谈系统工程原理在科研档案管理中的应用

周莹

谈系统工程原理在科研档案管理中的应用

周莹

（锦州师范高等专科学校，辽宁锦州121000）

科研档案管理，无论是微观管理或是宏观管理，都是一项社会事业，都要跟上社会的步伐。科研档案管理现代化的内涵，就是在思想现代化的前提下，实现管理方法现代化和管理手段的现代化。由于现代化是一个相对的概念，它的具体内容要随着社会的科学技术发展而不断更新。在现阶段，管理方法现代化主要是系统工程原理和方法的应用，以及标准化的推行；管理手段现代化，主要是电子计算机、缩微摄影和静电复印等技术的应用和普及。

科研档案；管理；系统工程原理

一、系统工程原理和方法的应用

系统工程是组织与管理各类系统的工程。这里的工程应作为“软工程”来理解。系统工程原理和方法在科研档案管理中的应用．就是要把科研档案事业作为一个多层次的系统；按系统工程原理来处理系统内外的关系：运用现代管理技术控制系统运行。

1、把科研档案事业作为一个多层次的系统

系统论认症，系统是由相互作用和相互依赖的若干部分组成的，具有特定功能的有机整体。这里的“若干部分”可以是予系统，也可以是“最基本”的元素。世界上的一切事物、现象和过程，都是自成系统而又包含于更大系统之中的。据此，科研档案整体事业就是一个多层次的系统。这个系统是可控的，它基本上由“施控系统”莉“被控系统”这两部分组成。

（1）施控系统是指科研档案事业行政管理系统。科研档案事业行政管理系统担负着全国科研档案事业行政管理工作，可以分为各级档案行政管理机关系统和各级专业主管机关中的档案行政管理系统。

（2）被控系统是由科研档案室系统、科研档案馆系统、科研档案教育系统和科研档案科研系统所组成。这些系统又各由若干层次的小系统所组成。被控系统是施控系统指令的承受者，是科研档案工作任务的执行者。但被控系统对施控系统具有反馈功能。

以上是对科研档案事业管理系统结构的基本描述。当制订和实施科研档案事业整体规划时，就必须按照这样的系统结构来观察和处理问题。实际工作中，每一个子系在每开展一项较为复杂的工作时，又都可以作为一个更小的系统，并运用系统工程的原理和技术去管理。

二、按照系统工程原理处理系统内外的关系

把科研档案事业作为一个多层次的系统，就要根据系统工程原理来处理系统内外的各种关系。系统工程的基本原理主要有这样几点。

1、相关性原理

系统论认定世界上一切事物、现象和过程之间的联系是客观存在的，而且关系是多方面、多样化的。事物总是处于某种联系之中。这就是说，事物总是存在子某个系统之中的。如果把某一事物从某个系统中分离出来，它必然又落入到另一个系统中。联系就是相关，系统工程就是根据相关性的原理来处理一切事物、现象和过程的。即把相关的事物、现象和过程组织成系统，并保持系统之间和系统内部应有的平衡关系，求得系统的最佳运行。根据这个原理，科研档案管理系统应当努力促使系统内部和同系统外部的协调和平衡。譬如。科研档案事业总目标的确定，要适应社社会的需要，特别是要同社会的经济工作和科研工作相协调；科研档案事业内部的各个组成部分，也要密切配合，实现协凋、平衡地发展。

2、动态性原理

系统本身是产生、发展和消亡的过程。这个过程大致上由确定系统目标、制订系统的工作（运行）计划、组织实施计划、总结评价等步骤组成。系统目标的完成，意味着系统生命的结束。对于科研档案管理事业这个大系统和它的第一层次的各个子系统来说，总是以年度为单位制订计划和总结工作的，每一年都要按照上述步骤循环一次。因此，这些系统是以年度为生命周期的。每年是一遍个生命周期，每个生命周期都提出更高的系统目标，从而推动科研档案事业的不断发展。

3、验证性原理

在处理系统问题时，无论是管理系统或是工程系统，都要经过反复的实践、验证、总结才能获得正确的认识，才能使系统设计符合客观实际，达到预期的目的。系统的设计实质上是在初步掌握客观实际的基础上的一种假设，这种假设只有经过验证以后，才能得到证实。验证是系统组织管理的一项重要内容。这对科研档案管理系统来说，在为实现某项突击任务而组织和控制系统运行时，尤其显得重要。

4、反馈原理

反馈是把系统处理结果输出之后的反响再输入系统的过程。在复杂的管理系统中，组合的关系多种多样，系统内部运动变化和系统环境影响都很大，随机因素很多，反馈原理处于十分重要的地位。

三、运用现代管理技术，控制系统运行

现代管理技术的核心，是在定性分析的基础上，大量地运用定量分析的方法，使管理的决策和控制达到相当精确的程度，从而获得满意的管理效果。现代管理技术成为一切管理系统工程的决策和控制运行的不可缺少的方法。科研档案管理系统使用系统工程方法，实质上就是引进、消化和吸收现代管理技术。否则，所谓的科研档案管理系统，只能是—句空话。

现代管理技术内容丰富，而且对于不同的系统和系统运行的不同阶段，则应当运用不同的管理技术。对于科研档案管理系统来说，应当针对自身的特点，有计划、有步骤地去引进、消化和吸收。这里仅就系统决策和系统运行两个方面，简要介绍两种方法。

1、系统决策方法的运用

在科研档案管理系统中，有许多事情需要科学决策。其中比较复杂和重要的，就要运用定量分析的方法。决策活动既是系统管理中的一个环节，又往往可以成为一个子系统。它有自身的活动程序，有构成决策子系统的各种元素。决策活动的程序一般分五个阶段：①确定目标。这是由问题的提出和决策者的要求而确定的。②收集信息和预测。③提出可行方案。根据目标和预测的结果，可以提出苦干种可行方案。④评价和优选。对各个可行方案按统一标准进行评价和筛选，选出最佳方案，作为决策的结果。⑤控制决策实施效果。即对决策实施过程中的各种信息进行反馈，并及时修正决策或重新决策。在上述③和④阶段中，通常要对提出的各种方案进行定量分析，以供决策者选择。定量分析的具体方法，由于决策内容的不同而有区别。这里以某科研档案馆拟购置一套缩微摄影设备为例，做简单解剖。①．确定目标。购买成套缩微设备，要求效率高、经济合算。②．收集信息和预测。收集国内外缩微设备的价格、性能和运行费用；预测本馆今后若干年内的科研档案缩微摄影工作量。③．提出可行方案。这项决策活动，应当提出两类方案。第一类是功能配套方案，即根据任务提出必须配套的各种单机数量的方案。这类方案基本上要根据预测结果来制订。预测是一项专门技术，已在“统计”这一章里作了介绍。第二类是技术经济效果的核算方案。即根据不同型号的缩徽设备，进行技术经济效果分析，并提出各种比较方案。这种分析要经过一系列的计算。④．评价和优选；决策者需要对上述两类方案进行筛选。在筛选时，除了根据方案中提供的数据之外，还要结合其他因素，择优决策。

2、网络分析方法的应用

系统网络分析是在系统运行中使用的一种管理技术。它的基本原理是将系统内的各项工作进行统筹规划，合理安排，有效地利用资源，并用最少的时间来完成系统的预期目标。系统网络分析的基础是网络图，网络图是用来表示系统工作过程各要素之间的逻辑关系的一种流程图。网络图是由事项、作业和线路构成的。

在科研档案事业管理系统巾，尤其是在完成一些较复杂的项目时，为提高工作效率、缩短完成任务的时间，都可以应用系统网络技术。

四、结语

系统工程原理对科研档案管理的规划和使用都具有着重要意义。其可靠性和可靠度是其他任何原理都比拟不了的。系统工程学是科研档案管理系统运行中不可或缺的方法。系统工程原理运用的核心，是在定性分析的基础上，运用系统决策方法，使科研档案管理的运行达到精确的程度，从而获得满意的效果。现代管理技术内容丰富，需要花夫力气开发、引进、消化和吸收。

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]A[文献标识码]1674-6198（2015）01-0107-02

2014-12-14

周莹（1985—）,女，辽宁锦州人,锦州师范高等专科学校研究实习员,研究方向：科研管理。