要保证人事档案管理的相关计划符合人事档案的标准。

3.2 建立健全人事档案管理制度

档案管理工作并不是一项简单的、易完成的工作，所以只有完善相关制度才能保证工作的顺利进行。要想保证人事档案管理制度水平的提高，就应该建立相关管理机制。建立人事档案管理制度时一定要把社会需要和理论相结合，保证机制的落实。最重要的是，在建立人事档案管理制度时一定要严格进行材料的收集和档案管理工作，从而筛选出档案中的虚假材料。要完善人事档案案卷整理工作细则，使人事档案案卷的整理更加科学、全面、完整，保证领导人员任用制度的真实性和准确性。

3.3 加强人事档案管理现代化和信息化建设

只有在人事档案管理中应用科学手段才能保证人事档案发挥其资源库的作用保证资源的合理利用。应用科学技术不仅能够实现工作效率的提高，还能够保证人事档案寿命的延长。

加强我国人事管理工作现代化建设，不仅可以真正实现人事档案服务于人事工作，而且还能够提高我国社会主义现代化建设速度，也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。只有通过计算机技术在人事档案的基础上建立不同的数据库，在人事档案的原始性和完整性的作用下并对人事档案进行信息统计和业绩评价，才能在一定程度上保证计算机对人事档案完整、准确和动态、立体的管理体系，可以及时准确、全面地提供人事资料和相关数据的实现，从而极大地提高组织人事部门的工作效率。要想保证人事档案信息共享作用的实现，必须把计算机网络技术应用在人事档案管理中，利用网络媒体把不需要保密的信息向社会分享。将质量优良、效率高速的信息传播到社会中不仅能够提高工作效率，还能够保证档案信息的利用率。

3.4 企业人事档案管理的创新要以人为本

单位内部工作人员经常会受到聘用制度的影响而产生变动，尤其是企业将聘用制度施行在所有部门后，人才管理模式也随之发生了转变。现阶段的人才管理模式早已不再是“单位所有”而是“社会所有”。为了适应这种“社会所有”的人事管理制度，必须以人为本，建立完善的社会管理机构，保证人才的管理可以进入正确的轨道中。所以我们不得不采取一些措施达到企业坚持以人为本的目标，这些措施主要包括加强企业内部管理使工作人员明确自身权责和以国家政策为依据科学管理企业的人事档案。

人事档案由于其地位必须保持自身的真实准确性，这就要求我们必须严格遵守档案管理原则。工作人员必须严格审查所有材料，只有符合标准的档案才可以被封存，不合格的材料禁止进入档案室。除此以外，工作人员不能未经允许就修改和删除单位材料，对情节严重者给予严厉惩罚。

3.5 大胆探索，创新人事档案管理

对于企业的人事管理档案，除了要维持其严肃性、真实性以及保密性以外，还要借鉴现代化的管理方式，这可以从两个方面进行：对人事档案的内容进行丰富，将市场发展和人员流动规律作为依据统筹规划人员岗位，保证每个工作人员处在最适合的位置；要想保证企业人事档案管理的动态化和信息化就不得不借助相关管理软件，特别是专业性较高的软件。只有通过这些软件，我们才可以在互联网的帮助下使构建的人事档案更加充分，保证人事档案查询的便捷性和专业性。

3.6 加强对档案管理人员的培训

当前我国管理人员的技术水平并不能满足人事档案工作的要求。近些年来，管理人员的技术落后性在经济发展的作用下逐渐暴露出来。只有培养专业的管理人员才能提高我国档案管理队伍的技术水平，进而推动档案管理工作的科学化进程。对管理人员进行培训时，不仅要培养其沟通交流能力，还要督促他们学习专业知识，这种全方位的培训才能提高整个管理队伍的技术水平。

4 结语

人事档案管理制度仍旧存在许多缺陷，要想完善人事档案管理制度必须对制度进行改革，还要不断对人事档案管理工作进行完善，从而让人事档案发挥出它应有的作用，保障经济的迅速发展。

参考文献

[1]王建芳.如何提高档案信息自动化的应用水平[J].档

案管理，2009，（2）.

[2]李莉.影响档案利用的内在因素分析[J].兰台世界，

2007，（20）.

作者简介：郑建红（1972-），女（回族），河南开封人，国网宁夏电力公司固原供电公司馆员，研究方向：档案

管理。

（责任编辑：蒋建华）