内部刊物采访工作现状及对策

2015-02-12王爽辽宁省图书馆辽宁沈阳110015

图书馆学刊 2015年3期

关键词：刊物辽宁学会

王爽（辽宁省图书馆，辽宁沈阳110015）

内部刊物采访工作现状及对策

王爽
（辽宁省图书馆，辽宁沈阳110015）

[摘要]地方内部刊物属于非正式出版的地方文献，具有重要的文献价值。内部刊物采访工作虽然存在难点，但随着网络和现代通讯技术的发展，其采集工作也面临着机遇。采访人员应不断开拓内部刊物的采访领域，探求新的采访方法。

[关键词]内部刊物采访工作网络资源信息资源建设

[分类号]G255

1内部刊物文献特点及其文献价值

内部刊物也称为非正式连续出版物，是灰色文献的一种，也是重要的特种地方文献。特指持准印证，在本系统、本行业、本单位内用于指导工作、交流经验、交换信息的非商品性连续出版物[1]。内部刊物体现出如下文献特点：首先，从内容上看具有鲜明的地域性，其内容基本都是关于本地该行业的信息发布、经验交流等。即使某些科技性质或者文学性质的内部刊物也体现出相应的地方特色，例如辽宁省散文学会的内部刊物《辽海散文》，其采稿原则是文章内容需反映辽宁地区风貌或作者为辽宁籍或者在辽宁工作过。因此内部刊物集中反映了一地、一单位、一领域的地方特色。第二，内部刊物具有较强的专业性。科研院所、大中企业、专业情报网大都办有对外交流的内部刊物。这些刊物主要报道本单位的研制成果、学术论文、技术报告、应用实例、国内外新理论、新技术动向、新工艺介绍和译文等[2]。第三，内部刊物的系统性强，其发行具有计划性与连贯性的特征。内部刊物可视为图书馆地方文献系统的一个子系统，同时在内部刊物这一文献系统下按其内容也可以分为多个系统。例如，科技内部刊物、文学艺术内部刊物等。这些刊物由于发行的时间长，在本领域长期以来形成较好的口碑，成为该领域重要的信息交流和传播媒介。例如，辽宁省图书馆征集到的辽宁文学艺术类内部刊物——《辽海散文》《辽宁传记文学》《文艺春秋》《通俗文艺》《辽宁诗歌》《辽宁文学院刊》《辽宁美学》等，涉及文学艺术发展的多个研究领域，将这些刊物收集齐全则可系统地展示辽宁地区文学艺术发展的现状。第四，从其发行分布上看，内部刊物的覆盖面极广，几乎所有的党政机关、人民政协和民主党派、社会团体、科研院校、研究机构、厂矿企业都编有内部刊物。依笔者统计数据来看，截至2013年末，辽宁省内部刊物达到500余种，另外还有很多笔者没有掌握的刊物信息，而正式出版的地方刊物不足300种，内部刊物的发行数量远多于正式出版刊物的数量，形成了较为庞大的文献体系。

地方文献工作先驱杜定友先生曾提出地方文献采集应“巨细不遗，宁滥毋缺”。他在《地方文献的搜集与使用》中指出：“地方文献是指有关本地方的一切资料”，“凡有历史价值的，即‘断简另篇’‘片纸只字’，也在收集之列”。并且指出：“对于新的材料要及时收罗，以免稍纵即逝[3]。”地方内部刊物具有真实和实用性，既具有现实的科学成果应用价值，为现行工作服务；又具有凭证、研究价值，为历史研究服务[4]。因此内部刊物作为重要的地方文献，需要征集工作者及时采访、深入探求。

2内部刊物采访工作现状

2.1内部刊物采访工作的难点

内部刊物属于非正式连续出版物，具有发行范围有限，传播范围不广，易流失，收集难度大等特点。因此其采访工作也体现出如下难点：①重视程度低，缺乏制度保障。相对来说，内部刊物受重视程度较低，其征集工作没有相应的呈缴制度做保障，只能靠征集人员逐一主动采访。另外，有的图书馆开展相关征集工作较晚，这给内部刊物的系统征集带来更多的阻力，难以系统完整地征集。②难以公开，不易获取。内部刊物基本在本行业内流传，征集人员难以获得公开发布的消息，因此难以获取。③发布信息分散，难以集中。由于内部刊物不能像正式出版刊物那样在邮电部门发行、零售，因此其发行信息不集中，给征集线索的收集带来一定的难度。

2.2传统征集方法的局限性

图书馆传统的征集方法主要有接纳呈缴、书店征订、随机上门征集和读者赠送，这是地方文献采集的常规途径[5]。由于内部刊物出版、发行、传播的独特性和多样性，仅靠传统的采集方法难以全面、系统、及时获取。因此，需要征集人员主动拓展内部刊物采集渠道，采用多种征集模式。

2.3网络版内部刊物的多样性

随着政府、企事业单位、科研院所等单位上网工程的普及推广，地方文献信息的网络化迅速发展[6]。笔者在近两年的征集工作中也不断得到部分单位停止内部纸质刊物发行，改为网上发布的消息。

通过考察辽宁省内部刊物发行单位的网站，发现国家机关及其下属的各职能部门网站建设比较完善，其中约有1/3的单位设有专门的内部刊物栏目。例如辽宁银行业的北方金融网，辽宁国税的税研网，辽宁经贸、辽宁司法厅、辽宁政协、辽宁作协等单位都设有专门的内部刊物栏目。另外，某些资金、技术、人力资源相对较弱的学会则通过建立博客的方式发布所主办刊物的内容，如《辽海散文》《文苑春秋》《辽宁记忆》等。有的单位是纸本刊物和网络同步发行，有的单位则是用网络发布的形式取代纸本刊物的发行。

网络内部刊物与纸本刊物具有相同的特点，但是从载体形态上看其又有相对的优势。数字化的内部刊物信息资源具有便于整理收藏与检索使用的特点。现有的纸质刊物只能为读者提供现场阅读服务，如果能够将网络上的相关内部刊物信息收集整理建成相应的数据库，则非常便于检索利用。但是网络信息也存在不稳定性，许多网络信息提供者出于经济、技术因素的考虑，并不在网络上长期保存信息，给读者用户的系统阅读、检索带来不便。信息源分散、无序、更迭和消亡无法预测。[6]因此，网络版内部刊物信息也存在消失而无法获取的可能，因此需要及时采集。

3内部刊物采访工作设想

3.1借助地方文献工作联盟来扩充内部刊物的征集渠道

建立地方文献工作联盟即组建图书馆协作征集网络，联合省、市、县区公共图书馆合作征集地方文献资源的组织系统。地方文献具有鲜明的地域性与集中性特质，省级公共馆要对全省各地出版的内部刊物进行系统征集，往往是鞭长莫及，力不从心。因此，通过合作征集网络可以发挥基层图书馆的地缘优势，大大提高征集效率。辽宁省图书馆于2014年组织召开了全省图书馆地方文献工作联盟会议，就如何开展征集协作做了充分的探讨。辽宁省图书馆正在通过网络等相关渠道积极搜集各市内部刊物的基本信息，以期通过征集协作的方式征集相关的刊物。

3.2通过网上书店购买缺藏内部刊物

图书馆内部刊物的征集工作不可能面面俱到，毫无疏漏；内部刊物出版单位也不可能将所有出版物永久保存。在现代技术条件下，网络可以成为图书馆补充内部出版物的重要渠道。例如《辽宁省情》这一刊物，在其出版单位缺藏创刊号的情况下，笔者通过孔夫子旧书网了解到2007年出版的创刊号信息，并成功获取，有效补充了馆藏。通过网络购买的方式可以对缺藏的过期内部刊物进行有效补充。

3.3与各级学会建立联系，保持征集工作的持久性

各领域的学会和研究会是产生内部刊物的重要机构。例如辽宁省散文学会、美学学会、传记文学学会、诗词学会、法学学会等等，都是内部刊物的出版单位。图书馆采访人员有必要与这些学会建立长期友好的联系，适时关注各类学会举办的活动。笔者在地方文献征集工作中，为便于联络，申请加入了辽宁散文学会，通过参加学会的活动结识了辽宁文学领域的很多朋友和作家，为征集工作打开了局面。在学会的QQ群中积极宣传地方文献征集工作的理念，带动了很多学会成员主动捐赠自己的作品，并提供相关内部刊物。辽宁散文学会的成员来自全省各地，他们的所在单位都出版相应的内部刊物，通过他们可以编织一个覆盖全省的内部刊物征集网络。

3.4运用新型联络方式提高工作效率

内部刊物的出版呈现出连续性、不定期性、不公开性等特点，需要征集人员与被征集单位保持良好、高效的沟通。笔者在工作中发现，通过邮寄纸质征集函的方式有效征集率不足10%，通过拨打电话征集内部刊物的有效征集率在20%左右，主动到被征集单位走访的有效征集率则可高达90%。虽然采用不同方法的征集效率差别很大，但各有优势。纸质征集函的覆盖面广，辐射速度快；走访的方式虽然成功率高，但是人员有限，每天能走访的单位有限。因此在征集工作初期这3种方式都要使用，互为配合。在与被征集单位建立联系，成功获取刊物之后，需要与被征集单位保持良好的关系。笔者在征集工作中除了获取联系人、联系单位的电话、邮箱、地址之外，特别留心获取联系人的QQ号和该单位的QQ群号。通过QQ可以即时沟通，还可群发信息，有助于提高工作效率。

3.5加强网络内部刊物的采集工作

网络版内部刊物可以采取多种方式进行采集和保存。①复制网站上的相关内容，编辑成WORD文本。这种采集方式类似于网络资料汇编，可以借鉴网络资料汇编的工作方法。即将每种刊物的每一期的内容都下载到WORD文档中，进行编辑，形成可以编辑、检索的WORD文件。②可以考虑网站截图的方式，这种方式可以保持网站资源的原貌，但是在检索利用中不是很方便。③建立超链接导航。很多图书馆建立有地方文献专栏，可在地方文献专栏中介绍本馆收藏的内部刊物资源，同时将载有内部刊物的网络资源链接提供给读者，供读者检索利用。④依托国家图书馆网络信息资源采集与保存项目，加强地方文献网络信息的采集与保存。我国最早实施的网络信息采集项目是国家图书馆2003年开启的网络信息资源采集与保存实验项目——WICP（Web Infor⁃mation Collection and Preservation），到目前为止该项目已经存储了大量专题信息，并不断地进行完善。国家图书馆开发的网络资源工作平台系统，注重数字保存，将网络文档保存为符合ISO28500标准的WARC文档，实现了网络资源的长期保存。同时系统集网络资源的采集、保存、编目和发布与服务功能于一体，为图书馆员提供了一个流畅的网络资源采编存阅的一体化平台。2014年开始各省图书馆相继开展了政府信息公开网络信息的自主采集工作，并且自主采集的范围不断扩大，还将包括其他地方文献相关网络信息。国家图书馆给各省级图书馆提供了成熟的网络信息采集平台，并且为相关工作人员提供培训。图书馆采访人员可将发表有内部刊物的网站纳入到采集范围内，对其内容进行采集、保存。