数字网络技术在高校档案管理中的应用

2015-02-22侯光兰

延安职业技术学院学报 2015年2期

侯光兰

数字网络技术在高校档案管理中的应用

侯光兰

档案信息作为一种重要信息资源，其在整个社会的信息系统中占据着不可忽视的地位。如今，伴随计算机网络技术的飞速发展，及其在社会生活中的广泛应用，更是促使档案信息管理工作逐渐走向了现代化的信息管理行列中，为各单位、各部门的档案管理现代化与信息化的实现提供了有利的保障。故文章以高校档案管理为例，分析其在日常管理中存在的问题，进而探讨数字网络技术在其管理实践中的有效应用。

网络技术；高校；档案管理

引言

在信息技术飞速发展的今天，信息被看成是一项重要的资源，并引起了人们的高度重视。而档案信息资源作为信息资源中的一种，其价值也日渐被人们所熟悉，所重视。然而，在现实生活中，因受到各方面因素的影响，高校的档案信息并没有发挥出其应有的价值，还为完全实现高校档案信息的资源共享，从而在很大程度上影响到高校档案信息服务功能的发挥。为此，为迎合信息化时代与社会对信息的资源的需求，高校的档案管理工作必须与时俱进，积极应用各种先进的信息化、数字化网络技术，形成一个符合本校档案管理的信息网络体系，最终实现各类档案资源的有效共享。

一、高校档案管理现状分析

1、档案管理员安全管理意识缺乏

在高校的档案管理工作中，部分管理员普遍存在着管理意识不强的缺点，认为高校的档案管理工作的开展仅仅只需要一套较为完善的管理软件系统即可，然而，就目前形式而言，部分高校的档案管理系统在安全性能方面，却没有得到有力的保障，还存在着一些漏洞，从而使得一些网络黑客极易截取用户信息[1]。而针对这种情况，部分档案管理员仍认为只需要及时更新相应的杀毒软件即可，并未对能够高校的档案管理工作给予必要的重视，普遍缺乏安全管理意识，从而影响到其档案管理的质量。

2、网络安全性较差

如今，伴随网络技术的发展，为各行各业工作的信息化与现代化的实现奠定的坚实的基础的，然而，不容忽视的是，我们在承认网络信息技术带来的便利的同时，还需看到由其带来的重大困扰，即网络安全问题。首先，由系统漏洞带来的安全隐患。部分高校的档案管理操作系统在设计方面，多因设计的不合理而出现一些漏洞，从而为黑客的入侵提供了便利，使得整个管理系统遭到破坏，最终导致高校的整个档案管理陷入混乱，甚至瘫痪；其次，由网络黑客攻击带来的安全隐患。同其它领域相比较，高校的档案管理系统虽然不是黑客们的主要攻击对象，但是有些黑客获取会出于好奇而直接窃取高校的档案，从而导致高校档案信息的不合法泄漏情况发生；最后，由病毒泛滥带来的安全隐患。网络技术的发展，在给信息管理带来便捷的同时，也带来了网络病毒。一些黑客就借助网络将一些病毒植入到软件中，只有其同用户发生了邮件往来，就可实现病毒的传输。如蠕虫就是网络黑客们用于骚扰与攻击的一种病毒，这种病毒不仅可自行传播，而且还能会消耗大量流量，从而使得用户计算机网速变慢，最终死机，甚至是部分特定蠕虫病毒，会自动删除系统文件，从而给高校的档案管理带来极大的影响[2]。

二、数字化网络技术的应用分析

1、革新观念，强化档案管理信息化意识

目前，关于档案管理的信息化建设，主要是以依靠新时期现代化的众多信息技术理念、办法与设备、技术的优化整合配置来实现的，基于此，要想在高校的档案管理工作中有效应用数字化网络技术，首先就需从其观念革新入手，积极引进竞争机制，逐步完善各项规章制度，强化档案管理员的信息化意识，从而在认识与实践基础上形成完善的系统化理论[3]。所谓档案管理工作的竞争机制，指的就是把员工的工作业绩同其经济利益相挂钩，构建一套完善的档案管理规章制度与与之配套的考核机制，而且考核机制应做到权责分明，分工明确，严格落实，以此来提升管理员的工作积极性，强化其工作责任心；具体结合本校的具体情况，以便利、高效为工作宗旨，强化科学配置，制定出符合实际的档案管理办法，以进一步提升高效的档案管理水平；其次，有意识、有目的地强化档案管理科学研究成果在管理实践中的落实。即在档案管理实践中，充分应用各种现代化管理技术，创新工作方法，形成信息化档案管理意识，寻找出适合本校档案管理的办法，及时发现实际管理工作存在着各种问题，比如使用条形码取代原有档案号，从而便于学生的信息查询，方便档案管理工作的开展，节省人力资源，从整体上提升高校档案管理的水平与质量。

2、详细制定档案著录与数字扫描的标准

对于高校档案管理，在制定出相应著录标准之前，若档案存在着同原有档案资料档案号不统一的情况，则需对所有的老档案进行重新编制档案号处理，进而在此基础上进行分门别类的制定著录方法与标准[4]。如郑州轻工业学院的档案管就具体结合其本校的“南大之星”管理系统制定了其教学档案成绩大表的著录标准，即：

【案卷级著录】

【正题名】郑州轻工业学院××院（系）××专业××级（××班）本科（或专科）学生成绩总表及毕业（论文）设计成绩评定书。

【起止时间】进校年度+月+日，如2014，09,01，离校年度+月+日，如2014，07.01。

【归档单位】落款公章或系名称

【一级目录】档案年度，如：2014。

【二级目录】JX。

【三级目录】（空白不填）

【实体分类号】一级目录-二级目录，如2014-JX。

【全宗号】001。

【保管期限】永久。

【密级】秘密。

同时，因高校档案有着众多的种类，如基建档案、学生学籍档案、照片档案等，而且同一类档案也可能因年代的不同而选用不同的载体材质，特别是一些年代比较久远的档案，多半存在纸质发黄等问题，为此，数字化环境下，各高校需具体结合其实际情况制定出相应的扫描标准和办法。比如，对于照片档案，扫描参数就可设为彩色600DPI，而基建图纸其扫描参数就为彩色200DPI；文件格式主要包括PDF与JPG两类，图像倾斜角应控制在±3%以内，且图像的周边不可有黑边等。如郑州轻工业学院在数字化档案建设中，对于那些字迹已经模糊的档案，则先复印加黑，后扫面复印件的形式进行的，以此来确保其数字扫面的质量。

3、汉子识别与电子签名技术的有效应用

首先，汉子识别技术，指的就是让计算机自主识字的一种技术，可借助光电信号的转换而生成文本数据，以实现对纸质档案的扫描、识别与校对、修正，并使之成为电子文档，从而将纸质档案中的固定信息有机转化成可被检索与利用的“活信息”[5]。为此，在高校的档案管理员在进行档案管理的时候，就可将那些需要利用的纸质档案内容借助扫描与汉字识别的方式录入到电脑中，或是将其打印成统一格式后再扫描到电脑上，以此来减轻工作的负担。而对于“电子签名技术”，因当前各高校基本已经形成了局域网，但是在档案内容被录入到电脑，形成数据库之后，在信息资源的利用与安全方面仍存在着一定问题，而该技术的应用，就可在整理、上传与归档等工作中实现对信息的加密处理，通过相关权限的设置来确保档案资源的安全有效。首先，电子签名可借助加密技术于网络通信中在每一个终端上设置一个可公开的加密密钥与一个不可公开的加密密钥，从而确保电子档案于实际传输中的真实性、完整性与原始性；其次，在管理高校电子档案权限的时候，还可给每一位合法用户发放一个用户名与口令，从而在信息查询的时候，只需要输入用户名与口令即可，从而最大限度避免档案信息被随意编辑、更改的可能性[6]；最后，可在相关软件中将档案设置成是只读状态，从而有效避免档案信息的真实性。