加强高校采购招标档案管理的探索

文/刘群

加强高校采购招标档案管理的探索

文/刘群

摘要:随着国家对高等院校的重视，高校自行招标采购规模不断扩大，对其档案管理的规范化就显得尤为重要。从人员、条件、标准等三个方面分析目前我国高校招标采购档案管理工作中的问题，并有针对性地提出了解决措施。

关键词:高校;采购招标;档案管理

近年来国家对教育的投入不断加大，尤其是高校更是政策倾斜的重点领域，随之而来的是高校的自行招标规模不断扩大，为适应形势的发展高校在招标采购程序和具体的实施办法上一定要更加完善，同时现状是和招标采购程序相关的资料的汇集、归档等的管理现状不尽如人意，采购相关部门，在被供应商质疑和投诉时，或被上级单位审计检查时，常常因为档案资料的缺失和现有资料的是不完整和不详细，在面对正常的质询是拿不出过硬的证据和证明材料，一致失理于人。所以，高校现在亟待解决的问题就是有关招标采购档案的规范化管理问题。

1．加强招标采购档案规范化管理的重要性

《中华人民共和国政府采购法》第四章第四十二条明确规定，“采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存15年”。从法律规定上我们可以看出国家对于采购档案的有着极高的重视，对采购档案的管理已经上升到了法律高度。高校招标采购的工作点多、线长、面广，从采购申请的提出、可行性报告的论证、招标邀请的公布到招标工作的展开、中标结果的公布再到合同的签订、仪器设备的检查验收、仪器设备的说明文件、光盘等等一切可以说明采购过程的载体都是采购档案的一部分，采购档案客观、真实、完整地记载了招标采购的全过程，可以为统计分析、采购记录查阅、经验总结、采购监督检查、采购纠纷处理等提供客观真实的依据，也是采购部门为提高自身综合素质，分析、总结、评价采购活动的重要依据［1］。

2．招标采购档案在收集管理中存在的问题

(1)采购人员缺乏档案管理知识，导致采购资料的散失。招标采购的基本资料的产生始于日常采购事务，最了解资料情况的是采购人员。在采购工作中实时的收集各种采购资料，才能减少资料堆积、散失的问题，所以采购人员对招标采购资料有着收集、暂保管的职责。随着业务工作内容的增多，相应的文件资料数量也在增加，及时整理有用的资料信息是关键。但高校的采购人员对档案的收集与管理缺乏认识，认为这些是档案管理员的事。就造成了原始资料如果收集不及时，产生散落丢失的现象。

(2)采购部门暂存档案条件不完善，导致采购资料存在安全隐患。由于采购周期有长有短，为了采购资料完善，便于随时查看，采购档案一般要暂存在采购部门一到二年时间才上交至档案室保存，可采购部门没有专门的资料室，采购资料便随意放在办公室内，采购部门人多手杂，采购资料缺乏专业人员管理，资料的安全性、保密性等问题日益暴露。

(3)收集的采购资料无统一标准，导致档案质量参差不齐。现在档案管理要的采购部门没留存，采购部门留存的，档案管理必不一定要求存档。往往导致招标档案移交材料不够齐全、招标档案归档不及时等问题，采购招标档案没有统一的收集标准，采购人员所收集的资料有、无、多、少不一，导致采购档案质量参差不齐，也大大增加了后期档案管理人员复核的工作量。

3．采购档案规范化管理的有效措施

(1)采购人员加强对文件和法律制度的概念，采购工作人员不仅要对《中华人民共和国政府采购法》有相关的掌握研究，而且还要掌握档案法和相关法律法规，进一步加深对采购的重要性的认识，对采购信息收集工作的重要性的认识。转变观念，不要以为采购资料与自己无关，都是档案管理人员的事，应逐步提高他们的档案意识和法律观念，并加强采购过程中做好工作管理的意识和责任，根据档案法做采购的信息收集和归档工作［2］。

(2)设立资料室，加强监管，严密手续。采购部门应该建立临时资料室，有专人对招标采购资料进行归档与核查，在整理核查过程中仔细查阅每项采购资料，发现问题或缺损即时通知负责人进行修正，以求做到资料完善。把采购资料完整度的时间点提前到在采购部门完成。在具体工作中也同样按照档案管理要求的一样严格执行采购档案的移交工作，严格遵守档案的借阅和利用制度、保密制度等。

(3)建立统一标准，规范要求。做好一份完整的、质量过硬、经的起质疑审核的采购招标资料，就要统一标准:①采购过程中形成的所有文件和资料齐全(从项目立项到验收付款所形成的一切文件资料(包括音像资料、光盘、图纸等) ;文件和资料中的批复签名要齐全;合同签章要规范;②要做到整理有序，便于保管和利用［3］。

在每一个采购活动中，要注意采购文件和记录的要求，注意及时收集、编制采购文件或记录。为完成一个采购项目，根据采购项目的实际情况及时向采购项目提交信息，以便信息管理员管理。不能等到每年的年终，否则，随着采购任务的增加，信息不及时保存，很容易丢失信息，很难保证采购文件的完整性、真实性和有效性［4］。

4．结论

采购招标档案是采购部门的“终结者”，它不仅标志着年度工作的结束，而且还提供了重要的信息，为今后的工作提供依据，是对前度工作的真实历史记录。近年来，国家和高校不断加大对教育经费投入，高校对高等教育的发展和教育资源的优化配置起着越来越重要的作用，对招标材料及时记录反馈，在分类、收集、整理、归档等工作中有利于提高高校招标工作的参考资料，为相关部门查阅第一手资料，为高校工作提供有力保障。

(作者单位:常州信息职业技术学院)

参考文献:

［1］韦晓川．地方院校实验设备采购和档案管理初探．成功(教育版)，2013 (9)．

［2］贾小娟，闫克勤，赵志强．高校设备物资档案管理工作分析．中国医学装备，2009 (6) : 7．

［3］尹立苹，李彦启，杨美荣．加强高校采购档案规范化管理的探索．实验室研究与探索，2013，32 (4)．

［4］姜守哲．加强高校招投标档案管理的若干思考．黑龙江档案，2014 (2)．

作者简介:刘群(1978－)，女，江苏常州人，本科学历，研究实习员，研究方向:高职院校后勤管理。

中图分类号:G642

文献标志码:A

文章编号:2095－9214 (2015) 12－0206－01