浅析香港地区市政管道工程项目的合同管理

董继柏 戴昊

(中地(香港)实业有限公司，香港 湾仔 港湾道30 号)

0 引言

本文论述的市政管道工程项目特指香港特区政府发展局渠务署所管辖的渠务工程项目，其合同文本是在国际通用的FIDIC 合同标准条件下，由特区政府工程项目发展的一般条款和渠务署工程合同的特殊条款制定而成的。渠务署的工程项目招投标活动实行企业资格认证管理体系，根据合同金额大小分成不同等级，只有合格的企业才能参与相关投标活动。工程评标、授标过程完全公开化，投标总价和过去两年公司工程项目实施的绩效报告(Performance Report)两个因素决定公司能否中标。这种项目绩效报告采取百分制，每季度进行一次，评分指标包括工程进度、质量、安全、环保、工人工资支付、外界投诉等多项因素，最后形成绩效报告。评标过程中每个公司都有过去两年工程项目实施的平均绩效报告评分，每多1 分，可用投标比值就多占估算合同额的1%左右。所以，香港地区的工程承包公司都特别注重项目实施中的绩效报告评分。在合同中，业主(渠务署)通常会指定建筑师(外聘顾问公司)或项目工程师(本单位)为授权签字人，只有该授权签字人才能发布工程变更指令和修改图样，并在每季度的绩效报告中给出评分。

工程项目合同就是业主为了完成自己特定工程内容的需要，与工程总承包商或顾问公司签订的有彼此明确权利义务关系的协议，它有很强的时间界定性。作为工程总承包商，合同管理的主要工作将有以下几方面:①掌握和理解工程项目合同中的特殊条款;②建立合同实施保证体系;③履行合同过程中，合同相关主体的管理协调;④合同变更管理，包括:提出变更理由，落实变更措施，完善变更资料，检查变更结果;⑤项目的合同索赔。合同利益相关者中的承包商与业主、总(分)包商、材料供应商、政府部门等都可能会有索赔或反索赔。

1 掌握和理解工程项目合同中的特殊条款

合同签订后，为使项目在效益最大化的动态执行过程中更顺利、有效，必须对总包合同的特殊条款逐条研读、深层理解。除了执行原来投标阶段使用的各种不均衡报价策略外，要高度重视合同实施过程中的变更和索赔，这就需要特别关注以下特殊条款:

(1)工程的工期条款、延期条款及违约赔偿条款。合同中通常会明确工程的总工期，并规定开工条件和相关确认办法，规定工期未完成的罚金及罚金的计算方法，同时也规定承包商完成工程延期的权力，这些规定的实际应用就是承包商的变更索赔机会。

(2)工程指令的授权签字人的确认。合同中，业主通常会指定项目工程师或建筑师为授权签字人，可能还会规定专业工程的授权签字人，如机电、太阳能、勘察、电梯等，只有指定的授权签字人才能发布工程变更指令或设计图的修改。在合同管理中，只有该授权签字人发布指令，承包商在施工中增加的费用才能得到补偿，也只有由他指定的现场签证人的工作量签证才能得到业主估价师的认可。另外，索赔增加的额外费用和工期、工程的中期付款和结算付款、项目的竣工验收及每季度的绩效报告评分都需要得到他的认可和签字。

(3)工程项目工料估价师(QS)的确认。在投标过程中，工程量单就已成为合同文件的组成部分，工程量单是构成整个工程费用最重要的文件，一般业主会指定专门的项目QS 跟进工程量单文件，超出合同外的项目支出费用均要得到项目QS 的评判和认可。对于合同实施过程中由于变更或索赔所产生的费用变化，项目QS 有不同的计算方式，要尽可能早地与业主委任的项目估价师见面，讨论工程量单中相关事项的中期付款比率、估价依据和索赔细节，尽可能地适应该估价师对变更索赔的格式、方法、时间等方面的要求，以便后期沟通工作顺畅。

(4)场地交付和开工时间的界定条款。项目写字楼建设用地、堆存物料的仓库用地、施工现场的交通改道、封路、地下设施的探测等，都在合同里有相关的程序说明。香港地区土地空间有限，政府地和私人地有严格的界定，政府项目必须要在政府用地范围内进行，私人地属私人财产，不得有任何侵占，否则要承担法律责任。合同中规定了相关的开工条件，如:测量坐标点和水准点的确认及移交，交通改道封路的申请及批准，施工图和技术资料的确认及批准等。只有在具备开工条件的情况下才能确定开工时间，对工程承包商来说，延期开工时间比索赔工期要容易很多。

2 建立合同实施保证体系

渠务署的工程项目在签订正式合同之前大概一个星期，会有一封授标信函发出，中标的承建商在收到授标信函后，必须在签订合同之前购买工程保险，保险单的承保时间起点必须与签订合同日期一致，如果时间滞后，那么业主工作人员在面对内部审计时会有很大麻烦。现阶段，由于工程项目招标中的不可预见费用(固定标价)很高，保险公司的竞争也很激烈，保险费用一般为合同价的1% ～2%。为了有计划有秩序地履行合同，有以下几方面工作要做实。

2.1 项目核心人员配备

除了项目经理以外，渠务署的工程项目合同明文规定要有以下专业人员:

(1)现场经理(Site Agent)。他需要全日制(Full Time)地工作于项目组，代表承包商履行工程实施的责任。一般要由具有5 年以上工作经验的专业工程人员担任，掌握熟练的英文书写能力和广东话/英语的口头沟通能力，如果是英联邦国家的工程师协会会员认可度会更高。

(2)安全主任。通过政府机构专业资格培训，考试合格，有两年以上工程实践经验，由业主工程师推荐，并须劳工署专项书面认可的专业人士。在投标的工程清单(BQ)中一般会有专项的安全费用(固定标价)，标书中采取专职专责、专款专用的形式体现对工程安全的重视。

(3)工程项目工料估价师。合同管理的主要责任人，负责工程内部的各项费用支出、控制、统计，并与业主QS 沟通，寻求合适的工程计量方法，特别要对工程的变更索赔计量提出合适可行的方案。

上述三人是项目运行的最核心成员，除此以外还需配备工程项目工程师、工长(Foreman)、劳工主任、环保主任等。在香港地区从事工程项目承包，最核心也很难避免的成本支出就是人工成本，如果工期拖延，又找不到合适的费用索赔理由，那么承包商将面临很大的困境。

2.2 工程任务包的分解与落实

根据合同文本的要求，把大的工程内容分成若干个可执行的、容易控制的任务包，逐项达到合同目标，形成有计划有秩序的日常事务性工作内容。每个任务包都对应一项合同责任，构成一项合同责任的资料依据主要有:总包合同、分项任务清单、分包合同、施工安装图、详细的施工技术说明等。总承包商要合理分配项目资源，明确与各供应商、分包商的责权利，为各分包商顺利实施工程内容创造好的条件。对于一些非程序化的重大议题和决议，要站在分包商伙伴关系的角度与业主工程师沟通谈判，力争可执行而又有经济效益的解决方案。另外，要对各项合同责任实行目标化管理，组织项目成员进行合同文件的学习交流，使项目团队树立全局观念，工作协调一致，避免执行中的违约行为。

2.3 会议制度及日常工作程序

渠务署的工程合同中有明确的会议制度安排，主要有:

(1)每月的工程进度会议和安全环保会议，这两次会议由业主工程师出书面会议纪要，由承包商的现场经理签字认可。

(2)每月承包商组织的工程分包安全大会，该会由安全主任主持，业主代表参加见证，安全主任出书面会议纪要并报业主工程师存档。

(3)每周的安全环保巡视(现场会议)，一般要求业主工程师和现场经理共同出席。

(4)每天下班后的夜巡，由双方委任代表参加。上述都是履行合同的日常会议事项。当然，为了保证工程顺利实施，承包商与业主工程师、分包商、材料供应商、第三方顾问公司等也有一些不定期的协商会议。每次会议都需要有彼此认可的会议纪要，以此来界定双方的行为和责任。合同管理人员应收集整理会议纪要中涉及的工程内容变更、价格调整、工期延误等事项，并进行合同法律方面的检查与反馈。在日常工作中，工程项目工料估价师需积极参加工程的检查验收工作，做好工程计量，对涉及工程变更施工的人员、设备、材料进行原始的记录与统计。

2.4 建立行文制度和文档系统

在工程项目实施过程中，一般由现场经理负责项目组与外界的书信往来，他是整个项目运作的信息节点。承包商在同业主工程师、分包商、供应商及所有合同相关主体的沟通过程中尽量以书面记载的形式进行，这些书面纪录是解决合同纠纷和各项法律事件的依据。项目日常往来的书信有必要在团队成员间互相传阅，只要不涉及项目秘密事项或数据，这些往来书信与合同文件要以信息面的形式让所有相关成员知晓。项目团队应设置一名现场文员(Site Clerk)专职负责项目所有文件的收集、整理、存档。对涉及工程计量、变更和索赔的相关原始资料，在收集整理过程中要落实到人，保证资料的及时性、全面性、准确性。合同管理人员要积极主动地了解施工流程中可能出现的变更、索赔，同工长及时沟通，全面认知实际的工程环境，为工程计量提供依据。

3 履行合同过程中，合同相关主体的管理协调

合同相关主体是指在整个工程实施过程中涉及的所有公司、组织、团体、个人等，他们都是在履行合同过程中应面临的利益相关者。从总承包商的角度来看，除了协调好与业主(主要是项目工程师和工料估价师)、分包商、材料供应商的关系外，结合市政管道工程项目，介绍几个特别重要的组织团体需要用心交流沟通、协调管理。

(1)政府运输署和警务处。香港地区市政管道工程项目如需交通改道或封路，获得足够的工作面，必须要拿到运输署和警务处交通管理科的书面批文。由于项目的污水管道工程和非开挖顶管工程都在交通繁忙的大马路上，申请交通改道与封路(当地俗称XP 申请)的工作显得异常重要。XP 申请有许多烦琐的工作要做，很多总承包商会选择专业的顾问公司分包该项工作。承包商可以巧妙地运用XP 申请的失败来更改设计图，实现合同变更。另外，工程进行过程中的交通标识和照明等会时刻受到交通警察的监督。

(2)政府劳工处和环境保护署。香港政府对工人工资按时全额发放及工人的劳动安全保护有明文的法律规范，会不定期地检查各个政府工程项目的落实情况，并给渠务署的项目工程师书面意见。总承包商常常会遇到工程分包商不给工人发工资或工人安全保护不足，而遭劳工署警告甚至出告票的事情。工程废料的环保处理、工程区域的林木花草保护、移植或砍伐恢复，由环保署负责监督管理，责任主体为总承包商。工程实施过程中树木的移植往往需很长时间，总承包商要和业主工程师提前沟通、准备。

(3)水务署、路政署、中华电力、中华煤气、香港地铁等涉及马路上的相关管线和设施的各种公司。这些公司是彼此相互独立的机构，渠务署的工程合同内容往往与上述公司机构的已建管线和设施彼此交叉，相互制约。总承包商要根据工程内容提前与相关公司沟通，如因为场地空间狭小，不得不提前搬迁、改置有些管线和设施，这时需要业主工程师出面，与相关机构确定具体的更改方案，以利于总承包商从业主工程师那里拿到相关的费用补偿。

(4)区议员、社会团体和特定的户主。区议员的核心职责就是反映市民心声，监督政府各项工作的执行。项目开工前期，总承包商要主动联系工程项目所辖区域的区议员和社会团体，介绍工程项目的概况和目的。如工程项目会影响到特定的村民或商户，需提前沟通和安抚。承包商与代表政府的项目工程师在工程实施过程中会有因客观条件限制产生的施工方案分歧时，承包商可借助区议员或社会团体的力量，监督或说服项目工程师执行有利于承包商的施工方案。利用第三方的投诉和意愿，对工程项目做出适当的变更，向更有利于承包商方面进行，是做好工程项目管理的主要工作。

4 合同变更管理

合同内容的变更是工程承包合同的特点之一，一般有以下几个原因导致合同变更:①对工程内容的新要求，业主工程师发出变更指令;②设计人员对工程环境的认知不足或自身的疏忽而导致设计图的修改;③未知的人为隐蔽工程导致预定的工程条件发生变化;④出现新的技术变革，导致业主和承包商认为有必要改变原来的设计和施工方案;⑤政府部门、组织协会或特殊个体对工程提出合同之外的新要求等。

根据笔者多年香港地区市政管道工程项目的工作经验，合同变更在工程项目管理中的实际应用，有以下几方面值得注意:

(1)承包商在收到并执行业主工程师的口头变更指令时，应在7 天之内以书面形式索取其书面的变更确认。而业主工程师如果在7 天内未给予书面否决，则承包商的书面要求信转化为该分项工程的书面变更指令。而仅口头指令是不算数的。

(2)合同中如果对于工程材料、施工验收标准规定的比较含糊，承包商的经济利益同业主的工程质量满意度将会形成矛盾体，双方会彼此争执、博弈。而业主工程师为满足对材料或验收标准的认可权常常会做出超越合同要求的指令，承包商应争取拿到相关指令的书面确认，以便获得额外费用和工期的补偿。

(3)承包商不能因为工程变更而免除其合同责任。如果该项工程变更超出了合同界定的工程范围，承包商可以先商定变更价格再实施具体工程，而如果价格悬殊太大，也有权利不执行变更事项。

(4)承包商有时为了项目全局，会在价格没有完全确定的情况下实施工程变更，这时要积极主动地同业主工程师沟通，尽量得到其认可和支持。另外需注意以下对策:①控制施工进度，等待变更谈判结果;②争取以代工或按承包商的实际费用支出计算变更费用补偿;③对变更工程内容，要有完整的人、材、机相关照片和用工纪录，力争获得业主工程人员的签字认可。

(5)承包商要履行合同精神，在与业主工程师充分沟通、得到允许的情况下才能进行工程变更，千万不要自作主张。否则，可能不但得不到补偿，而且会带来麻烦。

(6)合同变更所涉及业主工程师、总(分)包商和材料供应商之间的所有书面信件、指令报告，要得到合同管理人员的审查，在合同文件的约束下不要出现法律或技术方面的冲突。

5 项目的合同索赔

合同索赔是指项目合同在履行过程中，合同主体的某一方因另一方不履行或没有全面适当履行合同所设定的义务而遭受损失时，向对方提出的经济赔偿要求或时间补偿要求。索赔在国际工程承包中是经常发生的，在承包合同、分包合同中都有索赔方面的条款，是签订合同的双方各自应有的权利。合同索赔贯穿整个合同履行保证体系，在承揽工程竞争激烈的市场条件下，为了有效地控制项目成本，就必须做好科学的索赔工作。

5.1 合同索赔内容

承包商进行索赔的目的一般是要求延长工期和增加经济补偿。在工程项目中，常见的索赔内容有:

(1)合同文件引起的索赔。由于业主违反合同条款，或合同条款与合同分析资料之间存在矛盾，致使承包商在经济上受到损失，可提出索赔。

(2)施工中发生的索赔。主要包括以下一些情况:工程地质条件的变化，图样上没说明的人为地下障碍，工程量的增加或删减，非合同技术规定的额外试验和检查费用，业主指定分包商违约和延误造成的损失，业主拖延提供或审批图样，业主不能及时审批材料和检验已完工程，对承包商不合理的干预，等等。

(3)材料涨价引起的索赔。在国际工程项目承包中，如果材料价格的涨幅超过一定限值，承包商可向业主提出补偿，但合同有特殊规定的除外。

(4)货币贬值和严重的经济失调引起的索赔。如货币汇率变化时，承包商可及时根据合同规定提出支付补偿。严重的经济失调造成物价波动、强制性提高工人工资或降低工作时间等，依据合同条款，承包商可向业主索赔。

(5)延期付款的补偿。如业主未能按合同规定的期限支付工程款，承包商可提出利息索赔，若拖欠严重，造成承包商内部资金周转困难、项目资源不能按时到位、延迟履行甚至不能履行合同，则属业主违约，承包商应提出索赔。

(6)有关工期和延误的索赔。由于延误而要求延长工期的索赔有:①业主拖延交付合格的，可直接进行施工的现场;②业主工程师拖延对材料、图样和施工工序的质量认可，影响关键路径上的工序施工的;③恶劣的天气气候影响;④工程变更次数较多而引起施工工序被打乱;⑤由于战争和其他意外风险造成海运停运，港口卸货积压，使材料设备不能及时运至施工现场;⑥工程因自然灾害引起的损坏;⑦业主工程师因特殊理由要求临时中止工程;⑧其他不可预见的干扰。实际工作中，上述原因造成工期索赔较容易得到业主工程师的同意。由于以上原因造成工期延长，给承包商带来了额外的经济损失，承包商可经工程项目QS 核实，提出费用索赔。

(7)特殊风险和人力不可抗拒而造成的损失索赔。合同中有特殊风险的定义，如:核装置的污染和冲击波破坏、政治叛乱事件、军事政变、战争等，承包商不能承担由此造成的任何责任，并有权获得上述损失的赔偿。

(8)非承包商原因，业主工程师下令工程暂停或合同中止的索赔。对这种情况，承包商可以要求延长工期，并得到因停工而造成损失的补偿。但承包商必须在工程师发出命令的28d 内提出索赔要求的书面通知。

(9)财务费用补偿的索赔。由于各种索赔发生引起承包商财务开支增大，导致贷款利息、还贷风险等财务费用增加，承包商可提出财务费用索赔。

5.2 合同索赔的注意事项

合同索赔是一项比较烦琐而又艰巨的工作，对工程项目实施的成败影响很大。作为承包商，主要应做好以下几点:

(1)承包商应具有把握、创造索赔机会的能力和意识。这种能力和意识是建立在对合同文本，特别是合同中的特殊条款充分了解和掌握的基础上的。另外，所有的索赔要求必须符合工程所属地的法律、法规。根据工程内容的特点，不同的业主工程师、估价师对索赔的要求不同。一种索赔方法在甲工程上成功，不一定能在乙工程上成功。需要承包商去主动了解业主工程师、估价师甚至业主本人的性格特征、工作特点，最好提出不让对方难堪的索赔要求。

(2)合同索赔是个时间性非常强的工作，必须做到及时。对于建筑师签发图样或指令太迟而造成工程延期，根据FIDIC 条款承包商要在28d内通知业主工程师并出具工期索赔细节。如果工程进行的中后期，业主工程师下达新的工程指令，即使会有该指令的费用补偿，但经过核对，该指令会增加工程整体进度关键路径上的时间，造成总的工程延期，这就需要承包商及时反馈信息，提出工期索赔。在工程进行中及时提出工期索赔，业主工程师和估价师比较愿意受理，阻力小，成功率高。

(3)索赔的依据是建立在真实可靠的原始资料之上的。这些为索赔而整理收集的原始资料必须得到业主工程师和估价师两者都认可才有效，这些文件资料主要包括:①每月的进度会议纪要;②以前的价格会议 (Rate Meeting)纪要;③业主工程师的书面指令;④用工统计记录资料;⑤授权人签字的材料统计;⑥额外费用支出的证明资料;⑦变更图样资料;⑧材料报价单和订货单，等等。项目执行过程中要注意及时收集、整理、保存并提交这些证据和资料。

(4)搞好合同索赔要有较强的公关能力。有时即使有理有据，但由于公共关系不好，或者公关不足，也会导致索赔失败。

(5)工程施工中如果出现大的工程内容变更而导致双方价格差距很大时，工程完成以后，双方对工期索赔容易达成一致，但费用的索赔对承包商来说面临大的挑战，要有坚强的毅力和打持久战的心理准备。

6 结语

香港地区的市政管道工程项目合同管理除了要处理好与工程主体相关的资源配置、施工进度、质量控制、安全环保等因素外，必须了解合同文本的条款及相关条款所成立的法律基础。承包商可充分利用工程项目所在地的各种外界因素限制，努力提出能满足合同要求的工程变更，在当地法律框架内做好合适的索赔工作，努力提高工程项目的合同管理水平，为项目、为公司创造更好的效益。

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