西南地区县级综合档案馆馆藏档案数字化工作现状调查及对策分析

胡红霞　王俊程

（摘要]馆藏档案数字化是建设数字档案馆的基础，对于档案信息资源开发、共享的意义重大，同时对档案的安全保护工作也具有重大意义。目前，西南地区县级综合档案馆在馆藏档案数字化工作中存在发展不平衡、数字化设备不足、经费问题突出、数字化人才缺乏、对档案数字化工作的重要性认识不足等问题。为切实推进西南地区县级综合档案馆馆藏档案数字化工作，中央应对西南地区县级档案馆开展数字化工作给予经费补助；档案行政部门应完善馆藏档案数字化标准规范体系，加强相关标准规范的推广应用力度；县级综合档案馆应加强对档案数字化工作重要性的认识，并且克服“畏难”心理；县级综合档案馆研究制定馆藏档案数字化工作规划，全面推动档案数字化战略实施；县级综合档案馆加强数字化人才队伍建设。

[关键词]西南地区；县级综合档案馆；档案数字化

DOI：10.3969/j.issn.1008-0821.2014.10.017

（中图分类号]G273.3 [文献标识码]A [文章编号]1008—0821（2014）10—0083—05

馆藏档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、图形图像处理技术、数据库技术等把各种载体的馆藏档案转化为数字化档案，以数字化的形式存储，以网络化的形式互联，采用计算机系统进行管理，借助于档案数字化技术平台，实现快速检索与利用，从而实现资源共享。馆藏档案数字化工作的对象主要是传统载体档案、资料，包括纸质档案、音像档案、照片档案等。馆藏档案数字化是建设数字档案馆的基础，对于档案信息资源开发、共享的意义重大，同时对档案的安全保护工作也具有重大意义：馆藏档案经过数字化处理后，可以节省档案存贮空间，缓解库房紧张的压力；对档案原件进行封存管理，从而减少对原件的磨损等各种人为损害或自然侵害，充分保障档案的安全。

在2012年底召开的全国档案局长馆长会议上，国家档案局局长杨冬权同志提出了2020年全国档案馆档案数字化数量比2010年翻两番的硬指标。2013年10月在江苏太仓召开的全国数字档案馆（室）建设推进会上，杨冬权同志提出用15年左右的时间，县以上各级国家档案馆对馆藏传统载体档案全部数字化并实现数字化利用、县直机关以上档案室传统载体档案基本数字化并实现数字化利用的目标。在档案行政主管部门的督促要求和一系列政策标准的引领和规范下，近年来，我国档案数字化工作发展迅速，档案数字化基础设施建设不断加强，档案数字化规模不断扩大，涌现出一批馆藏档案数字化工作的先进典型性档案馆，如江苏太仓市档案馆从1999年开始进行档案数字化工作，目前在全国率先实现了全市馆藏档案全部数字化和所有进馆单位档案室档案数字化“两个百分百”的目标。

在全国档案数字化工作进行得如火如荼的时候，笔者发现，东部地区和中西部地区档案馆之间、省州市级和县级档案馆之间、同一省份内的不同县级档案馆之间的馆藏档案数字化工作进展程度不一、差距很大。东部地区档案馆、省州市级档案馆和重视数字化工作的县级档案馆的馆藏档案数字化工作开展较早、进展较快，已基本实现目录级及部分馆藏档案的数字化工作，相比之下，中西部地区档案馆尤其是经济欠发达的西南地区多数县级综合档案馆的馆藏档案数字化工作进展非常缓慢。

1 西南地区县级综合档案馆馆藏档案数字化工作现状

课题组于2014年4月对四川、云南、贵州三省每省15县、共45个县级综合档案馆的馆藏档案数字化工作情况进行了调研。这45个县中，四川和贵州两省各选取4个县、云南选取5个县进行实地调研，其余32个县采用函调或电邮方式进行调研。课题组通过调查总结和对比分析，得出西南地区县级档案馆在馆藏档案数字化工作方面的如下现状：

1.1 馆藏档案数字化工作处于起步阶段，而且发展极不平衡

目前，西南三省绝大多数县级档案还处于档案目录数据库建设阶段，文档资料本身并没有数字化，仍以纸质形式存在，其管理、查询与利用仍然主要依靠传统的人工手动的方法，工作水平较低。即使有部分档案馆针对本馆的民生档案和珍贵历史档案进行了扫描加工，其所占馆藏的比例也非常低，而且这项工作也仅仅在市级及以上档案馆中正在开展，绝大多数县级档案馆尚未开展或仅在筹备实施之中。有的县连案卷级目录数据库尚未开始建设，档案全文数字化更是一片空白。同时，西南地区县级综合档案馆数字化工作与发达地区的县级综合档案馆之间、本地省市级档案馆之间、省内不同县份的县级档案馆之间相比差距巨大。

（1）同发达地区的县级综合档案馆相比差距巨大。截止2012年底，上海17个区县档案馆档案数字化完成率占馆藏50%以上，部分区县达90%以上，民生档案数字化率全部达100%；浙江全省有30%以上档案馆已完成一半以上档案数字化。而四川各市（州）级综合档案馆馆藏档案数字化完成率为7.2%、县级综合档案馆馆藏数字化完成率为2.6%（以卷为保管单位，2013年6月底统计）；云南各市（州）县级综合档案馆馆藏数字化完成率约为7%（以页为保管单位，2013年底统计）；贵州各市（州）县级综合档案馆的馆藏数字化率为4.6%（以卷为保管单位，2014年4月统计）。

（2）同一省份内的省级、州市级和县级综合档案馆相比差距巨大。截止2013年6月底，四川省档案馆的馆藏数字化完成率为13%，市（州）综合档案馆的完成率为7.2%，县级综合档案馆的完成率为2.6%；截止2013年12月底，云南省档案馆的馆藏数字化完成率为30.3%，市（州）县级综合档案馆的馆藏数字化完成率约为7%；截止2014年4月，贵州省档案馆的馆藏数字化完成率约为10%，市（州）县档案馆的馆藏数字化完成率为4.6%。

（3）同一省份内的不同县级综合档案馆相比差距巨大。就四川省而言，北川县档案馆借2008年汶川地震灾后档案抢救修复之机开展了馆藏档案全文数字化工作，目前，除严重受损无法修复的档案之外，北川县档案馆的馆藏档案数字化率已达到100%；截至2014年4月，双流县档案馆的馆藏数字化完成率为60%，都江堰市档案馆的馆藏数字化完成率为30%，会理县档案馆的馆藏数字化完成率为10%左右，得荣县档案馆的馆藏档案全文数字化工作还未开始。在云南省，截至2013年底，富源县档案馆的90%档案已完成数字化；截至2014年4月，昆明市档案馆的馆藏数字化完成率为15%，大姚县档案馆的馆藏数字化完成率约为0.7%，永仁县档案馆的馆藏档案全文数字化工作还未开始。在贵州省，截至2014年4月，望谟县档案馆的馆藏数字化完成率约为6%，贵州省兴义市档案馆的馆藏数字化完成率为2%，普安县档案馆的馆藏档案全文数字化工作还未开始。endprint

1.2 新馆的档案数字化设备多未启用，旧馆的档案数字化设备配备不足

本文中“新馆”指的是四川、云南、贵州三省在2008年汶川地震灾后恢复重建项目中建设完成的县级综合档案馆、2010年开始的中西部地区县级综合档案馆建设项目中建设完成的县级综合档案馆、2000年及其以后由地方政府投资新建而成的县级综合档案馆；“旧馆”指的是西南三省中2000年以前建设而成的县级综合档案馆，其绝大多数建设于上世纪80年代及90年代初。

近几年在中西部地区县级综合档案馆建设中，多数新馆在建设时都规划设置了标准化中心机房、电子文件中心、电子档案查阅场所并布设了标准规范的物理隔离网络，但在这些刚刚启用的新馆中，真正开始利用这些设备进行全文数字化工作的非常少。近两年搬进新馆的单位多数正忙于新旧接替性工作，如将以前由于馆库不足而未接收进馆的档案资料接收进新馆、将馆藏档案资料重新整理上架，由于缺乏人力和时间，暂时无法进行数字化扫描和著录工作，以致大多数新馆的先进数字化系统设备被闲置。

而对于旧馆来说，数字化设施设备老旧、缺乏的问题仍然非常突出，比如：扫描仪老旧，扫描图片不清晰，一些大的工程图纸没办法扫描；没有很好的识别软件；缺乏音频视频采集设备和编辑设备；没有数据备份设备；网络及安全设备缺乏；等等。而县级档案馆没有经费对这些老化的设备进行更新或重新购置，更缺乏相关的技术人员对所需要软件进行升级或对系统进行调适，因而造成档案数字化所需的软硬件无法跟上工作需要的问题。

1.3 数字化经费问题突出

绝大多数开展数字化工作的县级档案馆没有专项资金支持，只能用一些临时申请的资金进行建设，工作的延续性和配套性较差，甚至有的县级档案馆受经费的限制，至今无法开展数字化工作。课题组在实地调研中发现，有的县级档案馆为建新馆已使地方财政投入了大笔经费，无法依靠有限的地方财政来立刻解决数字化经费问题。课题组在云南省某县档案馆的实地调研中了解到，5年前该县财政部门给县档案馆投资了3万元进行数字化建设，档案馆利用这笔钱对馆藏的极小一部分档案进行了数字化，至今再也没有得到过县财政的相关投入。四川省某县档案馆聘请了一个大学生对馆藏重点档案和民生档案进行扫描录入了10%左右之后，多次申请县财政的数字化经费支持而未果，数字化工作只好就此搁浅。

1.4 档案数字化人才缺乏

档案数字化工作需要通过计算机输入设备、扫描设备、图形处理设备、音频视频处理设备等把档案信息内容如实完整地录入计算机系统，只有能熟练操作这些设备、使用相关系统软件的人员才能胜任。同时，档案数字化工作是在档案原件的基础上进行操作的，它要求在如实转录档案信息内容的同时又要维护档案的安全、完整，只有具备了档案专业基础知识的人员才能胜任这项工作。因此，档案数字化要求工作人员既要掌握档案管理专业基础知识又要具备较高的计算机能力。而课题组在对西南三省45个县级档案馆的调查问卷进行统计后发现，县级档案馆职工的平均年龄为44岁，档案管理相关专业毕业的职工所占比例平均为7.8%，其中，56%的县级馆中档案管理相关专业毕业的职工所占比例为0。而且，这些县级档案馆工作人员中的绝大多数既非档案专业毕业，也不具备相关的计算机能力和信息处理能力，更没有机会参加档案数字化工作的相关培训，因而缺乏档案数字化工作所要求的相关技能。而且，县级档案馆人员编制一般为6～10人左右，人员编制偏少，而档案馆工作量由于馆藏量的逐年增加和普通民众档案利用需求的增长而日益增强，加上国家规定近五年各单位人员编制只能减不能增，因而导致县级档案馆无法设置专门的工作人员来进行档案数字化工作。现在有的档案馆把馆藏数字化工作外包给别的单位来做，但往往容易出现漏扫、不清晰、规范性不统一等问题，这是因为这些承包单位的工作人员缺乏档案专业基础知识所致。人才的缺乏成为制约县级综合档案馆实施档案数字化工程的一大瓶颈。

1.5 对档案数字化工作的重要性认识不足，并且存在“畏难”心理

课题组在调研中发现，一些经济基础好、有条件进行数字化工作的县级综合档案馆和欠发达县的一样，其数字化工作处于刚刚开始阶段甚至有的还未开始进行；而一些经济欠发达的县级综合档案馆的数字化工作却进展迅速。导致这种现象的原因，认为主要是一些县级档案馆对数字化工作的重要性认识不够，而且存在“畏难”心理，主要表现在：第一，在2013年国家档案局提出用15年左右的时间使县以上各级国家档案馆基本建成数字档案馆和县直机关以上档案室传统载体档案基本数字化的目标任务之前，各地档案行政部门并没有制定出台档案数字化建设的相关具体目标和要求，由于统一规划的缺失而使得数字化工作在多数县级档案馆处于不被重视、可做可不做的状态；第二，对档案数字化工作存在“畏难”情绪。一些县级档案馆认为数字化工作一需要专门人才、二需要大量经费、三由于涉及安全保密等因素而变得复杂化，因此对之抱有“畏难”情绪，不敢痛下决心花大力气来做这项工作，而在观望等待或按部就班中先做些小规模的条目的著录工作。

2 推进西南地区县级综合档案馆馆藏档案数字化工作的对策

鉴于目前西南地区县级档案馆在馆藏档案数字化工作中存在的上述问题，建议相关部门采取以下措施，以切实推进西南地区县级综合档案馆的馆藏档案数字化工作。

2.1 中央对西南地区县级档案馆开展数字化工作给予经费补助

实施档案数字化建设需要一定规模的持续经费投入，没有经费投入，就无法开展数字化工作，更谈不上档案数字化工作的快速发展。目前，西南地区县级综合档案馆的数字化工作一般是在省级档案馆的带动下，以自筹资金的方式进行。县级档案馆自筹资金的渠道一般为向当地党委政府打报告来获取，但由于纳入中西部地区县级综合档案馆建设项目的县级档案馆在建设中就已经获得地方政府的建设投资（约占建设总资金的20%～30%），多数地方政府无力也不愿再为档案馆的数字化建设投入经费。而且，传统载体档案数量巨大，如云南省146个州市县级综合档案馆2012年底馆藏总量约15亿页，经估算，档案数字化扫描费0.55元/页，全省州市县级综合档案馆仅数字化扫描费用就需8.25亿元，平摊到每个州市县档案馆就是565万元，对于经济欠发达的西南地区县级部门而言，也确实无力从有限的地方财政资金中进行解决。endprint

为此，建议中央将档案数字化建设作为事关经济社会发展的基础项目予以支持，每年核拨一定专项资金，按馆藏量对西南地区县级档案馆开展馆藏档案数字化工作给予补助，并建立与数字化成本变化联动的补助机制。首先，对馆藏数字化工作中必需的服务器、存储设备、扫描设备、安全设备、软件系统等给予补助，并逐步提高县级档案馆设备的配套水平。其次，建立与数字化成本变化联动的补助机制。档案数字化工作是一项长期的持续性工作，数字化成本会受物价上涨、最低工资标准等因素的影响而逐年上升，建议中央随数字化成本的提高而加大补助经费投入，以持续地为西南地区县级综合档案馆的数字化工作提供坚固保障。

2.2 档案行政部门完善馆藏档案数字化标准规范体系，并加强相关标准规范的推广应用力度

档案数字化是一项技术性较强的长期的系统工程，涉及加工方式的选择、工作环节的确立、工作流程的优化、技术指标的制定等方面的内容，如果没有统一的标准作为指导，则会导致工作的混乱。课题组在实地调研中发现，一些已经开始实行数字化工作的县级档案馆购买使用的软件系统各不相同，导致馆与馆之间的很多数据不能相互兼容匹配，因此，县级档案馆对于统一数字化系统软件标准的呼声很高。建议档案行政部门在遵循《纸质档案数字化技术规范》和《缩微胶片数字化技术规范》两个档案行业标准的基础上，制定适合本地实情的馆藏档案数字化标准规范体系，并加强相关标准规范的推广应用力度，为档案数字化建设的标准化和规范化奠定良好基础，以提高档案信息的共享程度，推进档案数字化建设。这些标准包括：为馆藏档案数字化信息传播提供标准化网络环境的网络基础设施标准，主要包括基础通信平台建设标准、网络互联通信标准等；为公众利用馆藏档案数字化信息提供良好应用环境的应用技术标准，包括字符内部编码标准、数据存储标准、数据交换标准、信息输出标准等；保障馆藏档案数字化工作顺利有序进行的管理标准，包括管理制度、信息维护、人员管理等方面；保障网络运行环境安全、确保信息管理和利用的信息安全标准，包含密级管理、访问控制、身份鉴别及数字签名等方面。

2.3 县级综合档案馆应加强对档案数字化工作重要性的认识，并且克服“畏难”心理

随着信息技术的飞速发展和互联网络的无限延伸，人类社会已进入大数据时代。可以说，档案数字化是档案信息化建设的基础，是实现档案精细化、自动化管理的基础，是实现为人民群众便捷服务的最好途径，是大数据时代促进档案工作现代化的发展方向，是把我国建成档案强国的一项迫切任务和重要内容。在档案保护领域，数字化一方面可以保护档案原件、提高档案管理和利用效率、方便社会公众利用档案，另一方面对档案馆的防灾备灾工作也意义重大。认识到档案数字化工作的重要意义，各县级档案馆就会想方设法克服困难，突破现实条件的束缚，把数字化工作当成一项必须完成的重要工作来做，而不是当成一件可有可无、可做可不做的事情来对待。

县级档案馆还应克服数字化工作中存在的“畏难”心理，从案卷级目录著录开始，逐步向文件级目录著录和全文数字化扫描的工作目标迈进。在对馆藏档案进行数字化的过程中，可遵循“重要档案优先、查阅利用率高的档案优先”的原则，逐步实现馆藏档案全文数字化目标。国家档案局局长杨冬权同志在2013年全国数字档案馆（室）建设推进大会上对各级档案馆（室）的领导提出希望：“对传统档案数字化工作，一定要破除畏难情绪，敢下决心，痛下决心，没有开始干的一定要下决心开始干；已开始小规模慢慢干的，一定要下决心大规模加快干。”

2.4 县级综合档案馆研究制定馆藏档案数字化工作规划，全面推动档案数字化战略实施

在2012年国家档案局提出2020年全国档案馆档案数字化数量比2010年翻两番的硬指标以及2013年国家档案局提出用15年左右的时间使县以上各级国家档案馆对馆藏传统载体档案全部数字化的目标任务之前，各地档案行政部门并没有制定出台档案数字化建设的相关具体目标和要求，县级综合档案馆在数字化工作方面基本处于自发状态，可做可不做、有条件的就做、等待观望的态度和想法比较普遍。但是从2013年开始，各省对照国家档案局的档案数字化量翻番的指标，结合自身实际，纷纷提出了本省的档案工作奋斗目标，如贵州省档案局提出，到2020年，全省综合档案馆纸质档案数字化总量比2010年翻两番，省、市、县三级综合档案馆馆藏档案数字化率分别达到馆藏档案总量的35%、25%和20%。此外，为了落实2013年国家档案局在全国数字档案馆（室）建设推进会提出的对档案数字化进展情况在全国范围进行通报的要求，各省、州档案局在档案工作会议中也提出了对所辖范围内县市级档案馆传统载体档案数字化情况进行通报的规定。

在这些具体的目标任务的驱动和鞭策下，建议省级和州级档案行政部门借国家档案局提出的到2020年档案数字化数量翻两番以及用15年左右的时间完成馆藏传统载体档案全部数字化之机，要求县级档案馆制定适合本馆实际的数字化工作规划。各县级综合档案馆应准确掌握本馆馆藏情况和形成趋势，在统筹考虑经费、人员、场地、设备、技术、档案内容、整理与扫描及质检工作的匹配、档案和数据安全、备份载体、数据管理等各个方面因素的基础上，合理确定档案数字化工作的阶段任务和实施策略并严格遵照施行。省级档案行政部门对各州、县的档案数字化进展情况在全省范围内进行通报，通报内容主要为各州县综合档案馆完成的传统载体档案数字化数量、约占馆藏传统载体档案总量的百分比两个数据，并分别按完成数量和比例大小进行排列，以促进后进县级综合档案馆的数字化工作。

2.5 县级综合档案馆加强数字化人才队伍建设

实施档案数字化建设，需要不同层次的、不同领域的人才和专家共同参与。对于经济欠发达的西南地区，最大瓶颈就在于人才的缺乏。因此，要实施好档案数字化工作，首先必须解决人才问题，做好人才储备。

（1）重视人才引进。由于受传统的档案工作属于“冷门”行业的观念影响，目前我国县级综合档案馆从业人员的专业背景及学历背景比较复杂，多数来自非档案专业的其它各行各业，主要学历是大专，年龄偏大。课题组调研的西南地区45个县级档案馆中，档案管理相关专业毕业的职工所占比例仅为7.8%；46.5%的职工为专科学历，41.5%的职工为本科学历，硕士学历的职工仅占1.2%；平均年龄44岁。而如今，档案信息化的发展以及社会需求的转变对档案工作人员的能力水平提出了更高的要求，比如信息处理能力、计算机技术水平等。档案数字化工作是对档案原件进行数字化加工处理，它要求确保档案原件的安全，确保数字化档案信息与档案原件相一致。工作人员只有具备档案专业背景，才能更好地胜任档案数字化工作。因此，可以通过设置机构、招录、引进等方式，通过一段时间的努力逐步打造档案数字化专业管理团队，并为其创设良好的工作环境和激励机制以留住人才，为工作的开展打好基础。同时，鉴于档案数量不断增长、档案服务工作量不断增加的发展趋势，国家应出台“随馆藏数量增加而增加档案人员编制”的规定，以促进我国档案事业的科学发展。

（2）加强培训和继续教育。档案数字化建设涉及诸多高新技术，是一项技术性很强的工程，它要求工作人员具备信息处理、网络通讯、多媒体使用、数据库构建等多项与计算机相关的技术，还必须能够熟练操作使用扫描仪、复印机、数码相机等现代设备。因此，相关部门应加大培训和学习力度，积极组织县级档案馆的工作人员进行档案数字化培训，使专业队伍能够不断提高业务知识和专业能力。培训内容围绕提高其计算机水平和信息处理能力展开，提高其现代化技术能力，使其在熟练掌握档案专业基础知识的基础上，能熟练操作计算机及相关设备，掌握档案数字化所需相关软件的使用方法和加工方法。

（3）要充分借助外部智力资源，通过与企业、高校合作，整合社会人才资源为我所用，逐步构建与档案数字化工作要求相适应的、结构合理的档案数字化人才支撑体系。endprint